Tracy в дії: 5 переваг для вашої команди та менеджменту
Іноді межа між ефективним контролем та мікроменеджментом стає дуже розмитою. Керівники нерідко прагнуть тримати руку на пульсі всіх процесів, не перетворюючись при цьому на наглядачів. Співробітники хочуть чітко розуміти свої завдання, не потопаючи в бюрократії.
Tracy створена саме для забезпечення цього балансу.
Система дозволяє автоматизувати рутинні аспекти управління проєктами, забезпечуючи прозорість для керівника. Одночасно команда отримує чіткі та зрозумілі завдання і може зосередитись одразу на їх виконанні.
У цій статті ми розкажемо, як використовувати платформу Tracy для командної роботи, щоб справитися з інформаційним хаосом, підвищити продуктивність та створити збалансоване робоче середовище, де контроль не перешкоджає ініціативі, а підтримує її.
#1 Економія часу
Лідерство та управління командою потребує точного планування. У Tracy є функція трекінгу часу, яка допоможе з цим. Як це відбувається на практиці?
Наприклад, для менеджерів трекінг часу стає ключем до розуміння реальної картини витрат ресурсів та собівартості послуг. Він дає змогу зрозуміти, скільки годин в середньому необхідно на виконання певного типу завдань, які з них є найбільш ресурсомісткими, де виникають затримки тощо. Така прозорість дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо розподілу завдань, їхніх пріоритетів, ціноутворення послуг та планування загалом.
Візьмемо для прикладу SMM агентство. Один із клієнтів замовив ведення Instagram-акаунту. Без трекінгу часу важко зрозуміти, скільки годин насправді йде на створення контенту, погодження, публікації та комунікацію з замовником. Після кількох проєктів команда бачить, що, скажімо, на ведення одного акаунту витрачається близько 25 годин на місяць.
Це дає змогу не лише переглянути ціноутворення та оптимізувати процеси (наприклад, автоматизувати частину завдань чи передати рутину джунам), а й зрозуміти, від яких клієнтів краще взагалі відмовитись. У цьому випадку трекінг показав, що деякі проєкти приносять збитки, хоча раніше це було непомітно.
Водночас для працівників облік часу — це можливість об’єктивно відстежувати навантаження, підтверджувати ефективність роботи й не брати більше завдань, ніж реально виконати. Коли співробітник бачить, скільки годин було витрачено на конкретне завдання, він може краще планувати свій робочий графік, встановлювати реалістичні терміни виконання та обґрунтовано обговорювати з керівництвом розподіл завдань.
#2 Оптимізація процесів
Командна робота часто страждає через відсутність прозорості. Коли немає централізованої системи для керування завданнями, легко втратити контроль. Хтось дублює чужу роботу. Хтось не виконує свою, бо чекає дій від колеги. А менеджер дізнається про це лише тоді, коли вже потрібно втручатись.
Без системи немає жодного способу побачити, хто чим займається, що «зависло», і на якій стадії кожна задача. Все це змушує керівників витрачати час на мікроменеджмент замість основної роботи, а команда працює менш ефективно.
Натомість Tracy створює єдиний інформаційний простір, що допомагає впорядкувати роботу. Ви можете налаштувати кожен окремий процес покроково, створити релевантні статуси для завдань, додати всі необхідні деталі в опис, призначити виконавця та дедлайн, миттєво актуалізувати інформацію для всіх та багато іншого.
Тобто Tracy дає можливість оптимізувати витрати часу менеджменту на контроль робочого процесу, а команді — на організаційні моменти щодо вимог до завдань. Це, своєю чергою, дозволяє компаніям мати менший штат, забезпечуючи при цьому вищу продуктивність.
#3 Більше опрацьованих замовлень
Отже, із Tracy маємо структуровані процеси, актуальну інформацію та легкий доступ до неї. На додачу система дозволяє автоматизувати деякі рутинні завдання — зміну статусів, надсилання сповіщень, генерацію звітів. Завдяки цьому компанія може виконувати більший обсяг роботи без розширення штату та позанормових годин.
