П’ять способів організувати роботу благодійних фондів та волонтерських проєктів з Tracy

Як благодійним фондам упоратися з рутиною? Щоденні запити, звіти й логістика часто крадуть час у команд.

Дійсно, в роботі благодійних фондів та громадських організацій є багато однотипних процесів: обробка та виконання запитів, надання зворотного зв’язку, робота з постачальниками, навіть пошук співробітників і проведення співбесід. Цей список точно можна поповнити, згадавши щоденну рутину й операційку.

Конструктор застосунків Tracy — простий та зручний спосіб оптимізувати такі завдання. Ви можете налаштувати робочий простір під свої потреби та витрачати менше зусиль на керування проєктами. Давайте подивимося, як це працює, на прикладах.

Кейс №1. Запит на автомобіль

Почнімо із досить знайомого запиту: передача автомобілів для сил захисту й оборони. Цей процес включає багато завдань і ролей. Його можна розбити на такі етапи:

• зібрати запити;
• знайти автівки за кордоном;
• зібрати кошти на покупку й ремонт;
• придбати авто;
• доставити його в Україну;
• знайти потрібні запчастини;
• знайти СТО, яка займеться ремонтом безкоштовно чи зі знижкою;
• передати авто в підрозділ;
• почати з початку.

Чи не кожен із зазначених пунктів потребує дослідження та аналізу інформації. Простіше кажучи, корисно сформувати базу СТО — з контактами, цінами, умовами, відгуками, фотографіями тощо. Досить зручно мати можливість прикріпляти перевірену СТО зі списку до кожного окремого запиту на ремонт. Тоді буде легко знайти й переглянути всю потрібну інформацію про неї в будь-який момент.

На кожному етапі процесу можуть бути різні виконавці. Або ж одна людина — відповідальна за декілька пунктів. Припустимо, є необхідність налаштувати обмежений доступ до певних завдань. Наприклад, щоб не відволікатися на зайву інформацію, людина, яка шукає запчастини для ремонту, бачить лише інформацію про авто, яке будуть купувати. Відповідальний за СТО отримує сповіщення про те, що машина та запчастини вже на місці, і тоді контактує з вибраною (чи декількома) станціями обслуговування зі списку.

В той же час, є загальний координатор проєкту, який бачить повну інформацію: скільки машин їдуть, скільки потребують ремонту, які задачі в процесі, який запит необхідно закрити швидше і тому подібне.

Іншими словами, кожен може отримувати лише визначену, потрібну їм інформацію на кожному етапі. Це може бути корисним як і з міркувань безпеки, так і для оптимізації роботи в цілому, коли людина не відволікається на зайві сповіщення чи деталі. Наприклад, не треба самостійно розбиратися з пріоритетами, а виконувати лише ті завдання, до яких наразі є доступ.

Більше того в систему можна додати сторонніх користувачів — людей поза вашою командою, як-от співробітників СТО. В такому разі, вони теж будуть отримувати сповіщення про завдання й (бажані) дедлайни, як тільки авто й деталі будуть на місці. Іншими словами, інформацію не треба копіювати й пересилати у месенджерах та відстежувати окремо. В той же час, ви не ризикуєте приватністю.

Для кожного запиту на автівку створюється окрема детальна картка. У конструктора додатків Tracy є більше 20 типів полів, і ви можете вибирати лише потрібні для опису та керування цим завданням. Це може бути інформація про людину, яка залишила запит (ім’я, підрозділ, контакти), інформація про авто, фото, специфічні побажання, локація з позначкою на мапі і т. п.

Тим часом, інформацію, що використовується у багатьох картках, можна зберегти як загальну базу даних. Таким чином можна оформити список СТО, базу постачальників, власних співробітників з контактами і датами народження, волонтерів, з якими ви співпрацюєте та інше.

Є також декілька варіантів створення запитів. Хтось із команди може додавати їх вручну. Можна поділитися доступом із бійцями, від яких надходять запити, щоб вони одразу створювали їх у додатку. Або ж можна використати додаткову інтеграцію — чатбот Telegram чи Whatsapp.

Кейс №2. Звітність та зворотній зв’язок

Благодійні фонди та волонтери повинні звітувати перед донорами та донаторами — наприклад, щодо витрат, прогресу проєктів та їх ефективності. Конструктор застосунків — як CRM для некомерційних та благодійних організацій — підходить і для цих завдань. Поділимося кейсом одного нашого клієнта.

Фонд пропонує отримувачам допомоги залишити відгук про роботу через QR-код. Можна дуже детально розповісти про всі позитивні та негативні досвіди в результаті взаємодії. Відгуки надходять з усієї країни, а обробляє їх центральний офіс.

За кожним регіоном закріплений окремий фахівець. Кожен відповідає лише за свій регіон та не має доступу до інших відгуків. При цьому всі працюють на спільній канбан-дошці. Як і в попередньому прикладі, це налаштовано через доступи.

Тобто є менеджер, відповідальний за зворотній зв’язок в цілому, котрий може переглядати інформацію по кожному регіону. В той же час, решта команди працює виключно із власною частиною відгуків. Коли надходить новий відгук, сповіщення про нього отримують лише особи, які мають до нього доступ.

