Як це працює › Повсякденна робота
Запис — це одна одиниця даних у наборі даних: одне замовлення, один товар, один клієнт. Якщо порівнювати з електронною таблицею, набір даних — це аркуш, а запис — рядок у ньому. Кожен запис має властивості (поля з даними, наприклад назва, ціна або телефон) і стан (наприклад, «новий», «у роботі», «виконано»). Які саме властивості має запис і які стани можливі — визначається налаштуваннями набору даних.
Робота із записами відбувається на головному екрані застосунку.
Щоб додати запис, потрібно спершу вибрати потрібний набір даних у каталозі на бічній панелі, а далі — натиснути на блакитну кнопку з іконкою «+» праворуч знизу екрану.
Зверніть увагу: якщо кнопка «+» не відображається, це означає, що у вас немає дозволу на створення записів у цьому наборі даних. Зверніться до адміністратора або власника робочого простору.
У вікні, що відкрилося, вкажіть значення принаймні однієї з доступних вам властивостей і натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу: ви можете одразу обрати стан, у якому буде створено запис. При цьому будуть доступні для заповнення властивості з усіх попередніх станів згідно з налаштуваннями доступу.
Щоб відкрити запис, натисніть на відповідний рядок у таблиці, картку на дошці тощо. У вікні, що відкрилося, можна внести зміни — вони зберігаються автоматично, без підтвердження.
Більшість дій із записом доступна через його контекстне меню. Щоб відкрити його, натисніть на три крапки у верхній частині відкритого запису.
Щоб перевести запис у інший стан, відкрийте його й виберіть потрібний стан у випадному списку згори. Також змінити стан можна безпосередньо на канбан-дошці — перетягнувши картку в потрібну колонку.
До окремого запису або форми створення запису можна надати доступ зовнішній особі без реєстрації в Tracy — за унікальним посиланням. Детальніше — у розділі «Гостьовий доступ».
Щоб скопіювати вміст запису як текст або посилання на нього (щоб швидко поділитися ним із колегою) — виберіть відповідний пункт його контекстного меню.
Щоб створити копію запису, виберіть пункт «Дублювати» його контекстного меню. Новий запис буде створено з тими самими значеннями властивостей. Зображення, файли і підписи не копіюються.
Щоб перенести запис у інший набір даних, виберіть пункт «Перенести в інший набір даних» його контекстного меню. Детальніше — у розділі «Перенесення між наборами даних».
Кожен запис має власний журнал активності, де відображається вся історія змін: хто, коли й що зробив. Щоб переглянути його, виберіть пункт «Журнал активності» його контекстного меню. Детальніше — у розділі «Журнал активності».
Записи, які більше не актуальні, але можуть знадобитися пізніше (наприклад, для статистики), можна архівувати. Архівовані записи не відображаються за замовчуванням, але доступні через фільтр. Щоб архівувати або деархівувати запис, натисніть на відповідну кнопку біля його заголовку, лівіше від трьох крапок контекстного меню. Детальніше — у розділі «Архів».
Записи, які більше не потрібні, можна перенести в смітник. Остаточно видалити їх може лише користувач з розширеним або повним доступом до системних налаштувань. Щоб перенести запис у смітник, виберіть пункт «Перенести у смітник» його контекстного меню. Детальніше — у розділі «Смітник».