Як це працює › Повсякденна робота
Гостьовий доступ дозволяє залучати зовнішніх учасників — клієнтів, підрядників чи партнерів — до роботи над проєктами або окремими записами без реєстрації в Tracy. Вхід здійснюється за унікальним посиланням.
На гостей поширюються ті самі налаштування ролей і дозволів, що й на звичайних користувачів. Ви самі визначаєте, які поля вони можуть бачити чи редагувати (наприклад, лише статус і результат замовлення, без внутрішніх коментарів чи фінансових даних).
Перевага гостьового доступу перед звичайними користувачами в тому, що посилання можна вільно передавати всередині команди клієнта. Якщо у партнера змінилася відповідальна особа — просто надайте доступ новій людині, не змінюючи налаштувань.
Щоб надати гостю доступ до робочого простору, необхідно створити користувача-гостя. Для цього натисніть на назву вашого робочого простору в бічній панелі, перейдіть у розділ «Користувачі» й додайте нового користувача, вказавши тип «Гість».
На відміну від звичайного користувача, гість не має електронної пошти й доступу до системних налаштувань — натомість отримує унікальне посилання. Людина, яка перейшла за ним, одразу потрапляє в застосунок. Сесія зберігається: повторно використовувати посилання при кожному запуску не потрібно.
Якщо потрібно надати доступ лише до конкретного запису — наприклад, до замовлення або завдання — відкрийте цей запис і виберіть пункт «Керувати гостьовим доступом» у його контекстному меню.
За замовчуванням гостьовий доступ закритий. Після натискання кнопки «Відкрити гостьовий доступ» з’явиться унікальне посилання, поле для вибору користувача-гостя та термін дії (за замовчуванням — 3 дні). Натисніть «Зберегти» й передайте посилання саме з цієї форми.
Відкривши таке посилання, людина бачить лише форму цього запису — без бічної панелі та інших елементів інтерфейсу. Сесія не зберігається: якщо людина закриє застосунок, він не запам’ятає її та покаже форму входу під час наступного запуску.
Зверніть увагу: посилання на конкретний запис надає доступ лише до нього, навіть якщо обраний гість має доступ до більшої кількості записів через свою роль.
Аналогічно до доступу до конкретного запису, можна надати доступ до форми створення нового запису. Для цього відкрийте форму створення запису й виберіть пункт «Керувати гостьовим доступом» у її контекстному меню.
Це зручно, наприклад, щоб клієнт міг самостійно подавати заявки або замовлення — без необхідності ручного копіювання.