Tracy для керування проєктами й організації роботи із завданнями: покрокова інструкція з налаштування

«Мені про це не казали» або «На жаль, вилетіло з голови, забув, вибач» — доволі часта відповідь на запитання, а чи виконане певне завдання. Якщо ви ставите завдання під час розмови телефоном, або пишете його у месенджері, вам і самому доводиться тримати все це в голові, постійно нагадувати й перепитувати ваших колег: «Ну що там?», «А коли?».

Tracy надасть вам дуже простий інструмент для організації роботи всередині вашої команди. Ви створюєте завдання, вказуєте всю необхідну для його виконання інформацію, дедлайн (коли все має бути готово), а також вибираєте, хто є відповідальним за виконання завдання. Ця людина (або група людей) отримує сповіщення, бачить що й коли має зробити. Коли стан завдання змінюється, ви також отримуєте сповіщення. Також ви будь-якої миті можете побачити загальну картину — хто чим займається, на якому етапі знаходяться завдання:

Одночасно кожен відповідальний має власний чіткий план роботи:

Ви можете працювати із завданнями різних типів (відповідно до різних процесів у вашій команді), зручно перемикаючись між ними. Для кожного типу завдань можна визначити свій набір полів для зберігання потрібної інформації, щоб не писати все необхідне для виконання одним великим шматком тексту, а працювати зі структурованою інформацією. Окрім звичної Kanban-дошки, зручно використовувати календар або діаграму Ґанта для планування роботи, оптимізувати логістику за допомогою мапи, покращувати ефективність, аналізуючи графіки тощо:

1. Встановлення застосунку

Tracy має застосунки для всіх популярних платформ — Android, iOS, macOS, Windows і веб (тобто також працює в браузері, без необхідності встановлення). Для вибору й завантаження, будь ласка, перейдіть на сайт: https://tra.cy.

2. Реєстрація

Під час першого запуску застосунок попросить вас авторизуватись або за допомогою електронної пошти та одноразового пароля, або за допомогою облікового запису Apple чи Google:

На наступному кроці вам будуть запропоновані декілька базових шаблонів, щоб зекономити ваш час. Функціональної різниці між ними немає, відрізняється лише початкове наповнення й налаштування. В нашому випадку вибираємо «Керування проєктами»:

Далі вводимо назву вашої організації й ваше ім’я та створюємо робочий простір. Пізніше ви також зможете додати ваших колег.

3. Інформація для виконання завдань

Зазвичай, для виконання завдань потрібна певна інформація. Одразу після реєстрації у вас уже буде налаштована картка завдання (з трьома тестовими завданнями які можна переглянути й видалити):

Як бачите, у вас є такі поля, як дата й час створення завдання, його номер, заголовок, пріоритет, опис, вкладення (можливість прикріпити файли), приблизний час на виконання (щоб можна було планувати роботу й використовувати, наприклад, діаграму Ґанта), дедлайн, відповідальний та стрічка коментарів. Це дуже загальний перелік, який може підійти в багатьох випадках, але важливо те, що ви можете самостійно змінювати ці поля: видаляти непотрібні й додавати нові. Є понад два десятка різних типів властивостей (у Tracy це називається властивостями): ви можете зберігати текст, числа, дати й час, зображення, файли, теги, штрихкоди й навіть локації на мапі та ще багато іншого.

Також ви можете показувати або давати можливість редагувати різну інформацію різним людям. Наприклад, якщо картка завдання містить делікатну інформацію (наприклад, фінансову), ви можете вирішити, що вона не потрібна виконавцю й він її не побачить, а вам не доведеться зберігати її десь ще та все ускладнювати, адже для вас вона залишатиметься доступною. Ось як може виглядати завдання для відповідальної особи:

4. Робота із завданнями

Тепер подивимось, як саме ми можемо працювати із завданнями. Перемикач режимів роботи з ними знаходиться згори праворуч:

У Tracy ці режими називаються репрезентаціями. Тобто з одними й тими самими завданнями (або будь-якими іншими даними) можна взаємодіяти по-різному: переглядати їх списком, перетягувати зі стану в стан на Kanban-дошці, планувати роботу в календарі або на діаграмі Ґанта. Типів репрезентацій є більше, ви можете додавати ті, які вам потрібні та підходять для ваших даних.

