Блог

Команди та організації, що не мають диджитал-рішення для керування завданнями, нерідко стикаються із серйозними труднощами. Серед найпоширеніших — проблеми з комунікацією. Без єдиної платформи, інформація зберігається фрагментовано в переписках, Google Docs, документах на окремих ноутбуках, а то й лише в усних домовленостях.

Це, в свою чергу, значно ускладнює координацію проєктів. Коли немає цілісної картини перед очима, зростають ризики неправильно розподілити завдання, використати неактуальні дані чи й взагалі провалити дедлайн.

Відстуність єдиної онлайн-платформи впливає на продуктивність команд в цілому. Тут маємо справу з постійними перепитуваннями й уточненнями, нерозумінням термінів та часто з ізольованістю етапів і процесів, які мають працювати, як одне ціле.

І це лише маленька частина проблем. З хороших новин — з усім цим справляється хороший таск-менеджер, CRM або схоже рішення для керування проєктами. Одним словом — єдиний робочий простір. Про нього сьогодні й поговоримо.

Чим активніше працює ваша команда, тим необхіднішими стають допоміжні інструменти для управління процесами. CRM-система — один із таких інструментів. Зважаючи на засилля рішень і технологій, у вас може виникнути цілком логічне запитання: CRM — це дійсно корисна система чи чергова трендова абревіатура? Давайте розбиратися.

CRM — скорочення від англійського Customer Relationship Management, що означає «управління відносинами з клієнтами». CRM-система допомагає організувати всю інформацію про вашу компанію, від даних про покупців чи замовників до витрат на канцелярію, в одному місці.

Це дозволяє вам відслідковувати потреби клієнтів та команди, бачити, хто якими завданнями займається, і на якому етапі їх виконання. Як результат — будь-які робочі процеси та взаємодії вдається організувати швидше та краще. Давайте детальніше розглянемо усі переваги використання таких платформ.

В роботі благодійних фондів та громадських організацій є багато однотипних процесів: обробка та виконання запитів, надання зворотного зв’язку, робота з постачальниками, навіть пошук співробітників і проведення співбесід. Цей список точно можна поповнити, згадавши щоденну рутину й операційку.

Конструктор застосунків Tracy — простий та зручний спосіб оптимізувати такі завдання. Ви можете налаштувати робочий простір під свої потреби та витрачати менше зусиль на керування проєктами. Давайте подивимося, як це працює, на прикладах.

Блокноти та планери чудово підходять для персональних записів. Списки покупок чи справ зручно записувати на папірці хоча б тому, що вас не відволікають сповіщення на екрані, поки ви намагаєтеся відкрити потрібний застосунок. Те ж саме зі спонтанними ідеями, які легко забути, побачивши нове повідомлення.

Паперові записи зручні для швидких нотаток ідей, підрахунків, схем та ілюстрацій. Фліпчарти ідеально працюють для брейнстормінгу. І все ж, набагато безпечніше та ефективніше мати цифрову копію таких записів. Це ніби чорновик та фінальний варіант вашого плану, розрахунків, тощо — хаотичний на папері та більш структурований у смартфоні чи комп’ютері.

До чого це все? Коли йдеться про процеси, до яких залучено більше однієї людини (тобто більшість завдань у компаніях), дуже важлива наочність — можливість слідкувати за виконанням та прогресом. Шанси менеджити все ефективно лише з паперовим нотатником часто зводяться до нуля. Навіть у найбільш організованих керівників та найбільш відповідальних виконавців. І тут вже не обійтися без цифрових інструментів — канбан-дошки, наприклад.

«Мені про це не казали» або «На жаль, вилетіло з голови, забув, вибач» — доволі часта відповідь на запитання, а чи виконане певне завдання. Якщо ви ставите завдання під час розмови телефоном, або пишете його у месенджері, вам і самому доводиться тримати все це в голові, постійно нагадувати й перепитувати ваших колег: «Ну що там?», «А коли?».

Tracy надасть вам дуже простий інструмент для організації роботи всередині вашої команди. Ви створюєте завдання, вказуєте всю необхідну для його виконання інформацію, дедлайн (коли все має бути готово), а також вибираєте, хто є відповідальним за виконання завдання. Ця людина (або група людей) отримує сповіщення, бачить що й коли має зробити. Коли стан завдання змінюється, ви також отримуєте сповіщення. Також ви будь-якої миті можете побачити загальну картину — хто чим займається, на якому етапі знаходяться завдання:

Якщо ви проводите співбесіди, вам, імовірно, потрібно десь зберігати інформацію про кандидатів: контактні дані кожної людини, файл резюме, платформу, на якій ви отримали відгук, ваші враження, можливо, також враження та оцінки інших членів команди (або, якщо людина, наприклад, не прийшла на заплановану співбесіду і не попередила про це — відповідну позначку). Робити це у Tracy набагато зручніше, ніж у звичайній табличці:

Інформаційна насиченість — ключовий фактор розвитку сучасного суспільства. Інформації багато і вона скрізь. Бізнесу також доводиться стикатися з проблемою інтенсивності інформації та даних, що призводить до інформаційного перевантаження. Щодня ми отримуємо новий приплив даних. З одного боку, це відкриває потенційні можливості. З іншого боку, інформаційний достаток провокує хаос, який складно контролювати. Що це, як він проявляється і як у боротьбі з ним допоможе Tracy, розберемося разом.

Мистецтво управління проєктами — ключовий аспект розвитку бізнесу та виконання складних (чи не дуже) структурних завдань. На організацію проєктів вплинула велика кількість інструментів. Одним із найбільш значущих серед них стала діаграма Ґанта. Що таке діаграма Ґанта? Це візуальний метод планування та управління проєктами. У сучасному бізнес-плануванні та організації проєктів діаграма Ґанта стала втіленням ефективності та продуктивності.