Дозволи й доступ

Налаштування доступу в Tracy стосується не лише безпеки й захисту ваших даних, а значною мірою є конструюванням логіки ваших робочих процесів — не тільки того, хто, коли і що може бачити або редагувати, а й того, хто, коли і що повинен робити, і як саме.

Є два види дозволів: ті, що стосуються записів у цілому (створення, зміна стану, архівування, видалення), і ті, що стосуються даних окремих властивостей (перегляд та редагування). Доступ налаштовується відповідно до ролей користувачів, станів записів, і того, чи є користувач призначеним на певний запис (тобто будь-яким чином прив’язаним до запису: як автор, відповідальний, наглядач тощо). Окремо для кожного набору даних.

Приклад №1. У службі доставки можна дати менеджерам доступ на редагування всіх властивостей у всіх станах замовлень, або ж обмежити доступ лише переглядом, якщо замовлення вже виконане. Кур’єрам для роботи потрібна лише частина інформації (ім’я клієнта, його телефон, адреса, вміст замовлення та дата й час доставки), лише для перегляду і тільки якщо кур’єра призначено на замовлення. Оскільки кур’єри відповідають лише за доставлення, бачити замовлення в інших станах їм не потрібно.

Приклад №2. Менеджерам, що працюють із клієнтами, можна дати доступ лише до тих клієнтів, яких вони самі додали або на яких їх призначив керівник. Або приховати частину даних «чужих» клієнтів.

Приклад №3. Для збиральника, що пакує продукцію на виробництві, можна відображати необхідні дії одну за одною у вигляді чеклісту, використовуючи стани як кроки процесу — опціонально з фотофіксацією на ключових етапах.

Приклад №4. Оскільки користувач не може перевести запис у наступний стан, не вказавши значення обов’язкових властивостей, можна зробити так, щоб майстер, що встановлює кондиціонер, не міг закрити заявку без фотографій результатів роботи й підпису клієнта.

Зверніть увагу: рівень доступу користувача до системних налаштувань («Вибірковий», «Розширений» і «Повний») стосується лише можливостей із налаштування робочого простору і не має жодного відношення до доступу до записів чи даних їх властивостей.

Зверніть увагу: якщо у користувача немає дозволу на перегляд жодної властивості набору даних, цей набір даних не відображатиметься для нього в каталозі на бічній панелі. Те саме стосується станів у репрезентаціях типу «Канбан-дошка». Записи, у яких користувачу не доступна жодна властивість, також для нього не відображаються.

Оскільки доступ налаштовується для кожного набору даних окремо, для цього необхідно перейти до налаштувань потрібного набору даних. Для цього активуйте режим налаштування, натиснувши відповідний перемикач у нижній частині бічної панелі, і виберіть пункт «Налаштувати» у контекстному меню поруч із назвою набору даних у каталозі в бічній панелі або біля його назви в робочій зоні. На екрані налаштування набору даних селектор ролей розміщено вгорі по центру, під станами.

Зверніть увагу: якщо перемикач режиму налаштування недоступний, це означає, що у вас немає доступу до системних налаштувань. У такому разі зверніться до адміністратора або власника робочого простору.

Надання дозволів на дії над записами й доступу до властивостей

Ліворуч згори на екрані можна перемикатися між двома режимами налаштування: спрощеним і деталізованим. У спрощеному режимі дозволи для кожної дії або властивості встановлюються одразу для всіх станів — це зручно для початкового налаштування. У деталізованому режимі можна точніше налаштувати дозволи для окремих станів, якщо це потрібно.

Щоб налаштувати дозволи, виберіть потрібну роль у селекторі вгорі екрану, а потім для кожної дії над записами або кожної властивості проставте дозволи у відповідних стовпчиках.

Зверніть увагу: дозвіл із зірочкою означає, що користувач матиме його лише якщо є призначеним на запис. Наприклад, якщо у кур’єра є дозвіл із зірочкою на перегляд імені, телефону й адреси клієнта — він зможе побачити ці дані лише якщо відповідає за доставлення цього замовлення. Те саме стосується й дій над записами: дозвіл із зірочкою на зміну стану дозволить кур’єру змінювати стан лише власних замовлень.