Безліч чатів у Вайбері, Телеграмі, Google таблички та нескінченний пошук того, що потрібно? Так, це розповсюджена проблема. Коли бізнес зростає, часто просто не вистачає часу одразу впорядкувати робочі процеси. Що в результаті? — Хаос.
Команди без зручного інструменту для управління завданнями часто стикаються з цими труднощами. Це ускладнює комунікацію, і часто все плутається, задачі виконуються не вчасно, а дедлайни провалюються. Як це вирішити? Правильний інструмент для організації роботи допоможе зібрати все в одному місці та зробить вашу роботу значно ефективнішою.
З гарних новин — з усім цим справляється підходящий таск-менеджер, CRM-система або схоже рішення для керування проєктами. Одним словом — єдиний робочий простір. Про нього сьогодні й поговоримо.
Почнемо з основ: для чого потрібна така платформа? Впроваджувати нові технології аби бути в тренді — не найкраща стратегія. Все ж, діджиталізація загалом допомагає полегшити життя та виконання завдань як на особистому рівні, так і на рівні компанії.
Використання застосунків, які слугують онлайн-хабом для команд, вирішує цілу низку проблем. Наприклад:
Єдиний робочий простір для команди — це можливість якнайкраще структурувати інформацію та полегшити доступ до неї. А це і є основою ефективної роботи.
Командам, які працюють в офісі, теж потрібні онлайн-інструменти. Так, офіс — це за умовчанням єдиний цифровий робочий простір. Як і окремі кімнати для переговорів, зона для паління, диванчик біля кавоварки, фліпчарт і таке інше. Все ж, навіть перебуваючи в тому ж приміщенні фізично, кожен залишає хоч трішки особистого робочого простору у себе в голові.
Цифрова платформа має на меті максимально поєднати все онлайн. Це — найкращий спосіб не розгубити важливих фрагментів із розмов, листування та брейнстормінгів. Такі програми дозволяють зберігати інформацію у вигляді карток, нотаток чи в іншій зручній формі.
Щоб зрозуміти, чому важливо мати інструмент для керування проєктами і завданнями, подумаймо, чим зазвичай обертається його відсутність.
Вищеперелічені та схожі проблеми часто й стають причиною почати пошук цифрового рішення.
Звісно, працювати без єдиного віртуального простору можливо. І все ж, щось спонукало вас пошукати інформацію про нові інструменти, а отже, є нюанси.
Паперові варіанти і локальне зберігання
Зазвичай варіант «до» — це зберігання інформації в паперовому вигляді, розрізнено або локально. Простіше кажучи, фрагменти даних, статусів та оновлень ховаються в особистому спілкуванні, нотатках, електронних листах з іншими учасниками в копії, різних версіях файлів на персональних комп’ютерах чи в кращому випадку — у спільній папці на Google Диску. І навіть останній варіант не гарантує стовідсоткової актуальності.
Використання Google Таблиць
Коли йдеться про відстежування й візуалізацію, чи не найкращим із примітивних (або радше всім знайомих) варіантів є Google Таблиці. Тут можна додати декілька аркушів і використовувати кожен для різних функцій. Та і вони мають багато обмежень.
Таск-менеджер для організації командної роботи
Спільний чат, пошта з ланцюжками листів, календар із завданнями, нотатки у різних формах — кожен інструмент закриває частину потреб у плануванні й керуванні завданнями. Повноцінним єдиним робочим простором можна назвати лише платформу, розроблену спеціально для таких потреб.
Іншими словами, альтернатива — це лише уважне використання багатьох офісних програм. Що ж до варіантів, то їх досить багато: від знайомого багатьом Trello до складних багатофункціональних систем на кшталт ClickUp і Jira.
Якщо з доцільністю наразі все зрозуміло, то з вибором може бути трохи складніше. Причина — саме у різноманітності таких рішень. Будьте готові, що пошук ідеального інструменту може зайняти трохи часу. Ми ж підкажемо, на що варто звернути увагу.
Вірогідно, половина роботи вже позаду. Якщо ви почали шукати детальну інформацію, у вас є мінімум одна проблема, яка заважає виконувати роботу ефективно. Варто додати ще декілька та скласти перелік труднощів, з якими наразі стикається команда.
