Як налаштувати доступ до даних?

Налаштування доступу в Tracy стосується не лише безпеки й захисту ваших даних, а значною мірою є конструюванням логіки ваших робочих процесів (тобто не тільки того, хто, коли, і що може бачити або редагувати, а й того, хто, коли, і що повинен робити, і як саме).

Є два види дозволів: ті, що стосуються записів у цілому (створення, зміна стану, архівування, видалення), і ті, що стосуються даних окремих властивостей (перегляд та редагування). Доступ користувачів налаштовується відповідно до їх ролей, станів записів, і того, чи є користувач призначеним на певний запис (тобто будь-яким чином прив’язаним до запису: як автор, відповідальний, наглядач тощо). Окремо для кожного набору даних.

Приклад №1. У службі доставки можна дати менеджерам доступ на редагування всіх властивостей у всіх станах замовлень, або ж обмежити доступ лише переглядом, якщо замовлення вже виконане. У той же час, кур’єрам для роботи потрібна частина інформації (ім’я клієнта, його телефон, адреса, вміст замовлення та дата й час доставки), лише для перегляду і тільки якщо кур’єра призначено на замовлення. Також, оскільки кур’єри відповідають не за весь, а за частину процесу (саме за доставлення), бачити замовлення в інших станах їм не потрібно.

Приклад №2. Менеджерам, що працюють із клієнтами, можна дати доступ лише до тих клієнтів, яких вони самі додали, або на яких їх було призначено керівником. Або приховати частину даних «чужих» клієнтів.

Приклад №3. Для збиральника, що запаковує продукцію на виробництві, можна відображати необхідні дії одну за одною у вигляді чеклісту, використовуючи стани як кроки процесу. Опціонально, з фотофіксацією на певних ключових етапах.

Приклад №4. Оскільки користувач не може перевести запис у наступний стан не вказавши значення обов’язкових властивостей, можна зробити так, щоб, наприклад, майстер, що встановлює кондиціонер, не міг закрити заявку без фотографій результатів роботи й підпису клієнту.

Зверніть увагу: тип користувача («Користувач», «Адміністратор» і «Власник») впливає лише на можливості з налаштування робочого простору та не має жодного відношення до доступу до записів чи даних їх властивостей.

Це важливо! Якщо у користувача немає дозволу на перегляд жодної властивості набору даних, цей набір даних не відображатиметься для нього у перемикачі на головному екрані застосунку. Те ж саме стосується й станів у репрезентаціях типу «Kanban-дошка». Записи, у яких користувачу не доступна жодна властивість, також для нього не відображаються.

Оскільки доступ налаштовується для кожного набору даних окремо, для цього необхідно спершу перейти у розділ «Набори даних» натиснувши відповідний пункт головного меню. Далі — перейти на екран потрібного набору даних натиснувши на відповідний рядок у списку й перейти на вкладку «Доступ» знизу екрану.

Зверніть увагу: якщо розділ «Набори даних» не відображається у меню, це означає, що вам необхідно звернутися до адміністратора або власника робочого простору, щоб отримати можливість керування наборами даних.

Як дати дозвіл створювати, змінювати стан, архівувати або переміщувати записи у смітник?

Ліворуч угорі екрану необхідно обрати роль, доступ для користувачів якої налаштовується.
Навпроти відповідної дії проставити дозволи в усіх потрібних стовпчиках, що відповідають станам записів.

Зверніть увагу: якщо надається дозвіл із зірочкою, то користувач матиме його лише якщо є призначеним на запис. Наприклад, якщо у кур’єра є дозвіл із зірочкою на зміну стану замовлення, то він зможе змінювати стан лише якщо відповідає за доставлення цього замовлення.

Як дати дозвіл бачити або редагувати властивість?

Ліворуч угорі екрану необхідно обрати роль, доступ для користувачів якої налаштовується.
Навпроти відповідної властивості проставити дозволи в усіх потрібних стовпчиках, що відповідають станам записів.

Зверніть увагу: якщо надається дозвіл із зірочкою, то користувач матиме його лише якщо є призначеним на запис. Наприклад, якщо у кур’єра є дозвіл із зірочкою на перегляд імені, телефону й адреси клієнта, то він зможе побачити їх лише якщо відповідає за доставлення цього замовлення.