Єдиний робочий простір для команди: усе, що вам потрібно знати

Команди та організації, що не мають диджитал-рішення для керування завданнями, нерідко стикаються із серйозними труднощами. Серед найпоширеніших — проблеми з комунікацією. Без єдиної платформи, інформація зберігається фрагментовано в переписках, Google Docs, документах на окремих ноутбуках, а то й лише в усних домовленостях.

Це, в свою чергу, значно ускладнює координацію проєктів. Коли немає цілісної картини перед очима, зростають ризики неправильно розподілити завдання, використати неактуальні дані чи й взагалі провалити дедлайн.

Відстуність єдиної онлайн-платформи впливає на продуктивність команд в цілому. Тут маємо справу з постійними перепитуваннями й уточненнями, нерозумінням термінів та часто з ізольованістю етапів і процесів, які мають працювати, як одне ціле.

І це лише маленька частина проблем. З хороших новин — з усім цим справляється хороший таск-менеджер, CRM або схоже рішення для керування проєктами. Одним словом — єдиний робочий простір. Про нього сьогодні й поговоримо.

Які проблеми вирішує єдиний робочий простір?

Почнемо з основ: для чого потрібна така платформа? Впроваджувати нові технології аби бути в тренді — не найкраща стратегія. Все ж, диджиталізація загалом допомагає полегшити життя та виконання завдань як на особистому рівні, так і на рівні компанії.

Використання застосунків, які слугують онлайн-хабом для команд, вирішує цілу низку проблем. Наприклад:

• всю інформацію про діяльність окремих команд і компанії в цілому можна збирати й зберігати централізовано;
• ці дані можуть доповнювати різні люди, підвищуючи загальну проінформованість і зменшуючи ризик щось загубити в особистих комунікаціях;
• у кожного працівника є доступ до потрібних файлів та інформації в будь-який момент і з будь-якого пристрою;
• процеси стають прозорішими, оскільки їх можна відстежувати онлайн — слідкувати за оновленнями, бачити загальний прогрес і місце кожного учасника в проєкті тощо;
• менеджерам легше планувати роботу, оскільки процес, дедлайни, навантаження окремих працівників, прогалини та інші важливі моменти стають більш зрозумілими.

Єдиний робочий простір — це можливість якнайкраще структурувати інформацію та полегшити доступ до неї. А це і є основою ефективної роботи.

Як щодо команд, що працюють в офісі?

Командам, які працюють в офісі, теж потрібні онлайн-інструменти. Так, офіс — це за умовчанням єдиний робочий простір. Як і окремі кімнати для переговорів, зона для паління, диванчик біля кавоварки, фліпчарт і таке інше. Все ж, навіть перебуваючи в тому ж приміщенні фізично, кожен залишає хоч трішки особистого робочого простору у себе в голові.

Цифрова платформа має на меті максимально поєднати все онлайн. Це — найкращий спосіб не розгубити важливих фрагментів із розмов, листування та брейнстормінгів. Такі програми дозволяють зберігати інформацію у вигляді карток, нотаток чи в іншій зручній формі.

Щоб зрозуміти, чому важливо мати інструмент для керування завданнями і проєктами, подумаймо, чим зазвичай обертається його відсутність.

1. Учасники процесу можуть по-різному зрозуміти завдання, очікуваний результат чи свою роль у процесі. Існує ризик, що кожен почне виконувати щось, відштовхуючись від власної інтерпретації. А це може спричинити конфлікти чи затримки.
2. Без чіткої візуалізації процесу буває важко оцінити реальні дедлайни та навантаження для кожного учасника. Коли хтось не розуміє, до якої дати необхідно завершити свою частину роботи, виникає високий ризик затримок.
3. Іноді учасник процесу не має потрібної інформації на старті й витрачає забагато часу на її пошуки. Без централізованого зберігання даних може бути незрозуміло, де шукати необхідну інформацію, до кого звертатися, скільки часу займе подібний запит і так далі.
4. Чим більше людей залучено до певного процесу та чим більше завдань він включає, тим вищий ризик щось загубити чи недогледіти під час роботи. Необхідна інформація, дозвіл, сигнал про старт і т. п. — дуже легко пропустити в чаті чи на пошті.