Це можуть бути неефективна комунікація, плутанина з версіями файлів, затримки із завданнями на певних етапах чи пов’язані з конкретними учасниками або щось інше. Складіть якомога детальніший список таких проблем. Якщо проблем багато, згрупуйте їх за тематикою: комунікація, розподіл завдань і таке інше. Тоді розставте пріоритети. Подумайте, що з вашого переліку створює найбільше труднощів, а з чим можна справлятися.
Такий аналіз допоможе вам на наступному етапі. Коли ви знаєте, що саме треба вирішити, шукати потрібний варіант стане набагато легше.
У вас вже є конкретний сформований запит. Можна починати пошук і знайомство із платформами для керування робочими процесами. Виберіть декілька варіантів, щоб розпочати дослідження.
На цьому етапі не важливо, що саме спонукає вас додати варіант до свого списку. Це може бути як частота згадок про неї, так і візуально приємний дизайн сайту. Не варто робити цей перелік нескінченним. Виберіть п’ять чи десять варіантів і дізнайтеся про них більше.
На що варто звернути увагу:
Це основні моменти, які варто враховувати при ознайомленні. Можливо, вам захочеться додати декілька власних критеріїв.
Більшість програмних продуктів пропонують безплатний базовий тариф чи хоча б тижневий пробний період. Якщо ви не можете вирішити, який варіант підходить для вашої команди чи організації найкраще, протестуйте декілька у справжніх робочих умовах.
Якщо пробний період не передбачений, можна скористатись підпискою на місяць. Найкраще буде залучити декількох членів команди, аби вони випробували різний функціонал та поділилися відгуками.
Цей етап — не обов’язковий. Цілком можливо, що ви знайдете ідеальне рішення для своєї команди й без декількох раундів випробувань.
Важливо визначити часові межі для прийняття рішення. Чим більше ви заглиблюєтесь в дослідження, тим важче потім щось вибрати. Значно ефективніше буде виділити тиждень-два на вибір і тест-драйв однієї чи декількох систем. Кількість варіантів для тестування теж варто обмежити — наприклад, до трьох. Дедлайни та обмеження допомагають зібратися та сфокусувати увагу на найважливішому.
Tracy — це конструктор застосунків для керування робочими процесами. З його допомогою ви можете організувати єдиний робочий простір для команди так, як потрібно саме вам.
Tracy має багато готових шаблонів, які легко адаптувати під потреби різних команд — відділу продажів, HR-команди, офіс-менеджерів та ін. Платформа підходить як для менеджменту ІТ-проєктів, так і для керування виробництвом, виїзного сервісу, роботи громадських організацій та ін.
Мета нашого конструктора застосунків — полегшити виконання щоденних завдань і керування великими проєктами. Це стає можливим завдяки:
Більше про функції та можливості Tracy ви можете дізнатися у розділі «Як це працює». Встановлюйте застосунок на смартфон, комп’ютер або відкривайте у браузері та починайте тестувати єдиний віртуальний робочий простір для команди. Базова версія для трьох користувачів — безплатна.
Це цифрова платформа, де зібрані всі інструменти для спільної роботи — завдання, документи, комунікації. Вона потрібна, щоб уникнути хаосу та спростити управління проєктами.
Єдиний робочий простір прибирає розпорошення інформації між різними каналами, зменшує кількість помилок та пропущених дедлайнів. Допомагає зберігати фокус і бачити загальну картину роботи.
Так, навіть для офісних команд він важливий, бо структурує роботу, полегшує комунікацію та фіксує всі домовленості. Це знижує залежність від усних обговорень і забутих завдань.
Вони дають прозорість у роботі, автоматизують повторювані процеси та дозволяють чітко розподіляти відповідальність. Це економить час і зменшує навантаження на менеджмент. Крім того, команда завжди має доступ до актуального статусу проєктів, що покращує комунікацію та прийняття рішень.
Завдання губляться, дедлайни зриваються, а команда плутається в пріоритетах. В результаті — знижується ефективність і зростає стрес. Часто дублюються дії, а менеджерам складно оцінити реальний прогрес і навантаження на команду.
Вони мають функції для управління процесами, інтеграції, аналітики та відстеження прогресу. Таблиці й чати — це лише часткові рішення, які не охоплюють усю картину. Спеціалізовані інструменти адаптовані під командну динаміку і масштабовані під потреби бізнесу.
Слід оцінити потреби команди, кількість користувачів, типи проєктів і бажані функції. Важливо також протестувати кілька варіантів і звернути увагу на простоту інтерфейсу. Додатково варто врахувати можливість інтеграції з уже використовуваними інструментами й підтримку з боку платформи.