Наприклад, можна додати графік навантаження, щоб контролювати розподіл завдань між відповідальними:

Або порівнювати середню тривалість виконання завдань різними виконавцями:

5. Пошук

Ви можете зручно шукати завдання за значенням будь-якої властивості. Це, до речі, додаткова причина, чому варто максимально деталізувати поля у картці завдання. Щоб потім можна було знайти, наприклад, ті з них, що одночасно були створені в певному проміжку часу, мали певний пріоритет, відповідального, а також указаний текст у назві прикріпленого файлу:

6. Журнал активності, смітник й експорт

Важливо, що дії всіх користувачів записуються в журнал, тож ви можете переглянути як загальну картину, так і історію по конкретному завданню. Наприклад, спробуємо змінити дедлайн. Ось так це виглядає у журналі:

Також є смітник, куди потрапляють видалені завдання та звідки їх можна відновити в разі потреби, та експорт у CSV або Excel.

7 Налаштування

Тепер подивимось, як ви можете налаштувати Tracy під ваші потреби. Відкриваємо основне меню:

Переходимо у набори даних:

До речі, ви можете працювати не лише із завданнями, а зберігати й інші дані також, про що ми скажемо трохи згодом. Зараз у нас є лише завдання, тож натискаємо на цей рядок. Всі налаштування відбуваються тут:

Як бачите, знизу є 4 вкладки: «Властивості», «Стани», «Репрезентації» та «Доступ».

Властивості

Властивості, як ми казали раніше, це те, що вам потрібно зберігати про кожне завдання. Спробуємо додати нову властивість. Натискаємо плюсик:

Вибираємо тип властивості, наприклад, «Варіант(и) зі списку». Вводимо зрозумілу для нас назву. Наприклад, «Категорія». Додаємо пару варіантів («Поточні справи», «Заходи»). Можемо, до речі, змінювати послідовність властивостей, перетягнути цю нову вище. Все, тепер ми зможемо вибирати категорію завдань:

До речі, якщо ваша організація проводила б заходи на постійній основі, було б логічнішим створити окремий набір даних для заходів і краще деталізувати його властивості, щоб, наприклад, мати окремі поля для адреси локації, вартості оренди тощо.

Стани

Повертаємось до налаштувань. Наступна вкладка «Стани»:

Стани — це загальне слово, у нашому випадку це, імовірніше, етапи виконання завдань. Ви можете додавати їх стільки, скільки вам потрібно.

Репрезентації

Вкладка «Репрезентації» дає змогу налаштувати те, як ви будете працювати із завданнями та переглядати їх:

Наприклад, подивімося, як можна будувати графік завантаженості відповідальних. Натискаємо плюсик для створення нової репрезентації:

Вибираємо тип «Навантаження», вводимо будь-яку зручну для вас назву. У полі «Відповідальні» можна обрати «Відповідальний», але це не є обов’язковим, адже у нас поки що немає призначених користувачів інших ролей. Все, тепер ми можемо подивитись, що у нас всього 3 завдання, 2 з них у стані «Зробити», а одне — у стані «У роботі». Також ми бачимо, що Олег Коваль призначений на 2 завдання:

До речі, дані оновлюються у реальному часі, тож якщо хтось додасть нове завдання, або змінить щось у тому, що вже існує, це одразу відобразиться в усіх, у кого відкрита Tracy.

Доступ

Знову повертаємось до налаштувань, тепер на вкладку «Доступ». Тут ви можете вказати, хто (вибравши роль користувача згори ліворуч), коли (у якому стані) й що може бачити або редагувати, окремо по кожній властивості:

Після реєстрації ви маєте роль “Керівник”, тож можете редагувати всі дані в усіх станах (для вашої ролі скрізь стоїть олівець). Перемикаємося на відповідальних і бачимо, що вони не можуть редагувати жодної властивості завдання. Лише переглядати властивості тих завдань, на які їх було призначено:

Тобто відповідальний заходить у Tracy та бачить там тільки ті завдання, на які ви його призначили, може змінювати їхній стан по мірі виконання, але жодним чином не може змінити самі завдання. Водночас ви бачите інформацію про всі завдання та можете всю її редагувати. Відповідальні — це лише приклад. Замість відповідальних ви можете налаштувати доступ для співробітників різних відділів, наприклад. Тобто ролей може бути багато й для кожної із них доступ налаштовується окремо.

8. Робота з іншими процесами

Звісно, що можна використовувати Tracy не лише для роботи із завданнями. Ви можете додавати інші набори даних (наприклад, “Клієнти”, “Замовлення”, “Заявки” тощо), з іншими властивостями, додавати ролі та користувачів. Можна навіть поєднувати дані між собою, наприклад, прив’язувати клієнтів до замовлень.

Будь ласка, пишіть нам, якщо у вас залишились запитання. Ми будемо раді допомогти вам отримати інструмент для організації саме ваших справ.