Канбан для роботи: що, як та навіщо?

24 січня 2024

Блокноти та планери чудово підходять для персональних записів. Списки покупок чи справ зручно записувати на папірці хоча б тому, що вас не відволікають сповіщення на екрані, поки ви намагаєтеся відкрити потрібний застосунок. Те ж саме зі спонтанними ідеями, які легко забути, побачивши нове повідомлення.

Паперові записи зручні для швидких нотаток ідей, підрахунків, схем та ілюстрацій. Фліпчарти ідеально працюють для брейнстормінгу. І все ж, набагато безпечніше та ефективніше мати цифрову копію таких записів. Це ніби чорновик та фінальний варіант вашого плану, розрахунків, тощо — хаотичний на папері та більш структурований у смартфоні чи комп’ютері.

До чого це все? Коли йдеться про процеси, до яких залучено більше однієї людини (тобто більшість завдань у компаніях), дуже важлива наочність — можливість слідкувати за виконанням та прогресом. Шанси менеджити все ефективно лише з паперовим нотатником часто зводяться до нуля. Навіть у найбільш організованих керівників та найбільш відповідальних виконавців. І тут вже не обійтися без цифрових інструментів — канбан-дошки, наприклад.

Історія про імпровізовану канбан-дошку

Дуже різні компанії, як правило, мають дуже схожі проблеми. Запитайте своїх друзів та знайомих, що в робочих буднях викликає у них найбільше стресу. Чи не кожен почне із проблем з постановкою та відслідковуванням завдань. Схоже на те, що ці проблеми не обмежуються певною індустрією та не мають географічних меж.

Важливі завдання губляться серед безлічі запитів. Хтось забуває відповісти на електронний лист чи підписати документ. Хтось не розуміє пріоритетів та відкладає завдання, до якого залучено багато людей, на пізніше, тим самим уповільнюючи виконання вже на самому старті.

Одним словом, якщо важко побачити загальну картину, навіть найпростіші завдання швидко створюють безлад. Маємо історію про це.

У компанії, де я працювала, технічні команди використовували кілька платформ для менеджменту завдань. Маркетинговий відділ таких інструментів не мав, і під час пікових навантажень це створювало проблеми. Завдання нерідко губилися в пошті, або ж пріорітети були незрозумілі.

Онлайн календар у цьому випадку не працював. Маленькі та низькопріоритетні завдання, яких було багато, постійно потрібно було посувати на іншу дату. Чекліст у документі чи записнику не давав змоги розсортувати завдання, щоби їх було зручно сприймати візуально та швидко знаходити. Використання будь-яких додаткових інструментів треба було погоджувати через окремий відділ, що зайняло би мінімум кілька місяців.

Я вирішила записувати завдання на папері для нотаток різного кольору, залежно від їх складності та пріоритетності. Далі — розкладала на столі у декілька колонок. Така-собі аналогова канбан-дошка (про неї ми розкажемо нижче). Це допомогло, проте ненадовго. В певний момент нотатки стало важко вмістити на столі. Та і сам розподіл за кольорами часто був суб’єктивним.

Тоді проблему тимчасово усунули жорсткішою розстановкою пріоритетів, проте суттєво нічого не змінилося. Дещо і далі продовжувало губитися в переписках. Також виникали затримки через нерозуміння, скільки людей залучено до одного завдання та скільки часу потрібно на виконання кожної його частини.

Для керування завданнями маленьким командам часто не підходять ні складні інструменти, ні традиційні списки, нотатки чи повідомлення. І неважливо, ми говоримо про відділ компанії, малий бізнес чи фріланс.

У цій історії імпровізована канбан-дошка не спрацювала. Але це зовсім не означає, що сама техніка неефективна. Навіть навпаки, просто все залежить від реалізації. Коли йдеться про залученість до завдання декількох учасників та наочність, потрібне більш інтерактивне та фізично доступне рішення.

Що таке канбан?

Канбан (Kanban) — один з поширених методів керування проєктами. В його основі лежить прозорість робочого процесу на всіх етапах.

