Програма для виробництва дверей: чому «блокнот» і Excel гальмують ваш бізнес
Коли ви починаєте бізнес самотужки або з одним партнером, система обліку може вміститися в кишені. Паперовий блокнот — це надійно, він не вимагає електрики й навчання. Ви записали заміри, виконали замовлення, отримали гроші, викреслили рядок. Цикл завершено.
Але бізнес може зростати. З’являються наймані працівники: менеджери, замірники, кілька бригад монтажників, виробничий цех. І в цей момент блокнот перестає справлятися, перетворюючись на вузьке місце, що не дозволяє компанії розвиватися далі.
Старі записи губляться, знайти контакти клієнта, якому ви ставили двері рік тому, стає неможливим квестом. Ба більше, якщо ваш менеджер вирішить піти, він забере всю базу клієнтів із собою — просто поклавши свій щоденник у сумку.
Для тих, хто планує розвиватися, а не просто існувати, потрібен інструмент іншого рівня.
Ілюзія контролю в Excel
Перший логічний крок, щоб отримати програму для обліку замовлень — це Excel або Google Sheets. Це краще за папір, але для виробництва дверей це все ще милиця.
Таблиця — це плоский список. Ви не можете прикріпити до клітинки фотографії з об’єкта, креслення, скан-копію підписаного договору чи аудіозапис розмови так, щоб це було зручно відкривати. Ви не можете розмежувати доступ: якщо ви даєте посилання замірнику для внесення даних, він бачить усю базу, включно з фінансовими показниками, які йому знати не варто. А якщо не даєте — маєте копіювати інформацію з месенджерів уручну.
Керувати складним виробничим процесом у таблицях — це як свердлити бетон ручним коловоротом. Теоретично можливо, і дірку ви зробите. Але професіонали беруть перфоратор.
Якщо ви хочете побудувати систему, яка працює як годинник, вам потрібен спеціалізований інструмент. Зазвичай такі програми називають «CRM для виробництва», але навіть для малого бізнесу це поняття занадто вузьке (тому що сфокусоване здебільшого на клієнтах і продажах). Імовірніше вам потрібна проста ERP-система — єдине джерело правди, в якій працюють усі: від менеджера з продажу до монтажника на об’єкті.
Розглянемо, як це виглядає на практиці, провівши замовлення через усі етапи.
Етап 1. Від ліда до заміру. Кінець «зіпсованого телефону»
Уявімо ідеальний процес. Клієнт залишає заявку на сайті або телефонує. Система інтегрована з телефонією та вебформами, тож картка клієнта створюється автоматично. Менеджер лише уточнює деталі та погоджує час візиту замірника.
Тут починається магія рольового доступу. Замірник отримує сповіщення на свій смартфон. У нього встановлено той самий застосунок, що й у директора, але з обмеженим функціоналом. Він бачить лише свої заявки й лише потрібну частину даних: адресу, час, ім’я клієнта.
Він приїжджає на об’єкт, робить заміри й вносить їх одразу в картку замовлення у телефоні. Система може вимагати обов’язкового завантаження фото дверного отвору — без цього замірник просто не зможе закрити задачу.
Результат: менеджер в офісі бачить заміри та фото в ту ж секунду. Йому не треба чекати, поки замірник повернеться в офіс, або розбирати розмиті фотографії у Viber, намагаючись вгадати, яке до якого замовлення належить.
Етап 2. Комерційна пропозиція та затвердження
Маючи точні дані, менеджер формує комерційну пропозицію (КП). Вона підвантажується в це саме замовлення.
Далі — критичний момент погодження. У класичній схемі менеджер відправляє лист із вкладеним файлом, клієнт пише «Ок» або «Підтверджую». Це слабка ланка: можна помилитися версією файлу, можна запустити в роботу не те, що затвердив клієнт.
Сучасна система дозволяє згенерувати для клієнта «гостьове посилання». Клієнт переходить за ним і бачить своє замовлення: специфікацію, креслення, суму. Він не може нічого змінити, але має поле «Підпис». Людина буквально розписується пальцем на екрані смартфона.
Цей підпис фіксується в системі. Замовлення переходить у статус «Затверджено». Жодного копіювання, жодних «я не це мав на увазі». Єдиний цифровий документ для всіх.
Етап 3. Виробництво без папірців
Після внесення передоплати (що також фіксується окремим полем) замовлення потрапляє в чергу на виробництво.
В цеху може висіти великий монітор або планшети на робочих місцях майстрів. Вони бачать чергу замовлень: що треба робити прямо зараз, які дедлайни горять. Важливо: виробництву не потрібно бачити ціну продажу, контакти клієнта чи історію листування. Система автоматично фільтрує дані, показуючи майстру лише технічне завдання, креслення та терміни.
Це прибирає хаос. Майстер не бігає до менеджера уточнювати деталі, він не працює зі старими версіями креслень, бо в системі завжди актуальна інформація.
Етап 4. Монтаж як по нотах
Коли двері готові, менеджер змінює статус на «Готово до монтажу» і призначає бригаду.
Монтажник, як і замірник, має доступ до системи через смартфон. До цього моменту в його додатку могло бути порожньо («Замовлень немає»). Щойно його призначили — приходить Push-сповіщення, з’являється картка з адресою, часом і технічними деталями.
Монтажник зобов’язаний завантажити фото «До» й «Після».
Додаткові переваги централізованої системи
Крім простого ведення замовлення, єдиний робочий простір для команди відкриває можливості, про які в Excel годі й мріяти:
- Живе портфоліо. Вам не треба шукати приклади робіт у галереї телефону поміж особистих фото. Система автоматично підтягує фото виконаних робіт. Ви можете за секунду відфільтрувати: «Покажи всі білі двері в класичному стилі» і показати клієнту реальні фото з ваших об’єктів, одразу бачачи, яка там була фурнітура і скільки це коштувало.
- Робота з рекламаціями. Ви можете створити окремий процес для браку чи переробок. Це дозволить накопичувати статистику: якщо один і той самий монтажник постійно їздить на регулювання петель через тиждень після установки — це привід для серйозної розмови або навчання.
- Точна собівартість. Впровадивши облік витраченого часу та матеріалів на кожному етапі, ви побачите реальну рентабельність кожного замовлення. Це дозволяє гнучко керувати знижками й розуміти, де ви заробляєте, а де — працюєте в нуль.
Інструмент, який адаптується під вас
Багатьох підприємців лякає слово «впровадження». Воно асоціюється з місяцями розробки, величезними бюджетами та складним навчанням персоналу.
Саме для уникнення цих проблем ми створили Tracy.
Це no-code платформа, яка дозволяє створити власний застосунок для керування бізнесом без залучення програмістів. Головна перевага Tracy — простота і гнучкість.
Ви не отримуєте монстра з тисячею непотрібних кнопок. Ви налаштовуєте систему так, щоб кожен співробітник бачив лише те, що йому потрібно. Для монтажника це може бути взагалі одна кнопка і два поля для фото. Такий підхід значно знижує опір команди — людям не потрібно вчитися складного софту, все інтуїтивно зрозуміло.
Tracy стає центральним пультом керування вашою компанією. Тут можна вести не лише клієнтів і виробництво, а й базу постачальників, складські залишки, внутрішні завдання офісу чи маркетингові активності.
Ми розробили спеціальний шаблон для виробників дверей, який вже враховує описані вище процеси. Ви можете взяти його за основу і легко адаптувати під специфіку саме вашого виробництва. Це швидкий спосіб перейти від хаосу в блокнотах до системного бізнесу, готового до масштабування.
Дмитро Сікорський