CRM, ERP, task managers — що вам потрібно насправді?

Коли бізнес зростає, команди часто стикаються з однаковою проблемою: треба щось для організації роботи, але що саме — незрозуміло. Відділ продажів схиляється до CRM, менеджери проєктів — до таск-менеджера, а хтось пропонує «все в одній системі» як компроміс.

Тож як вибрати програмне забезпечення для управління завданнями, яке точно підійде усім? Потрібно зрозуміти, що вміє кожна система, де вони перетинаються, і головне — що саме допоможе вашому бізнесу.

У чому різниця між таск-менеджером, CRM та ERP?

Розуміння відмінностей між згаданими інструментами допомагає уникнути двох типових помилок: переплати за функції, які ніколи не використовуватимете, та опору команди, яка не розуміє, навіщо потрібна нова система.

CRM (Customer Relationship Management)

CRM — це система для управління відносинами з клієнтами. Тут ми працюємо з усім, що стосується клієнтів та продажів. CRM зберігає інформацію про кожного клієнта (поточного, колишнього та потенційного), відстежує стадії угод, допомагає не втратити потенційних покупців.

Основні функції CRM — база контактів клієнтів, воронка продажів, історія взаємодії, аналітика продажів, автоматизація комунікацій. Система відповідає на запитання «Хто наші клієнти?», «На якій стадії кожна угода?», «Коли був останній контакт?» тощо. 

За даними Nucleus Research середня віддача інвестицій у CRM — $8,71 на кожен витрачений $1. Деякі компанії, як-от Omega Financial, повідомляють про зростання продажів на 45% за рік після впровадження CRM.

ERP (Enterprise Resource Planning)

​​ERP — це система планування ресурсів. Вона охоплює всі ключові процеси компанії та слугує для централізованого управління багатьма напрямками роботи, від HR до постачання товарів. ​​ERP об’єднує фінанси, склад, закупівлі, виробництво, персонал та інше. 

Головна мета ERP — надати всі необхідні інструменти для менеджменту процесів, тим часом мінімалізуючи кількість платформ, які використовує компанія. 

Заміна розрізнених систем обліку на єдину ERP суттєво підвищує точність та оперативність. Наприклад, компанії N&N Moving Supplies вдалося скоротити час обробки зарплат на 84% після впровадження ERP.

Task Manager 

Таск-менеджер — це система для управління завданнями. Такі застосунки створені для планування роботи та контролю виконання задач (загальних та в межах окремих проєктів). Це інструмент, який допомагає розподілити обов’язки між членами команди та слідкувати за прогресом.

Функції таск-менеджера включають планування проєкту, створення завдань, встановлення дедлайнів, призначення відповідальних, відстеження прогресу та статусів виконання. Для наочності покажемо вам, як може виглядати таск-менеджер на прикладі системи Tracy:

Згідно з опитуваннями PMI, компанії, які використовують структуровані методи управління проєктами, досягають своїх початкових цілей на 38% частіше, ніж компанії, які не мають чіткої системи.

Що обрати: CRM, ERP чи таск-менеджер?

Вибір системи для бізнесу починається з відповідей на три запитання.

Які завдання потрібно вирішити?

Продажі та клієнти — CRM

Якщо основна проблема — хаос у роботі з клієнтами, втрачені угоди чи відсутність контролю над продажами, вам потрібна CRM. Ця система виконує конкретні завдання: не втратити потенційного клієнта, зрозуміти, чому падають продажі, автоматизувати рутинні процеси комунікації, спрогнозувати дохід на основі поточних угод.

Враховуючи широке впровадження ШІ в програмне забезпечення, CRM відкриває ще більше можливостей. Так, згідно зі звітом від Salesforce, 83 % команд продажів, що активно застосовують AI‑функції в CRM, наростили виторг за останній рік. Серед тих, хто не застосовує, цей показник становить 66%.

Фінанси, персонал, закупівлі — ERP

ERP потрібна, коли не вдається швидко отримати відповіді на питання про стан бізнесу. 

Скільки грошей на рахунках? Яка собівартість продукту? Коли закінчиться товар на складі? Скільки витрачаємо на зарплати? Система об’єднує дані з різних відділів і дає цілісну картину. Замість того щоб збирати звіти з бухгалтерії, складу та відділу кадрів, керівник бачить всю інформацію в одному місці. 