Окрім статистики щодо кількості позитивних та негативних відгуків, можна переглядати звіти щодо завантаженості команди та її ефективності. Завантаженість показує кількість завдань, присвоєних кожному учаснику процесу, та їх статуси. Ефективність відображає загальну тривалість процесу та середню тривалість кожного його етапу. Всі дані можна експортувати в Excel.

Кейс №3. Притулок для тварин

Ще один актуальний приклад — ініціативи, пов’язані із захистом тварин. У цьому випадку також маємо багато різнопланових завдань, що повторюються та виконуються поетапно.

Схематично робочий процес від початку до кінця можна зобразити так:

• команда отримує нову тваринку — знаходить чи передають волонтери;
• ветеринар проводить первинний огляд;
  • за необхідності, ветеринар призначає лікування;
  • котик чи песик проходить лікування перед пошуком господарів;
• паралельно команда шукає господарів новим тваринкам;
  • робить фото й складає опис;
  • публікує на сайті та/або в соцмережах;
• працівники та/або волонтери доглядають за тими, кого ще не забрали;
• команда шукає кошти на утримання тварин, які залишаються у притулку;
• паралельно відбувається робота з соцмережами та спонсорами.

Як бачимо, тут теж є багато різноманітних етапів та статусів, у яких легко загубитися. З Tracy, навпаки, їх стає легко відстежувати. Можна завести тваринку в систему та фіксувати просування у її особистій картці.

Як і в попередніх прикладах, можна додати опис, фото, документи від ветеринара, посилання на сторінку на сайті та публікації в соцемережах — одним словом, будь-яку інформацію, яка її стосується. Картку можна переміщувати між відповідними етапами, стартуючи від «Новий мешканець» до «Знайшов господаря» з усіма релевантними статусами між цими двома.

Якщо притулок має сайт з інформацією про своїх мешканців, можна налаштувати інтеграцію із Tracy. Тоді контент на сайті буде автоматично оновлюватися, коли пов’язані з ним картки переходять у певні статуси. Простіше кажучи, якщо картка котика чи песика переміщається у «Знайшов господаря», його сторінка автоматично зникає із сайту. Не потрібно нічого оновлювати вручну.

Кейс №4. Замовлення ліків

Ще один приклад, де можуть стати в нагоді CRM-системи для неприбуткових організацій, — закупівля та передача ліків. Тут теж доводиться мати справу із безліччю нюансів, які легко загубити в месенджерах чи документах.

Не важливо, йдеться про військових, гуманітарну допомогу, малозабезпечені групи населення чи власне поліклініку, процес буде досить схожий. Давайте розглянемо його схематичну версію.

• скласти список медикаментів;
• погодити список (за необхідності);
• додати альтернативні варіанти на випадок відсутності певних препаратів;
• знайти контакти виробників/постачальників;
• обговорити деталі та зробити замовлення;
• отримати й обробити замовлення (перевірити, розсортувати);
• підготувати інструкції чи рекомендації;
• відправити адресатам.

Для замовника важливо, аби все приходило вчасно, в потрібній кількості та стані. Тобто вже на з цього короткого зауваження випливає декілька нюансів.

1. Важливо переконатися, щоб у списку не було дублікатів.
2. Якщо певні позиції та альтернативи відсутні, вказати у примітках.
3. Зазначити особливості транспортування, якщо вони є.
4. Зазначити дедлайни.
5. Додати коментарі стосовно особливостей застосування та побічних ефектів.
6. За необхідності додати інші інструкції та коментарі.

Керувати цим ефективно допоможуть бази даних. Можливість створювати найрізноманітніші види полів та статусів стають в нагоді. Їх можна сформувати декілька — для препаратів, постачальників та замовників/отримувачів. До картки кожного препарату можна прикріпити рецепт, додаткові коментарі, альтернативи, особливості видачі й тому подібне.

Отже, маємо найповнішу інформацію про різні препарати та спосіб керувати запитами без додаткових складнощів. Усе зрозуміло, налаштовано конкретно під цей процес і прозоро. У систему можна додати волонтерів або інтегрувати інструмент із сайтом, де залишають заявки.

Кейс №5. Ваша історія

Звісно ж, благодійні ініціативи не обмежуються декількома переліченими вище прикладами. Проте CRM-програма для некомерційних організацій Tracy не прив’язана до специфічних напрямків, не обмежена жодними процесами чи етапами.

Замініть «автівки» чи «ліки» на будь-яке інше обладнання чи товар, конструктор все ще можна ідеально налаштувати під процес закупівель та постачання. Особливості робочого процесу, кількість етапів та залучених осіб не мають жодного значення. Тут можна вести декілька масштабних проєктів або менеджити маленьке повторюване замовлення чогось для когось. Все працюватиме однаково добре.

Що ще вміє конструктор застосунків?

Tracy — таск менеджер для волонтерів — має й інші особливості, які стануть у нагоді благодійним фондам та волонтерам. Ви можете обирати самостійно, як працювати з наборами даних та завданнями. Наприклад, можна перемикатися між Kanban-дошкою, діаграмою Ґанта, календарем та списком.

