Як позбутися інформаційного хаосу: плюси централізованої системи управління завданнями

28 серпня 2023

Інформаційна насиченість — ключовий фактор розвитку сучасного суспільства. Інформації багато і вона скрізь. Бізнесу також доводиться стикатися з проблемою інтенсивності інформації та даних, що призводить до інформаційного перевантаження. Щодня ми отримуємо новий приплив даних. З одного боку, це відкриває потенційні можливості. З іншого боку, інформаційний достаток провокує хаос, який складно контролювати. Що це, як він проявляється і як у боротьбі з ним допоможе Tracy, розберемося разом.

Інформаційний хаос: причини та симптоми

Інформаційний хаос — стан, коли компанія стикається з надлишковим обсягом даних, що не мають організацію, структуру та зв’язок із загальними бізнес-цілями.

Первозданний хаос даних може виникнути з різних причин. Це залежить від устрою компанії, обраної стратегії, обсягу документообігу та інших аспектів. Найпоширеніші причини появи надлишку інформації в організації роботи:

  • занадто швидко з’являється нова інформація і дані, які менеджери не встигають обробляти;
  • різноманітність джерел інформації (коли дані з’являються з різних джерел, чи то телефон, чи то електронна пошта, їх складно привести в єдиний порядок);
  • відсутність або неправильне використання інструментів управління та організації даних;
  • неконтрольоване масштабування бізнесу (так, стрімкий розвиток бізнесу — це добре, але цей момент необхідно відстежувати та контролювати);
  • відсутність грамотного планування завдання (або недостатній досвід в управлінні завданнями проджект-менеджера);
  • використання неробочих практик внутрішньої комунікації тощо.

Головна проблема інформаційного хаосу — підприємець або керівник не завжди своєчасно може зрозуміти, що в його компанії вирує інформаційний хаос. Подібно до цвілі, інформаційний хаос необхідно вчасно помітити, щоб простіше було його позбутися. Є характерні ознаки (симптоми) присутності інформаційного хаосу в компанії:

  1. Дублювання інформації. Як часто у вас була ситуація, що інформація про клієнтів або проєкти повторювалася в одному джерелі даних? Або ще гірше: у вас кілька систем і вони повторюються там. І дані про клієнтів, і проєкти, і операції, і файли. 
  2. Недолік управління. Якщо у команд і відділів немає конкретної системи або платформи, в якій можна обмінюватися інформацією, це ускладнює співпрацю, губляться ідеї, співробітники не розуміють, які завдання перед ними стоять, а що вже давно виконано.
  3. Втрата інформації. Менеджер загубив інформацію про запит клієнта, виконавець загубив адресу, клієнт запросив дані виконаної роботи на проєкті, а їх немає? Це не тільки страшний сон для керівника, а ознака інформаційного хаосу у вашій компанії.
  4. Неможливість проаналізувати прогрес. Щось зберігається на пошті, про щось домовилися в телеграмі, десь написали у вайбері. Різноманітність джерел та їхній розкид призводить до того, що ви не можете проаналізувати фактичне виконання проєкту і прийняти обґрунтоване рішення.
  5. Втрачені дедлайни та загублена ефективність. Коли співробітник не розуміє пріоритет і залежність завдань, він може зосередитися не на актуальному завданні та пропустити дійсно важливий момент.

Найголовнішим симптомом інформаційного хаосу, який буквально кричить, що пора з цим уже щось робити — зниження продуктивності. 

Причина в тому, що ви витрачаєте час на пошук інформації, виправлення ситуації, вибачення перед клієнтами. Замість цього з центральною системою управління даними ви могли б уже працювати далі.

Як подолати інформаційний хаос в бізнесі — впровадити єдину систему управління завданнями.

Централізована система управління: сутність та переваги

Система управління завданнями — програмне забезпечення, яке використовується, щоб зібрати, організувати, відстежувати та керувати завданнями. Це єдине місце, де команди та учасники можуть взаємодіяти, координувати спільні зусилля, робити внесок у спільну справу і стежити за прогресом. Tracy — проста і зручна система управління завданнями, з якою зручно працювати в будь-якому форматі, з будь-якого пристрою і з різними кількостями учасників.