ERP особливо корисна, коли в компанії кілька департаментів, а задачі та процеси перетинаються. Адже, як влучно відмічає Білл Гейтс: «Як ви збираєте, керуєте та використовуєте інформацію — визначає, переможете ви чи програєте». 

Планування завдань і командна робота — таск-менеджер

Таск-менеджер розв’язує проблеми організації роботи окремої команди. Коли завдання губляться в листуванні, ніхто не знає, хто за що відповідає, або постійно порушуються дедлайни, варто задуматись про вибір таск-менеджера: тут він працюватиме найкраще. Таск-менеджер не замінить CRM у роботі з клієнтами або ERP в управлінні фінансами, але зробить командну роботу прозорою та керованою. 

Проте не варто недооцінювати ефективність такого рішення. До прикладу, для компанії Scan2Cad перенесення усіх процесів у таск-менеджер зекономило «години роботи та тисячі доларів» завдяки відмові від 10 розрізнених інструментів.

Хто буде користувачем?

Малий бізнес і фрилансери — таск-менеджер

Для команди до десяти осіб або індивідуальних підприємців зазвичай достатньо таск-менеджера. Такі бізнеси рідко мають складні фінансові процеси або великі обсяги продажів, з якими набагато краще справляються спеціалізовані платформи. 

І все ж, як показують опитування monday.com, 54% вважають, що за допомогою інструментів для автоматизації завдань вони могли б заощадити 5 годин і більше. 

Відділ продажів — CRM

Як казав Джефф Безос: «Ми ставимось до клієнтів як до гостей на вечірці, а ми — її господарі. Наше завдання щодня — робити кожен аспект їхнього досвіду трішки кращим». Саме CRM враховує специфіку роботи з клієнтами, її етапи, а також потреби в аналітиці. Навіть якщо відділ продажів використовує загальний таск-менеджер компанії, найімовірніше, йому все одно знадобиться CRM для ведення угод. 

До того ж як показують дослідження McKinsey, лідери з цифрових продажів підвищують продуктивність команди в середньому на 30 % шляхом автоматизації та CRM‑аналітики.

Велика організація з кількома департаментами — ERP

Компанії з кількома департаментами, складною фінансовою структурою та різноманітними бізнес-процесами потребують ERP. Коли в організації працює кілька десятків або сотень людей, важливо мати централізоване управління ресурсами. ERP дозволяє різним відділам працювати зі спільними даними, автоматизує документообіг між підрозділами та пропонує інструменти для стратегічного планування.

Наскільки гнучким має бути рішення?

Максимальна кастомізація, але зі складними налаштуваннями — CRM та ERP

Спеціалізовані CRM та ERP системи дають широкі можливості налаштування під конкретні бізнес-процеси. Тут можна створити власні поля, налаштувати автоматизацію, інтегрувати з іншими системами, генерувати унікальні звіти (хоч для цього й доведеться витратити багато часу). 

Наприклад, звіт від Panorama Consulting Group підтверджує, що при впровадженні ERP-систем 50,4% організацій вдосконалюють свої процеси, щоб зробити їх відповідним до галузевих налаштувань нових корпоративних рішень.

Швидкий старт, але менше функцій — таск-менеджер

Більшість таск-менеджерів можна налаштувати за кілька годин і почати використовувати одразу ж. Застосунки цього типу мають інтуїтивний інтерфейс та стандартні шаблони для типових завдань. Проте гнучкість тут — обмежена.

Однак таск-менеджери покликані об’єднувати зусилля людей для досягнення спільних цілей, а це — основа будь-якого процесу. Волт Дісней зазначав: «З усіх справ, що я зробив, найважливіша — об’єднати таланти тих, хто на нас працює, і спрямувати їх на спільну мету».

Компроміс між простотою та функціональністю — універсальні системи all-in-one

Автоматизовані all-in-one платформи — оптимальний варіант, коли команді потрібні декілька систем. В цьому випадку і справді говоримо про «все в одному». Універсальні платформи поєднують функції CRM, таск-менеджера та ERP (як мінімум — її базові можливості). Вони простіші за спеціалізовані ERP, але функціональніші за звичайні таск-менеджери. Компроміс у тому, що деякі функції можуть бути менш гнучкими, ніж у спеціалізованих рішеннях, або ж відсутніми. 