Канбан дозволяє візуалізувати такий процес у деталях від старту до завершення. Для початку, виокремлюємо менші завдання, які потрібно виконати. Тоді створюємо окрему картку для кожного із них. Там вказуємо відповідальну особу або учасників, терміни виконання та необхідні деталі.

Усі картки знаходяться на дошці з декількома колонками-статусами — «В роботі», «Потребує уточнення», «На паузі», «Виконано», тощо — та переміщуються від однієї колонки до іншої. Деякі команди використовують справжню дошку, але зазвичай вона віртуальна — доступна онлайн із комп’ютера чи смартфона.

Таким чином, ми постійно маємо доступ до повного списку завдань і розуміємо, на якому етапі проєкт знаходиться в цей момент. Відповідно, стає легше слідкувати за початковим планом та коригувати його за необхідності.

Давайте порівняємо канбан-дошку з іншими звичними для нас способами керування завданнями.

Календар. Ви можете розставити всі завдання відповідно до дедлайнів, але немає можливості відстежувати їх динаміку, тобто безпосередній, а не запланований прогрес. До того ж, якщо дедлайни зсуваються, треба міняти дату виконання для кожного завдання окремо.
Паперові нотатки. З’являється великий ризик щось загубити — записати не на тій сторінці, нерозбірливо, забути прикріпити окремий листок і тому подібне. Такі нотатки буває складно шукати у стосі записів. Ними незручно ділитися. До того ж, записи потрібно завжди мати із собою та нізащо не можна губити.
Нотатки в застосунках. Шукати записи та ділитися ними стає значно легше. При увімкненій синхронізації нотатки будуть доступними з різних пристроїв. Якщо це документи, як Google Docs, у вас навіть буде історія версій, де можна відновити щось випадково видалене. Проте функціонал все ще досить обмежений. Нотатки швидше доповнюють календар і месенджер, але не є універсальним інструментом.
Месенджери. На жаль, чати чи електронна пошта не можуть слугувати єдиним каналом менеджменту та взаємодії. Вони зручні для комунікації безпосередньо та швидкого прийняття рішень. Проте якщо контролювати процес повністю за допомогою месенджера, дуже легко щось пропустити. Повну картину можна зрозуміти з переписок, проте кожного разу вам ніби доводиться збирати цей пазл заново.
Таблиці. Вони точно можуть бути зручними для обліку та частково для візуалізації процесів (наприклад, графіків Ґанта). Проте маємо вже знайомі недоліки: обмежений функціонал та необхідність дублювати інформацію в інших каналах.

Канбан певною мірою об’єднує вищезгадані інструменти. У картках можна вказувати дедлайни (календар), деталі (нотатки), додавати коментарі (месенджер) та посилання (таблиці та інші документи).

Як це працює на практиці?

Для багатьох канбан асоціюється з ІТ-проєктами, де його дійсно активно застосовують. Проте це точно не єдина сфера, де цей метод ефективний. Лише той факт, що канбан розробили в компанії Toyota для контролю логістичного ланцюга говорить багато про його універсальність.

Ми неодноразово згадували, наскільки важлива наочність, тому давайте розглянемо, як працює канбан на основі зрозумілого прикладу.

Канбан-дошка для офіс-менеджера

Будь-який робочий день можна звести до списку завдань. То чому б не зібрати всі ці завдання на канбан-дошці? Пояснимо, чому це ефективно, на прикладі знайомої всім ролі офіс-менеджера.

Стандартний список завдань вашого офіс-менеджера виглядає приблизно так:

Купити картриджі до принтера.
Запланувати доставку води.
Замовити каву та цукор.
Актуалізувати офісний інвентар і техніку.
Знайти електрика, аби підключити генератор.
Замовити стіл для нового працівника, який виходить за три тижні.
Зайнятися плануванням тімбілдінгу, що в останню п’ятницю місяця.
Організувати тренінг з надання домедичної допомоги.
Підготувати звіт про витрати за квартал.
Поремонтувати фліпчарт або замовити новий.

Дошка з картками, на якій зібрані завдання офіс-менеджера

Як бачимо, це справи дуже різної складності та тривалості. Частина з них потребує залученості інших людей — із вашої компанії чи поза нею. Деякі завдання офіс-менеджер додає у список справ самостійно. Решта запитів надходить від команди, найчастіше в месенджері або ж усно.