Вищеперелічені та схожі проблеми часто й стають причиною почати пошук цифрового рішення.

Які існують варіанти й альтернативи?

Звісно, працювати без єдиного віртуального простору можливо. І все ж, щось спонукало вас пошукати інформацію про нові інструменти, а отже, є нюанси.

Зазвичай варіант «до» — це зберігання інформації в паперовому вигляді, розрізнено або локально. Простіше кажучи, фрагменти даних, статусів та оновлень ховаються в особистому спілкуванні, нотатках, електронних листах з іншими учасниками в копії, різних версіях файлів на персональних комп’ютерах чи в кращому випадку — у спільній папці на Google Диску. І навіть останній варіант не гарантує стовідсоткової актуальності.

Коли йдеться про відстежування й візуалізацію, чи не найкращим із примітивних (або радше всім знайомих) варіантів є Google Таблиці. Тут можна додати декілька аркушів і використовувати кожен для різних функцій. Та і вони мають багато обмежень.

Спільний чат, пошта з ланцюжками листів, календар із завданнями, нотатки у різних формах  — кожен інструмент закриває частину потреб у плануванні й керуванні завданнями. Повноцінним єдиним робочим простором можна назвати лише платформу, розроблену спеціально для таких потреб.

Іншими словами, альтернатива — це лише уважне використання багатьох офісних програм. Що ж до варіантів, то їх досить багато: від знайомого багатьом Trello до складних багатофункціональних систем на кшталт ClickUp і Jira.

Як вибрати єдиний робочий простір?

Якщо з доцільністю наразі все зрозуміло, то з вибором може бути трохи складніше. Причина — саме у різноманітності таких рішень. Будьте готові, що пошук ідеального інструменту може зайняти трохи часу. Ми ж підкажемо, на що варто звернути увагу.

1. Подумайте, які завдання має вирішувати платформа

Вірогідно, половина роботи вже позаду. Якщо ви почали шукати детальну інформацію, у вас є мінімум одна проблема, яка заважає виконувати роботу ефективно. Варто додати ще декілька та скласти перелік труднощів, з якими наразі стикається команда.

Це можуть бути неефективна комунікація, плутанина з версіями файлів, затримки із завданнями на певних етапах чи пов’язані з конкретними учасниками або щось інше. Складіть якомога детальніший список таких проблем. Якщо проблем багато, згрупуйте їх за тематикою: комунікація, розподіл завдань і таке інше. Тоді розставте пріоритети. Подумайте, що з вашого переліку створює найбільше труднощів, а з чим можна справлятися.

Такий аналіз допоможе вам на наступному етапі. Коли ви знаєте, що саме треба вирішити, шукати потрібний варіант стане набагато легше.

2. Складіть список варіантів та ознайомтесь із декількома

У вас вже є конкретний сформований запит. Можна починати пошук і знайомство із платформами для керування робочими процесами. Виберіть декілька варіантів, щоб розпочати дослідження.

На цьому етапі не важливо, що саме спонукає вас додати варіант до свого списку. Це може бути як частота згадок про неї, так і візуально приємний дизайн сайту. Не варто робити цей перелік нескінченним. Виберіть п’ять чи десять варіантів і дізнайтеся про них більше.