Скажімо, служба доставки завдяки системі може в реальному часі бачити, який кур’єр зараз на базі без замовлень, хто вже виїхав, хто виконує кілька доставок одночасно, а хто повертається. Це дає змогу ефективніше планувати навантаження: краще заповнювати вільні слоти, швидше відповідати клієнтам щодо часу доставки та навіть зменшити кількість кур’єрів у зміні — без втрати якості сервісу, але з економією на оплаті праці.
#4 Особистий віртуальний менеджер
Платформи для керування проєктами онлайн особливо цінні для малого бізнесу. Підприємці-початківці можуть мати недостатньо досвіду, і ефективне управління командою нерідко стає викликом. З одного боку, не зрозуміло, як правильно організувати робочі процеси. З іншого боку, обмежений бюджет не дозволяє найняти кваліфікованих менеджерів. Ба більше, власник часто поєднує ролі керівника, бухгалтера, маркетолога і не тільки.
Tracy значною мірою полегшує керівнику частину роботи, пов’язану з плануванням та управлінням виконання командою завдань, адже дозволяє йому бачити увесь цей процес на одному екрані. Така структурованість та прозорість вселяє відчуття, що все — під контролем, і можна не тривожитись, а вивільнений ресурс зосередити на виконанні більш критичних завдань.
Робочий простір мінімізує ризик помилок, забезпечуючи чітку структуру та послідовність дій, а пізніше — стає платформою для плавного масштабування. Коли бізнес розвивається і з’являється можливість найняти більше співробітників, вже існує налагоджена та зрозуміла система процесів, що не потребує тривалого онбордингу.
#5 Простота у впровадженні
Опір будь-яким змінам нерідко ускладнює управління командою проєкту. Наприклад, маємо ситуацію, коли командна робота та взаємодія страждають через комунікаційні бар’єри між відділами. Або ж інформація втрачається чи спотворюється при передачі між підрозділами. Водночас працівники неохоче або вороже сприймають цифровізацію процесів та застосування нових систем.
Як показує практика, з Tracy такі зміни проходять легше. Робочий простір забезпечує єдине інформаційне середовище: замість Excel-табличок, листування та усних домовленостей ви отримуєте спільний робочий простір для ваших проєктів, завдань, заявок, замовлень, клієнтів тощо. Тут — і загальна картина для менеджерів, й особистий план дій для кожного члена вашої команди.
Благодійна організація, що почала користуватися Tracy для управління проєктами, — яскравий приклад, як це працює. Компанія намагалась структурувати процеси в системі Jira, проте команда чинила опір (не в останню чергу – через складність платформи). Після чотирьох зустрічей та обговорень про загальне використання все ще не йшлося. Напротивагу Jira, рішення впровадити Tracy затвердили після 30-хвилинної презентації.
FAQ
Які основні функції Tracy допомагають керувати завданнями в команді?
Серед інструментів для управління командою в Tracy — різні типи візуалізації процесів (Kanban-дошка, діаграма Ґанта, воронка продажів та ін.), детальні завдання (з текстовими описами, прикріпленими файлами, контактами, локацією, фото тощо) та налаштуванням доступу до кожного з них, а також — можливість інтеграції з вашою системою через API.
Чим Tracy відрізняється від інших таск-менеджерів (наприклад, Trello, Asana, ClickUp)?
Tracy відрізняється простотою. Цей таск менеджер для команд підходить як для особистих, так і для корпоративних проєктів. Система пропонує управління й окремими завданнями, і процесами в цілому, не вимагаючи багато часу на навчання. При цьому Tracy можна використовувати у різних сферах бізнесу — від CRM для роботи з клієнтами до HR, логістики та виробництва.
Чи є у Tracy мобільна версія або застосунок?
Так, Tracy має і мобільну версію, і додатки для Android, iOS, а також для комп’ютерів. Застосунки на усіх платформах моментально синхронізуються, забезпечуючи доступ до всіх функцій системи та однаково зручний менеджмент команди незалежно від пристрою. Ви зможете залишатися на зв’язку та керувати робочими процесами будь-де та будь-коли.
Чи можна спробувати Tracy безкоштовно?
Так, ви можете почати користуватися Tracy безкоштовно. Базовий тарифний план пропонує повний функціонал і лише обмежений обсягом ресурсів — до трьох користувачів, до 250 записів та до 500 МБ у сховищі. Перейти на інший тариф можна в будь-який момент.
Інна Фещук