Кожного разу список треба оновлювати і впорядковувати. Це потребує більше зусиль, ніж може здатися на перший погляд. Все зібрати, записати, розставити за пріоритетами, які перед цим треба уточнити та погодити, запланувати, прийти із додатковими запитаннями… Втримати стільки інформації в голові, як і ділитися новинами стосовно кожного із «замовником», — просто нереально.

Коли отримуєш запити від різних людей та через різні канали, дуже легко щось забути чи загубити. Це, в свою чергу, може стати причиною конфліктів чи навіть серйозних проблем.

Метод канбан пропонує альтернативу. Все, що стосується офісу, поміщаємо на відповідну дошку. Створюємо її спеціально під ці завдання та називаємо, наприклад, «Офіс». Додаємо учасників — не лише офіс-менеджера, а всіх дотичних до офісних справ. Кожен може залишити запит і бути впевненим, що він не загубиться. А далі — слідкувати за статусом виконання.

Крім створеної вами картки, можна переглядати повний список завдань офіс-менеджера. Це дозволяє краще зрозуміти пріоритети й завантаженість, а отже, ви будете знати, що завдання не проігнорували та про нього не забули. Просто спочатку треба завершити щось нагальніше. Або ж просто дочекатися, якщо виконання вже в процесі.

Величезна перевага канбан-дошки — це можливість збирати всю важливу інформацію про завдання в одному місці. Вказуйте деталі, додавайте посилання чи приклади, ставте дедлайни. Наприклад, у Tracy ви можете створювати дуже детальні картки завдань. Крім описів, можна додавати посилання, коментарі, прикріплювати файли (наприклад, чеки про покупку).

Канбан-дошка для всієї команди

А тепер замініть роль офіс-менеджера у прикладі на будь-яку іншу — власну чи когось із команди. Список завдань буде іншим, проте буде так само зручно їх додавати, пояснювати, відслідковувати та оновлювати. Адже саме цей, здавалося б, дуже простий, базовий процес часто стає відправною точкою багатьох проблем.

Створюючи завдання, ви вказуєте відповідального (або декількох). Усі додані учасники отримують сповіщення про активність — нові деталі, коментарі, статус чи дедлайн. У Tracy кожну картку можна налаштувати. Наприклад, створити структуру під конкретне завдання, додати потрібні поля, зробити деякі з них обов’язковими, а деякі — доступними лише вибраним користувачам. Ці налаштування можна зберегти й використовувати для подальших завдань. Самі ж картки можна виставляти в порядку їх виконання, переміщаючи нові термінові запити нагору.

Відкрита картка, де завдання описане в деталях

Доступ до повного списку завдань (можливість переглянути, але не отримувати сповіщення, якщо ви не залучені безпосередньо) дає краще зрозуміти, наскільки завантажена людина та як скоро вдасться виконати конкретне завдання.

Це зручно, зокрема, і для керівників, які можуть розуміти, хто чим наразі займається. Тут йдеться не про тотальний контроль чи мікроменеджмент, а радше про те, щоб краще планувати час і розуміти можливості команди.

Чи не єдиний недолік канбану — він не призначений для довгострокового планування. Проте й інструменти для довгострокового планування (на півроку й більше) навряд чи добре справляються із «поточкою».

Висновок

Канбан-дошка — хороший інструмент, щоб керувати процесами у компанії ефективно. Зрозумілий та простий у використанні, він потребує мінімум налаштувань та навчання. Потрібно лише звикнути залишати завдання на дошці, а не в месенджері чи при зустрічі.

Канбан — це про включеність команди у загальні процеси, прозорість та комунікацію. Розуміння того, на якому етапі кожне із завдань та чи нічого не загубилося допомагає уникнути тривожності та напруги в команді. І головне: планувати роботу стає набагато легше.

Вам все ще може бути зручніше «думати» на папері й вивантажувати туди найперший список справ із голови. Та не потрібно перетворювати його в кольорові папірці на своєму столі, коли набагато ефективніше залишити все на канбан-дошці та зробити доступним для всієї команди.