Дозволи й доступ

Налаштування дозволів у Tracy — це не лише безпека, а й логіка ваших процесів. Вони визначають не тільки те, хто й коли може бачити чи редагувати дані, а й те, хто і як саме повинен діяти.

Є два види дозволів: ті, що стосуються записів у цілому (створення, зміна стану, архівування, видалення), і ті, що стосуються даних окремих властивостей (перегляд і редагування). Доступ налаштовується відповідно до ролей користувачів, станів записів, і того, чи є користувач призначеним на певний запис (тобто будь-яким чином прив’язаним до нього: як автор, відповідальний, наглядач тощо). Окремо для кожного набору даних.

Приклад №1. У службі доставки можна дати менеджерам доступ на редагування всіх властивостей у всіх станах замовлень, або ж обмежити доступ лише переглядом, якщо замовлення вже виконане. Кур’єрам для роботи потрібна лише частина інформації (ім’я клієнта, його телефон, адреса, вміст замовлення та дата й час доставки), лише для перегляду й тільки якщо кур’єра призначено на замовлення. Оскільки кур’єри відповідають лише за доставку, бачити замовлення в інших станах їм не потрібно.

Приклад №2. Менеджерам, що працюють із клієнтами, можна дати доступ лише до тих клієнтів, яких вони самі додали або на яких їх призначив керівник. Або приховати частину даних «чужих» клієнтів.

Приклад №3. Для збиральника, що пакує продукцію на виробництві, можна відображати необхідні дії одну за одною у вигляді чеклісту, використовуючи стани як кроки процесу — опціонально з фотофіксацією на ключових етапах.

Приклад №4. Оскільки користувач не може перевести запис у наступний стан, не вказавши значення обов’язкових властивостей, можна зробити так, щоб майстер, що встановлює кондиціонер, не міг закрити заявку без фотографій результатів роботи й підпису клієнта.

Зверніть увагу: рівень доступу користувача до системних налаштувань («Вибірковий», «Розширений» і «Повний») стосується лише можливостей із налаштування робочого простору і не має жодного стосунку до доступу до записів чи даних їх властивостей.

Зверніть увагу: якщо у користувача немає дозволу на перегляд жодної властивості набору даних, цей набір даних не відображатиметься для нього в каталозі на бічній панелі. Те саме стосується станів у репрезентаціях типу «Канбан-дошка». Записи, у яких користувачу не доступна жодна властивість, також для нього не відображаються.

Щоб керувати доступом, активуйте режим налаштування перемикачем унизу бічної панелі й виберіть пункт «Налаштувати» контекстного меню потрібного набору даних (у каталозі або поруч із його назвою).

Зверніть увагу: якщо перемикач режиму налаштування недоступний, це означає, що у вас немає доступу до системних налаштувань. У такому разі зверніться до адміністратора робочого простору.

Надання дозволів на дії над записами й доступу до властивостей

Ліворуч згори на екрані можна перемикатися між двома режимами налаштування ①: спрощеним і деталізованим. У спрощеному режимі дозволи для кожної дії або властивості встановлюються одразу для всіх станів — це зручно для початкового налаштування. У деталізованому режимі можна точніше налаштувати дозволи для окремих станів, якщо це потрібно.

Щоб налаштувати дозволи, виберіть потрібну роль у селекторі ② вгорі екрану, а потім для кожної дії над записами або кожної властивості проставте дозволи у відповідних стовпчиках.

Зверніть увагу: дозвіл із зірочкою означає, що користувач матиме його лише якщо є призначеним на запис. Наприклад, якщо у кур’єра є дозвіл із зірочкою на перегляд імені, телефону й адреси клієнта — він зможе побачити ці дані лише якщо відповідає за доставку цього замовлення. Те саме стосується й дій над записами: дозвіл із зірочкою на зміну стану дозволить кур’єру змінювати стан лише власних замовлень.