Як альтернативу можна розглянути поступове впровадження повноцінних ERP та CRM, як це зробили в Ronin Gallery (артгалерея, США). В результаті продуктивність персоналу подвоїлася — галерея тепер проводить близько 50 виставок на рік з командою лише з 4 осіб. Усі дані про клієнтів зберігаються в CRM, що дозволяє одному менеджеру персоналізовано обслуговувати 30 000+ клієнтів і уникати накладок при продажу творів мистецтва.

Порівняльна таблиця CRM, ERP, Task Manager

Функція	CRM	ERP	Таск-менеджер
Робота з клієнтами	Так	Частково (у модульних рішеннях)	Ні
Управління фінансами	Ні	Так	Ні
Планування задач	Обмежено (вбудоване)	Так (залежить від платформи)	Так
Звітність та аналітика	Так	Так	Так (у простішому вигляді)
Інтеграції з іншими системами	Так	Так	Так
Гнучкість налаштувань	Середня	Висока	Висока (залежить від сервісу)
Простота використання	Середня	Низька (через складність)	Висока
Підтримка Agile / Kanban / Scrum	Частково	Частково (у модульних ERP)	Так (у більшості сучасних сервісів)

CRM, ERP і таск-менеджери для українського ринку

Розглянемо п’ять популярних систем, що активно використовуються на нашому ринку.

NetHunt CRM

Тип системи: CRM

Функціональність: Українська CRM для управління проєктами, яка інтегрується безпосередньо в Gmail та Google Workspace. Дає змогу керувати продажами, даними клієнтів і маркетинговими активностями з поштової скриньки.

Ключові можливості: Генерація лідів, управління воронками продажів, email-кампанії та аналітичні інструменти. Система автоматизує оновлення карток клієнтів та комунікацію через різні канали, у тому числі LinkedIn, месенджери та електронну пошту. 

Локалізація: Адаптована для українських користувачів, має інтерфейс та документацію українською, а також технічну підтримку.

Кому підійде: Малий та середній бізнес, команди, які активно працюють з Google Workspace та ведуть основну комунікацію в команді та з клієнтами через електронну пошту.

Tracy

Тип системи: Конструктор, в якому можна зібрати CRM, ERP, таск-менеджер чи інше рішення з готових елементів.

Функціональність: Українська система без коду, яка об’єднує таск-менеджер і CRM, ERP елементи в одному інтерфейсі — але саме клієнт обирає необхідний функціонал під свої потреби. Таким чином Tracy створює єдиний цифровий простір для командної роботи, де можна планувати, відстежувати та керувати проєктами, клієнтами й бізнес-процесами без перемикання між десятками сервісів.

Ключові можливості: Система максимально гнучка, тому дозволяє обирати лише те, що вам треба — без переплат за непотрібні функції. В Tracy є різні види візуалізації процесів, як-от діаграма Ґанта, табель обліку часу, навантаження та канбан-дошка, календар:

Локалізація: Розроблена українською командою, Tracy враховує специфіку локального бізнесу й забезпечує просте та ефективне керування всіма задачами в одному місці.

Кому підійде: Командам, які не хочуть розподіляти функції між кількома системами. Бізнесам, де проєктна діяльність поєднується з роботою з клієнтами, але не потрібні численні та складні функції ERP. Малі та середні команди з різних індустрій, сервісні компанії, агентства, які потребують одночасно управління проєктами й базового ведення клієнтів.

Хочете дізнатися, як одна платформа закриває усі ключові завдання бізнесу і налаштовується під вас? Спробуйте Tracy безплатно — без складних налаштувань та місяців впровадження!

Trello

Тип системи: Таск-менеджер

Функціональність: Візуальний інструмент керування робочим процесом, який дає змогу командам формувати ідеї, планувати роботу та керувати нею спільно, продуктивно й організовано.

Ключові можливості: Канбан-дошки, списки для категоризації завдань та картки для окремих завдань. В картках — опис, дедлайн, чекліст, теги, кольорове маркування, можна додати файл, призначення відповідальних, обмін коментарями, календар, таблиця для роботи зі списками, таймлайн для планування.

