Чому автоматизація — must-have для бізнесу: 12 успішних кейсів

Порахуйте, скільки годин на тиждень ваша команда витрачає на заповнення таблиць, пересилання файлів і пошук інформації в різних системах. Скільки помилок трапляється через людський фактор. Скільки часу з’їдають погано структуровані процеси. Сукупність усіх цих факторів стає серйозною перешкодою на шляху до зростання. 

Тим часом автоматизація бізнесу дозволяє значно підвищити ефективність роботи, знизити операційні витрати й забезпечити стабільну якість товарів і послуг. Це особливо помітно під час масштабування бізнесу або реорганізації внутрішніх процесів — саме тоді, коли неефективність може коштувати найдорожче. 

Не дивно, що автоматизація перетворилася з конкурентної переваги на must-have для сучасних компаній. Розгляньмо, як вона працює на практиці.

Що означає автоматизація для бізнесу?

Автоматизація, або ж оптимізація, — це впровадження нових технологій, що дозволяють удосконалити різноманітні процеси (операційні, виробничі, управлінські тощо) з мінімальними витратами та — як результат — позбутися інформаційного хаосу. 

Автоматизація передбачає аналіз чинних процедур, виявлення та усунення недоліків, а також запровадження нових методів роботи, що підвищують продуктивність і, як результат, — прибутковість.

Які процеси можна автоматизувати?

Сучасні технології дозволяють оптимізувати майже будь-який процес, що має чіткі правила та послідовність дій. Ось декілька прикладів повторюваних завдань, де автоматизація чудово справляється:

• Обробка документів та електронний документообіг.
• Виставлення рахунків та відстеження платежів, якщо йдеться про сферу продажів.
• Інвентаризація та логістика загалом.
• Аналітика і генерація регулярних звітів. 
• Резервне копіювання даних. 
• Онбординг нових співробітників.
• Маркетингові розсилки.
• Деякі види комунікації з клієнтами.
• Моніторинг соціальних мереж та відгуків.
• Служба підтримки клієнтів.

Ефективність оптимізації залежить від низки факторів, у тому числі — правильного вибору процесів та інструментів. Важливо починати з чіткого визначення цілей та поступово розширювати сферу застосування автоматизації, аналізуючи результати на кожному етапі та коригуючи підхід за потреби.

Кому потрібна автоматизація? 

Як тільки рутинні завдання починають займати забагато часу, впливаючи на продуктивність команди й точність результатів, можна задумуватися про автоматизацію. Вона підходить для будь-якого бізнесу, незалежно від його розміру чи галузі, наприклад:

• Малому та середньому бізнесу автоматизація допомагає конкурувати з більшими гравцями. Якщо оптимізувати обмежені ресурси, можна розширити можливості невеликої команди.
• Великі корпорації використовують автоматизацію, щоб стандартизувати складні процеси, забезпечити масштабованість та координувати роботу різних відділів.
• В електронній комерції автоматизація критично важлива для управління великими каталогами товарів, обробки замовлень, персоналізації пропозицій та забезпечення безперебійної логістики.
• Фінансовий сектор застосовує автоматизацію для підвищення точності обліку, аналізу ризиків, виявлення шахрайства та дотримання регуляторних вимог.

Найбільшої користі досягають компанії, що розглядають автоматизацію не як одноразовий проєкт, а як частину стратегії постійного вдосконалення своїх бізнес-процесів з урахуванням змін у технологіях та потребах ринку.

Які переваги автоматизації для компаній?

Автоматизація бізнес-процесів пропонує низку стратегічних переваг, які суттєво впливають на ефективність та прибутковість компаній. Наприклад:

• Економія часу. Автоматизація звільняє працівників від рутинних задач. Це дозволяє ефективніше використовувати робочий час — зосередитись на завданнях, що потребують критичного мислення, творчості та суб’єктивної оцінки.
• Менше помилок. Автоматизовані системи майже не припускаються помилок, які часто трапляються при ручному введенні даних та обробці інформації. 
• Нижчі витрати. На додачу до точності, мінімум помилок означає краще використання ресурсів (нижча реальна вартість роботи та суттєва економія коштів).
• Легше масштабування. З автоматизацією значно легше збільшувати обсяги виробництва чи послуг, оскільки не потрібно пропорційно збільшувати штат працівників.
• Кращий досвід для клієнтів. Швидша обробка замовлень, точніше виконання послуг та персоналізований підхід, що можливий завдяки аналізу даних, підвищують лояльність та задоволеність клієнтів.
• Швидке прийняття рішень. Доступ до актуальних даних у режимі реального часу дозволяє швидко реагувати на зміни ринку та приймати обґрунтовані рішення.
• Стандартизовані процеси. Автоматизація забезпечує постійність та передбачуваність бізнес-процесів. Як результат — вища якість продукції й послуг, а також простіше навчання нових співробітників.
• Краща взаємодія між відділами. Автоматизовані системи забезпечують безперешкодний обмін інформацією між різними підрозділами компанії та покращують координацію процесів.
• Збір та аналіз даних. Автоматизована система збирає цінні дані про всі процеси, що дозволяє аналізувати ефективність, виявляти тенденції та вдосконалювати бізнес-стратегії.
• Вища конкурентоспроможність. Компанії, що впроваджують автоматизацію, часто випереджають конкурентів завдяки швидшим процесам, нижчим цінам та вищій якості обслуговування.