Чому успішні бізнес-компанії обирають для організації завдань єдину (або центральну) систему управління завданнями? Бо вона має унікальні характеристики та переваги:

  1. Усунення повторення інформації. Продумана платформа для зберігання інформації допомагає команді уникнути ситуацій з повторенням даних, завдяки чому покращується оптимізація ресурсів і часу. 
  2. Покращення комунікації. Кожен учасник проєкту має доступ до загальної інформації, завдяки чому комунікація стає прозорою та ефективною. А якщо ви переживаєте, що ваші співробітники можуть дізнатися те, що їм знати не належить, у Tracy є гнучке налаштування управління доступами та ролями.
  3. Точне і точкове планування. Централізована система Tracy дає можливість точно оцінити час, необхідний для виконання завдань. Ви можете зрозуміти, де саме співробітник завантажений, а де у нього є вільний час для управління проєктами.
  4. Зниження ризику. Завдяки тому, що з централізованою системою ви подолали інформаційний хаос, ви можете швидше реагувати на проблеми та нові дані. Це допомагає знизити ризик непорозумінь у команді, непорозумінь із клієнтами та втрачених термінів.
  5. Контроль за процесом реалізації проєкту. Менеджери або керівник може легко контролювати виконання завдань, визначати вузькі місця, ухвалювати своєчасні рішення для оптимізації роботи команди.

Як ефективно впроваджувати Tracy у свої бізнес-процеси?

Tracy — простий і функціональний інструмент, який легко адаптується під будь-який бізнес. Впровадження Tracy — вже перший крок до подолання інформаційного хаосу, але ми підкажемо, як зробити це максимально ефективно.

Знайомимося з функціональністю системи

Спочатку необхідно зрозуміти можливості Tracy: що всередині, наскільки широкі можливості, як працює. Ознайомитися з її функціями та інструментами, щоб використовувати всі переваги. Попри те, що Tracy має простий та інтуїтивно зрозумілий дизайн, ми допомагаємо впроваджувати та адаптувати систему під ваші бізнес-завдання. І поки що це безплатно 🤫, тож встигніть скористатися консультацією та допомогою з впровадження.

Планування

Щоб створити ефективний план, необхідно пройти три етапи. Спочатку ви уявляєте в голові загальну картину того, до чого ви хочете прийти. Це буде ваша точка Б. Потім ви чесно визнаєте собі, в якій ситуації перебуває ваш бізнес зараз: які завдання виконуються ефективно і без зволікань, а які — забуваються, губляться, не сприймаються як важливе. Це точка А. І третій етап якісного планування — побудувати маршрут від точки А (реального стану справ) до точки Б. Не забувайте встановлювати терміни, пріоритети та залежності між завданнями. Відстежувати їх потім легко через репрезентацію «Діаграма Ганта».

Методологія управління проєктами та часом

Багато підприємців нехтують використовувати різні методи управління проєктами. Їм здається, що це популярна, але не всім підходяща, історія. Це не зовсім правильно. Методи управління проєктами допомагають ефективно виконувати завдання і робити все вчасно. Scrum або Agile підходять не тільки компаніям з розробки, вони можуть виявитися корисними та для малого бізнесу. Спробуйте впровадити Kanban або інший підхід за допомогою Tracy і подивіться, як ефективно і швидко вирішуватимуться ваші бізнес-завдання.

Теги та категорії

Це ваші маленькі помічники, які допомагають легко класифікувати та фільтрувати завдання. Критерії для класифікації ви обираєте самі, адже Tracy легко адаптується до будь-якої фільтрації. Найзручніше і найпопулярніше рішення — пріоритет. Виділіть завдання червоним тегом з позначкою "високий пріоритет" і ви про нього не забудете.

Делегування

Більшість керівників потрапляють у пастку «хочеш зробити добре — зроби сам». Як результат, співробітники перестають проявляти ініціативність і нести відповідальність за свою роботу. Призначайте відповідальних і розподіляйте ролі через управління доступами. Кожному співробітнику буде видно його завдання і прогрес у їх виконанні. Також не забувайте встановлювати реалістичні терміни. Це допоможе уникнути плутанини та відстрочок.

Використовуйте сповіщення

Навіть дуже червоний і яскравий аркуш над робочим столом із нагадуванням про дедлайн не врятує від забутого завдання, а ось повідомлення — може. Налаштуйте сповіщення, щоб отримувати нагадування про майбутній термін або зміну в завданнях чи їхніх статусах. Таким чином усі члени команди дізнаватимуться про зміни своєчасно й інформаційного божевілля не буде.

Аналізуйте та оптимізуйте

Хороший керівник розуміє, наскільки важлива і корисна аналітика. Регулярно оцінюйте робочі процеси. Вивчайте, що працює добре, а що залишається для вашої команди зоною зростання, який співробітник має високе навантаження, а в кого залишається більше вільного часу. За допомогою простих та інформативних репрезентацій у Tracy ви зможете проаналізувати бізнес-процеси за кілька хвилин.

Інформаційний хаос подолали, що далі?

Подолання хаосу може стати складним завданням, але з простим інструментарієм Tracy це буде набагато простіше. Дуже важливо підтримувати систему актуальною: регулярно оновлюйте дані, видаляйте застарілі завдання та підтримуйте порядок. Вчіть Tracy рости разом із вами. Бізнес постійно розвивається, процеси та вимоги можуть змінюватися, тому адаптуйте налаштування Tracy, щоб вона відповідала актуальним потребам.