Локалізація: Інтерфейс частково українською. Підтримка англійською, проте її оперативність і якість залежать від тарифного плану.

Кому підійде: Невеликі команди, стартапи, фрилансери, агентства, які потребують простого візуального інструменту для організації завдань. Добре підійде для проєктів з чіткими етапами та невеликою кількістю учасників (оптимально — до десяти людей).

Uspacy

Тип системи: All-in-one (CRM, таск-менеджер)

Функціональність: Українська платформа для організації роботи команд. Це корпоративний простір, що містить CRM-модуль, управління проєктами, внутрішні комунікації, календар та аналітику.

Ключові можливості: Налаштування процесів, управління завданнями та підзавданнями, різні види звітності, облік часу, управління угодами, контактами та компаніями, а також побудова воронок продажів та їх автоматизація. Доступна велика кількість інтеграцій з месенджерами та соціальними мережами. 

Локалізація: Повністю українська розробка з локалізованим інтерфейсом та українською технічною підтримкою.

Кому підійде: Малі та середні компанії, які хочуть централізувати всі бізнес-процеси в одній системі. Організації, які потребують і CRM і управління завданнями. Командам, готовим інвестувати час в налаштування та навчання, аби керувати складними процесами через єдину платформу.

Odoo

Тип системи: ERP

Функціональність: ERP-система з відкритим кодом, яка об’єднує всі аспекти управління бізнесом. Платформа дозволяє автоматизувати документообіг між відділами, формувати детальну аналітику та звіти. Завдяки модульній архітектурі можна почати з базових функцій і поступово додавати нові можливості.

Ключові можливості: CRM, бухгалтерія та фінансова звітність, управління закупівлями, робота з персоналом (табелі, відпустки, нарахування зарплати), планування та контроль виробничих процесів, управління проєктами.

Локалізація: Часткова українська локалізація. Адаптація під українське законодавство через партнерів. Технічна підтримка зазвичай англійською.

Кому підійде: Середні та великі компанії зі складними бізнес-процесами, торгівельні мережі, виробничі підприємства тощо, які потребують централізованого управління всіма ресурсами.

Як обрати потрібний інструмент для вашої команди

Отож, що краще: CRM чи ERP? Чи може вам буде достатньо таск-менеджера? Ось п’ять практичних кроків, які допоможуть прийняти рішення.

Визначте основну мету

Почніть з головного питання: яку проблему ви хочете вирішити в першу чергу? 

1. Якщо втрачаєте потенційних покупців, не знаєте історії спілкування з клієнтами або не можете спрогнозувати продажі — це управління клієнтами та CRM.
2. Коли не вистачає контролю над фінансами, складськими запасами або бізнес-процесами між відділами — це управління ресурсами та ERP.
3. Якщо команда не встигає в дедлайни, завдання губляться або незрозуміло, хто за що відповідає — це управління завданнями й таск-менеджер.

Оцініть розмір команди

Варто врахувати не лише поточний склад, а й масштабування на найближчі декілька років:

1. До п’яти осіб: вистачить простого таск-менеджера або базової CRM. Складні системи будуть надмірними й дорогими.
2. 5-20 осіб: можна розглядати спеціалізовані CRM для продажів або all-in-one рішення для комплексного управління.
3. 20-50 осіб: потрібна система з розвиненими правами доступу, можливістю налаштування процесів та інтеграціями між відділами.
4. Понад 50 осіб: без ERP-системи важко забезпечити ефективне управління. Потрібна централізація даних та автоматизація процесів.

Визначте бюджет

Найкраще закласти в бюджет додаткові 20-30%:

1. Розрахуйте річну вартість з урахуванням кількості користувачів, необхідних функцій тощо.
2. Врахуйте, що складні системи потребують налаштування, міграції даних та навчання персоналу. 
3. Якщо в команді немає IT-спеціаліста, варто врахувати вартість технічної підтримки.

Перевірте інтеграції з іншими сервісами

Відсутність критичних інтеграцій може зробити систему неефективною, навіть якщо вона ідеально підходить за функціональністю. Ось декілька пунктів, на які варто звернути увагу:

1. Email. Чи може система працювати з вашим поштовим клієнтом (Gmail, Outlook)?
2. Файли. Чи працює з Google Drive, Dropbox або іншими хмарними сховищами?
3. Бухгалтерія. Чи є інтеграція з вашою обліковою системою (1С, FreshBooks, QuickBooks)?
4. Аналітика. Чи можна експортувати дані в Excel або Google Sheets для додаткового аналізу?
5. Комунікації. Чи підключається до Slack, Telegram або інших месенджерів, які використовує команда?