Оптимізація значно знижує ризики людського фактора та забезпечує відповідність бізнес-процесів нормативним вимогам, що особливо важливо в регульованих галузях.

Як працює автоматизація для компаній? 12 успішних кейсів

Автоматизація бізнес-процесів підприємства доводить свою ефективність для організацій різного масштабу та з різних галузей. Розгляньмо, як це все працює на практиці, та які переваги автоматизація приносить бізнесу, на конкретних прикладах.

#1 Intellias: менше помилок, більше оновлень

Проблема: Компанія витрачала багато часу та ресурсів на рутинні задачі. Причиною були часто повторювані завдання, що виконувались вручну, та використання командами розрізнених інструментів.

Рішення: Було важливо об’єднати етапи розробки в одній системі. Для цього в компанії розробили гайд для підвищення ефективності використання АІ у програмуванні, впровадили платформу GitLab, що слугує для централізації коду, документації та управління задачами. 

Результат: Робота над проєктами стала простішою, а час виконання завдань скоротився завдяки більш ефективній співпраці. Команда підвищила продуктивність, мінімізувала ризик помилок і прискорила випуск нових функцій у продуктах.

#2 RheinBrücke Consulting (Німеччина): на 35% ефективніші проєкти

Проблема: Компанія зіштовхнулась зі складністю керування великими міжнародними проєктами. У списку проблем — погана видимість статусів, проблеми з ресурсами та затримки. 

Рішення: Велику кількість розрізнених інструментів (пошта, Microsoft Project та інші програми) замінили на всеосяжну систему PPM Celoxis. 

Результат: Ефективність управління проєктами зросла на 35%, тоді як кількість затримок зменшилася на 30%, а своєчасне виконання окремих проєктних завдань покращилося на 25%. Централізоване планування дозволило краще контролювати терміни й результати.

#3 «Кременчуцький колісний завод» (Україна): скорочення кількості незавершених проєктів

Проблема: Завод мав значний обсяг незавершеного виробництва, що зв’язувало ресурси та уповільнювало цикл виготовлення.

Рішення: Щоби продуктивно керувати процесами, на підприємстві впровадили систему оперативного планування виробництва розроблену на базі ERP-платформи IT-Enterprise.

Результат: Незавершене виробництво вдалося скоротити на 15%. Це прискорило виробничі цикли загалом та знизило витрати, пов’язані з простоєм продукції.

#4 Ngai Kwong International (Гонконг): нижчі витрати, краща якість

Проблема: Виробник побутової техніки стикався з розрізненими даними, помилками у витратах та браком прозорості при керуванні численними проєктами з виготовлення продукції.

Рішення: Потрібна була загальна система для управління проєктами виробництва та контролю якості. Нею стала платформа Celoxis. 

Результат: 90% завдань почали виконуватися вчасно. На додаток, компанія скоротила операційні витрати на 30% та покращила точність контролю якості на 50%. Це дозволило знизити втрати та підвищити довіру клієнтів. 

#5 Райффайзен Банк (Україна): 23 тисячі додаткових годин щомісяця

Проблема: Банк витрачав багато людських ресурсів на ручну обробку рутинних операцій — наприклад, опрацювання документів від держорганів. Це суттєво впливало на швидкість обслуговування клієнтів.

Рішення: Щоб розвантажити команду, Райффайзен запровадив обробку документів та інших повторюваних завдань за допомогою RPA — методу автоматизації з використанням ботів, штучного інтелекту та цифрових працівників.

Результат: Організації вдалося вивільнити понад 23 тисячі людино-годин щомісяця. Наприклад, час обробки документів скоротився з понад 15 хвилин до всього двох хвилин на документ, а обсяг зріс із 7–8 тисяч до 50–60 тисяч документів на місяць. Якість сервісу помітно покращилася. Питання, що раніше були частими скаргами, зовсім зникли з топ-5 звернень клієнтів.