Як вже згадували вище, можна переглядати завантаженість виконавців (кількість завдань у кожного) та графіки ефективності (їх середню тривалість). Це дозволяє проаналізувати, скільки часу займають конкретні однотипні запити й задачі, щоб краще організовувати роботу команди в майбутньому. Можна дивитися порівняльну статистику про етапи, періоди, регіони чи окремих працівників.

При цьому, Tracy пропонує гнучкість: вам не потрібно обирати лише одну візуалізацію чи єдиний спосіб аналізу. Створивши картку раз, ви в будь-який час можете переглядати її окремо чи разом із рештою на дошці, у списку, графіку, чи календарі.

Серед додаткових функцій — можливість прикріпляти локацію та зручно переглядати мапу (де знаходиться СТО, замовник тощо), аналізувати воронку (який відсоток заявок виконується), відслідковувати прогрес та окремі замовлення в календарі, переглядати процес у вигляді графіку.

Коли маємо справу зі звітністю та розподілом завдань, найпершими йдуть в хід Google-таблиці та месенджери. Чим більше з’являється роботи й учасників, залучених до її виконання, тим гостріше відчувається бажання замінити чи доповнити таблиці та чати додатковими функціями. Виникає необхідність налаштувати систему краще, аби все працювало чіткіше та організованіше. З Tracy це дуже легко зробити.

Незалежно від того, йдеться про великий фонд чи маленьку команду, простий та зручний інструмент для керування проєктами, щоденними задачами та складними процесами грає неабияку роль в загальній ефективності.

FAQ 

Чи підходить Tracy для невеликих волонтерських команд?

Так, Tracy добре підходить для невеликих команд, бо дозволяє структурувати роботу без складних налаштувань. Система підтримує спільну роботу, чіткий розподіл задач і контроль за прогресом. Це особливо зручно, коли волонтери працюють частково або нерегулярно. Усі бачать, хто за що відповідає, і можуть швидко включитись у процес. Навіть базова версія допомагає уникнути хаосу і не втрачати важливі деталі.

Як налаштувати Tracy під конкретні процеси, наприклад, доставку авто?

Tracy дозволяє створювати власні шаблони проєктів і поля, які точно відображають реальні процеси. Наприклад, можна задати етапи доставки, вказати відповідальних осіб, статус авто чи час прибуття. Усі учасники бачитимуть актуальний стан виконання, що пришвидшує реакцію на зміни. Система легко адаптується під логіку будь-якого процесу. Це дає змогу налаштувати її один раз і надалі працювати без зайвих змін.

Чи можна залучати сторонніх людей, як СТО чи постачальників, до системи?

Так, у Tracy можна створювати окремі ролі для зовнішніх учасників. Це дозволяє дати їм обмежений доступ лише до потрібної інформації. Наприклад, постачальник бачитиме лише заявки, що стосуються його частини роботи. Це зручно, безпечно й зменшує кількість переписок у месенджерах. Комунікація стає більш зібраною та контрольованою.

Чи спрощує Tracy звітність перед донорами?

Tracy зберігає всі дії в проєкті, тому легко сформувати звіт за будь-який період. Дані можна експортувати або зібрати у візуальні дашборди. Це дозволяє показати хід проєкту, використання ресурсів і результати в зручному форматі. Завдяки централізованому обліку не потрібно збирати інформацію вручну. Донори отримують прозору, достовірну картину діяльності.

Чи потрібні технічні навички для роботи з Tracy?

Ні, Tracy створена для звичайних користувачів, а не лише для технічних спеціалістів. Інтерфейс інтуїтивний, а підказки допомагають швидко зорієнтуватись. Базове навчання займає зовсім небагато часу. Більшість функцій зрозумілі з першого погляду, навіть якщо людина ніколи не працювала з подібними системами. Це дозволяє швидко залучати нових волонтерів до спільної роботи.

Як Tracy допомагає притулкам для тварин?

Tracy допомагає відстежувати заявки, лікування, запаси корму й переміщення тварин. Кожен мешканець притулку може мати власну картку з історією. Волонтери бачать, що вже зроблено, і що потребує уваги. Це знижує ризик помилок, дублювання завдань або втрати важливої інформації. Усе зберігається в одному місці, що полегшує управління та звітність.

Чи можна інтегрувати Tracy із сайтом або месенджерами?

Так, Tracy має API та можливості інтеграції через платформи на кшталт Make або Zapier. Це дозволяє автоматично передавати заявки з сайту в систему або сповіщати через месенджери. Наприклад, нове звернення з форми на сайті може автоматично ставати завданням. Це пришвидшує реакцію й зменшує ризик втрати повідомлень. Завдяки інтеграції зручність для команди зростає в рази.

Які візуалізації доступні в Tracy для управління проєктами?

У Tracy можна використовувати канбан-дошки, таблиці, календарі та діаграми. Це дозволяє обирати зручний формат для різних типів проєктів. Наприклад, календар підходить для планування подій, а канбан — для поточного контролю задач. Усі візуалізації оновлюються в реальному часі. Це дає змогу бачити прогрес і завантаження команди з одного погляду.