Оберіть одну-дві системи для тестування

Після аналізу потреб, бюджету та вимог до інтеграцій випробуйте інструмент на практиці:

1. Тестуйте на реальних даних. Внесіть кілька клієнтів, створіть типові завдання або проєкти. Так ви зрозумієте, наскільки зручно працювати з системою щодня.
2. Оцініть швидкість роботи. Чи не підвисає система? Чи зручно працювати з мобільного пристрою?
3. Залучіть команду. Нехай систему протестують всі, хто буде з нею працювати, та поділяться зворотним зв’язком. 

І не забувайте про підтримку — зверніться до команди системи, якщо не розумієте чогось. Це теж такий собі тест :)

Висновки

Вибір між CRM, ERP та таск-менеджером — це рішення про те, наскільки зручно буде працювати вашій команді.

Не намагайтеся купити систему «на виріст». Краще обрати простий інструмент, який команда буде застосовувати на всі 100%, ніж складну платформу, яка працюватиме на 20% можливостей. Адже найкраще програмне забезпечення для управління проєктами — те, яке реально використовують.

FAQ

Чим відрізняється CRM від ERP?

CRM призначена для управління взаєминами з клієнтами та, відповідно, для команд продажів і маркетингу. Вона працює з зовнішньою стороною бізнесу — клієнтськими даними, лідами, угодами тощо. Натомість ERP охоплює внутрішні процеси та ресурси компанії: фінанси, склад, виробництво, персонал та інше. Обидві системи автоматизують бізнес-процеси, але в різних площинах. Проте CRM допомагає заробляти більше через покращення сервісу та підвищення продажів, ERP — економити й ефективніше витрачати, оптимізуючи операції.

Чи можна поєднувати CRM і таск-менеджер?

Так, і це досить поширена практика. Більшість сучасних таск-менеджерів підтримують інтеграції з CRM-системами — через API чи готові плагіни та відповідні налаштування. Наприклад, при створенні нового клієнта в CRM завдання зателефонувати йому може автоматично генеруватися в таск-менеджері. Або ж задачі з продажів відображаються на командній дошці в таск-менеджері. Ви можете вести угоду в CRM, а пов’язані з нею задачі виконувати та контролювати в системі для управління завданнями, що дуже зручно. 

Як обрати оптимальну систему для бізнесу?

Визначте головні потреби та проблеми. Якщо продажі «буксують», фокусуйтеся на CRM. Якщо є хаос в операціях, дивіться на ERP. Якщо ж проблеми з організацією командної роботи, почніть із таск-менеджера. Далі — оцініть бюджет та ресурси на впровадження CRM і ERP, тобто чи є IT-фахівці й час на навчання персоналу. Порівняйте кілька варіантів. Зверніть увагу на інтерфейс (чи зрозумілий він для команди), наявність інтеграцій, гнучкість налаштувань і вартість використання.

Чи підходить таск-менеджер для управління всією компанією?

Ні, не підходить, якщо мова про компанію повністю. Таск-менеджери — чудові для планування завдань, проєктного менеджменту, командної співпраці, але вони не охоплюють фінансовий облік, управління запасами чи комплексну аналітику. Тобто за допомогою лише таск-менеджерів ви не закриєте питання бухгалтерії чи складських залишків. Для комплексного управління бізнесом потрібна або ширша система (ERP), або all-in-one платформа з розширеним функціоналом (серед яких — модулі фінансів, складу тощо).

Що краще для малого бізнесу — CRM чи ERP?

В більшості випадків достатньо CRM-системи чи навіть таск-менеджера. Маленькі компанії зазвичай не мають настільки складних внутрішніх процесів, щоб вимагати повноцінної ERP програми для обліку та решти завдань. Впровадження такої системи буде невиправдано дорогим і довгим. CRM же принесе швидку користь, якщо ваш малий бізнес працює з клієнтами. Вона допоможе структурувати базу клієнтів, збільшити продажі, автоматизувати маркетинг.