На що варто звернути увагу:

• Функціонал. Перевірте, чи платформа пропонує рішення для ваших проблем. Це не обов’язково має бути інструмент на кшталт «все в одному», але тут повинні бути функції, яких вам не вистачає для ефективної роботи зараз.
• Інтеграції. Дізнайтеся, чи доступні інтеграції з іншими програмами. Якщо команда використовує специфічні інструменти у своїй роботі, це стане в пригоді. Якщо ж ні, інтеграція з поштою, календарем, месенджером та іншими базовими застосунками все ж полегшить роботу.
• Вартість. Визначте бюджет на нове програмне забезпечення. Ціновий діапазон інструментів для менеджменту завдань дуже широкий. А це означає, що ви точно знайдете щось для свого бюджету. Часто такі системи пропонують декілька тарифних пакетів і знижки при оплаті за декілька місяців.
• Особливості. Відзначте «конфліктні» моменти — кількість користувачів, доступність у конкретному регіоні, коливання ціни залежно від функцій тощо. Будь-які обмеження повинні компенсуватися перевагами. Інакше використання нового програмного забезпечення не матиме сенсу.
• Складність. Дизайн інтерфейсу — перше, що впадає в око, коли відкриваєте сайт. Проте тут зовсім не йдеться про поверховість чи некомпетентність. Система повинна бути простою та зрозумілою попри всю складність функціоналу. Є шанс зустріти опір з боку команди в будь-якому разі. Якщо необхідно багато часу та зусиль, аби розібратися, це лише створить нові проблеми замість підвищення ефективності.
• Відгуки. Зворотний зв’язок від користувачів може дуже допомогти з вибором. Обов’язково подивіться, що кажуть про різні інструменти у незалежних рейтингах (як-от G2, Capterra). Іноді проблеми перебільшують, проте низькі рейтинги та негативні коментарі, що зустрічаються часто, можуть попередити вас про труднощі та врятувати від поганого рішення.

Це основні моменти, які варто враховувати при ознайомленні. Можливо, вам захочеться додати декілька власних критеріїв.

3. Скористайтеся пробним періодом, щоб протестувати платформу

Більшість програмних продуктів пропонують безплатний базовий тариф чи хоча б тижневий пробний період. Якщо ви не можете вирішити, який варіант підходить для вашої команди чи організації найкраще, протестуйте декілька у справжніх робочих умовах.

Якщо пробний період не передбачений, можна скористатись підпискою на місяць. Найкраще буде залучити декількох членів команди, аби вони випробували різний функціонал та поділилися відгуками.

Цей етап — не обов’язковий. Цілком можливо, що ви знайдете ідеальне рішення для своєї команди й без декількох раундів випробувань.

4. Поставте дедлайни для вибору та тестування

Важливо визначити часові межі для прийняття рішення. Чим глибше ви закопуєтесь в дослідження, тим важче потім щось вибрати. Значно ефективніше буде виділити тиждень-два на вибір і тест-драйв однієї чи декількох систем. Кількість варіантів для тестування теж варто обмежити — наприклад, до трьох. Дедлайни та обмеження допомагають зібратися та сфокусувати увагу на найважливішому.

Tracy як єдиний робочий простір для вашої команди

Tracy — це конструктор застосунків для керування робочими процесами. З його допомогою ви можете організувати єдиний робочий простір для команди так, як потрібно саме вам.

Tracy має багато готових шаблонів, які легко адаптувати під потреби різних команд — відділу продажів, HR-команди, офіс-менеджерів та ін. Платформа підходить як для менеджменту ІТ-проєктів, так і для керування виробництвом, виїзного сервісу, роботи громадських організацій та ін.

Мета нашого конструктора застосунків — полегшити виконання щоденних завдань і керування великими проєктами. Це стає можливим завдяки:

• підтримці різноманітних наборів даних — про замовлення, товари, клієнтів тощо;
• гнучкому налаштуванню цих наборів даних за допомогою необхідних полів — текстові описи, фото, локація, списки та інших;
• конфіденційності й налаштуванню різних доступів для користувачів залежно від їх ролей;
• станам, що відповідають різним етапам процесу, та сповіщенням про їх зміни (а отже, й перебіг проєкту);
• зручній візуалізації робочих процесів різними способами (канбан-дошка, діаграма Ґанта, календар тощо).

Більше про функції та можливості Tracy ви можете дізнатися у розділі «Як це працює». Встановлюйте застосунок на смартфон, комп’ютер або відкривайте у браузері та починайте тестувати єдиний робочий простір для команди. Базова версія для трьох користувачів — безплатна.