#6 Sharp Electronics (Індонезія): на 63% швидша обробка запитів

Проблема: Служба підтримки клієнтів мала проблеми з ефективністю через опрацювання запитів вручну. Наслідком стали тривалий час обробки та велика кількість незадоволених клієнтів. 

Рішення: Компанія впровадила платформу автоматизації (вищезгаданий RPA та ШІ) для опрацювання звернень клієнтів та інтеграції даних.

Результат: Середній час обробки одного запиту скоротився на 63% — з трьох до однієї хвилини. Швидкість відповіді клієнтам зросла на 40%. Загальна продуктивність відділу підвищилась на 60%. Автоматизований аналіз виключив людські помилки, а поліпшення сервісу позитивно вплинуло на динаміку продажів.

#7 Нова пошта (Україна): вдвічі швидша обробка посилок

Проблема: Через стрімке зростання обсягів посилок традиційні сортувальні дільниці вже не забезпечували потрібну швидкість роботи. Це створювало серйозну проблему — потенційні затримки доставок.

Рішення: Компанія вирішила відкрити нові автоматизовані сортувальні термінали із робототехнікою (обладнання MHS Global, Equinox) у логістичних хабах. Одним із таких проєктів став запуск терміналу «Дніпро. Автоматизація. Оперативність». 

Результат: Пропускна здатність центру досягла 26 тисяч посилок на годину, а після відкриття додаткової лінії — 36 тисяч, що вдвічі швидше за попередні показники. Цей крок забезпечив своєчасну доставку клієнтам навіть при зростанні обсягів відправлень​. Водночас компанія зберігає високий рівень сервісу і масштабує бізнес: вже після початку автоматизації Нова пошта створила 500 нових робочих місць. 

#8 DHL (глобальна логістика): підвищення продуктивності у п’ять разів

Проблема: Зважаючи на дедалі вищу конкуренцію в індустрії, компанія прагнула підвищити продуктивність складських операцій у масштабах світової мережі центрів виконання замовлень.

Рішення: DHL впровадила автоматизовані системи зберігання і підбору товарів AutoStore на 12 складах по всьому світу.

Результат: Процес комплектування став набагато ефективнішим: DHL повідомляє про п’ятикратне підвищення продуктивності на цих об’єктах. Інновація дала змогу обробляти більші обсяги відправлень швидше та з меншими трудовитратами. Це, своєю чергою, підвищило точність збору замовлень та скоротило час доставки.

#9 Amatto Shoes (Україна): на 70% вищі продажі

Проблема: Невеликий ритейлер взуття вів онлайн-продажі через Instagram, використовуючи ручні методи обліку товарів. Такий підхід призводив до частої втрати потенційних замовлень та неефективної роботи з клієнтами.

Рішення: Щоб автоматизувати продажі, обробку замовлень та інтеграції зі службою доставки, була впроваджена українська CRM-система — SITNIKS CRM.

Результат: За один квартал після роботи з CRM продажі зросли приблизно на 70%​. Автоматизація всіх процесів — від прийому замовлень до формування ТТН — скоротила навантаження на менеджерів: приблизно 50% їхнього робочого часу було вивільнено. Завдяки CRM власниця бізнесу отримала прозору аналітику й могла точніше відстежувати показники, що також сприяло подальшому зростанню.

#10 RetailCo (глобальний ритейл): нижчий дефіцит, вищі продажі

Проблема: Велика роздрібна компанія зіткнулася з частою відсутністю товару на полицях і неточними прогнозами стосовно їх наявності. Це суттєво обмежувало продажі.

Рішення: Команда впровадила аналітичну CRM та системи управління запасами, яка на основі даних про покупки клієнтів оптимізувала асортимент і поповнення товарів.

Результат: Стратегічні рішення, що базувалися на конкретних даних, зменшили дефіцит товарів на 25% та збільшили обсяг продажів на 20% всього за пів року. Це вкотре демонструє, як отримання потрібного товару в правильний час підвищує дохід і задоволеність клієнтів. 

#11 Ultramarket (мережа супермаркетів, Україна): більше часу на важливі завдання

Проблема: Управління постачанням і документообігом в мережі виконувалося вручну. Як наслідок — багато однотипних часозатратних завдань, постійне координування з боку співробітників та брак кадрів. 

Рішення: Компанія почала використовувати систему електронного документообігу та EDI-системи «Вчасно.EDI» для автоматизації обміну замовленнями, накладними та рахунками з постачальниками.

