Зазвичай, виконані чи скасовані замовлення або, наприклад, закриті заявки через деякий час стають неактуальними. Щоб вони не накопичувались у списку чи на дошці й не заважали роботі їх можна архівувати або видаляти.
Зверніть увагу: для архівування, розархівування й переміщення записів у смітник необхідно мати відповідні дозволи. Доступ до смітнику й відновлення записів звідти мають лише адміністратори та власники.
Архівовані записи не відображаються за замовчуванням, однак їх можна побачити й врахувати в репрезентаціях, якщо скористатись пошуком або фільтром — у списку чи на дошці вони матимуть відповідний індикатор. Стан таких записів і дані їх властивостей не редагуються (набір властивостей відображається відповідно до налаштувань доступу, однак лише для перегляду). Архівований запис може бути розархівованим.
Часто може бути корисним архівувати навіть, до прикладу, скасовані замовлення, якщо їх було скасовано через перевантаження виробництва чи помилку співробітників, щоб мати можливість аналізувати це пізніше.
Зверніть увагу: архівовані записи впливають на обмеження тарифного плану щодо кількості записів.
Записи, які більше не потрібні, можуть бути переміщені в смітник, а пізніше — остаточно видалені адміністратором чи власником робочого простору. Як і архівовані записи, записи у смітнику доступні лише для перегляду.
Зверніть увагу: переміщені в смітник записи впливають на обмеження тарифного плану щодо кількості записів.