Результат: Цифровізація постачань дозволила співробітникам позбутися рутинних операцій. Це вивільнило 20–30% робочого часу на важливіші завдання. Мережа стандартизувала обмін документами з більшістю партнерів і тепер не потребує додаткового бухгалтера при відкритті нового магазину: всі процеси інтегровані в єдину систему. Автоматизація мінімізувала ризик помилок через людський фактор та підвищила ефективність взаємодії з постачальниками.

#12 Amazon (глобальний ритейл): ефективні персоналізовані рекомендації 

Проблема: Найбільший онлайн-ритейлер прагнув збільшити обсяг продажів на одного клієнта та покращити загальний досвід покупців.

Рішення: Компанія розробила власну AI-систему рекомендацій, що автоматично пропонує клієнтам додаткові товари («Разом з цим купують», «Вам може сподобатися» тощо) на основі їх поведінки.

Результат: Персоналізовані рекомендації стали надзвичайно ефективними: наразі вони генерують близько 35% усіх покупок на Amazon. Автоматизація дозволила не тільки збільшити продажі, але й покращити залученість клієнтів. Завдяки релевантним пропозиціям, покупці довше переглядають товар і частіше додають додаткові позиції в замовлення.

Компанії, що впроваджують автоматизацію, відчувають значне зростання продуктивності, покращення якості послуг та підвищення задоволеності як клієнтів, так і співробітників. Разом із цим, оптимізація дає можливість зосередитися на стратегічних завданнях та інноваціях. 

Сьогодні автоматизація стала доступною навіть для малого та середнього бізнесу — великою мірою, завдяки різноманіттю інструментів. Tracy — один із таких прикладів. Впровадивши онлайн робочий простір, що дає змогу автоматизувати щоденні процеси, ви зможете витрачати менше часу на дрібні рутинні завдання і покращити комунікацію в команді. 

FAQ

Що таке бізнес-автоматизація і які процеси можна автоматизувати?

Автоматизація для бізнесу означає використання технологій для виконання повторюваних задач без участі людини. Сучасні інструменти дозволяють налаштувати ланцюжки дій, які запускаються автоматично при вказаних умовах. Автоматизувати можна майже все: облік фінансів, управління запасами, комунікацію з клієнтами, маркетингові розсилки, збір даних, документообіг і багато іншого. Найбільшу користь приносить автоматизація рутинних операцій, де потрібно працювати з великими обсягами даних. 

Як зрозуміти, що саме в моєму бізнесі потребує автоматизації?

Зверніть увагу на процеси, які забирають багато часу й зусиль, часто повторюються або ж схильні до помилок. Найкращі кандидати для автоматизації — задачі, що виконуються за чіткими правилами й не потребують творчого мислення. Щоб визначити напевне, розпитайте вашу команду та спробуйте вести облік часу на різні завдання протягом кількох тижнів. Це дасть чітке розуміння, де ваша команда втрачає продуктивність. 

Чи підходить автоматизація бізнесу тільки великим компаніям?

Ні, автоматизація доступна бізнесам будь-якого розміру. Ба більше, для стартапів та малих підприємств автоматизація часто стає конкурентною перевагою, дозволяючи невеликій команді виконувати роботу, яка раніше вимагала додаткового персоналу. До того ж існує багато інструментів, що не потребують значних інвестицій. Навіть використання звичайних шаблонів документів чи віртуального робочого простору можуть суттєво заощадити час і ресурси. 

Наскільки складно впровадити автоматизацію в команду без технічного досвіду?

Більшість сучасних продуктів для автоматизації бізнес-процесів розроблені з урахуванням потреб нетехнічних користувачів. Це — платформи зі зручними інтерфейсами, готовими шаблонами та покроковими інструкціями для користувачів. Для складніших задач завжди можна залучити консультанта або скористатися допомогою команди підтримки. Тож найімовірніше, вам не доведеться писати жодного рядка коду чи розбиратися зі складною термінологією, щоб налаштувати автоматизацію.

Чи є ризики при переході на автоматизовані процеси?

Так, певні ризики існують. Серед поширених — можливий опір співробітників, залежність від обраних інструментів, початкові витрати на налаштування, неправильно обрані процеси. Важливо також пам’ятати про безпеку даних. Однак ці ризики можна мінімізувати чи усунути правильним плануванням, навчанням персоналу та поступовим впровадженням змін. Також варто мати план дій на випадок технічних збоїв, щоб роботи не зупинялася повністю, якщо виникнуть проблеми з автоматизацією.