Табель обліку робочого часу: як розрахувати реальну собівартість послуг і знайти приховані збитки
Якщо ви продаєте послуги або створюєте інтелектуальний продукт, час — це ваш товар. Не рахувати його — це те саме, що для супермаркету не проводити інвентаризацію на складі. Ви знаєте, що товар кудись зникає, але не знаєте, чи його продали, чи вкрали, чи він зіпсувався.
Сьогодні ми поговоримо про табель обліку робочого часу не як про бюрократичний пережиток для бухгалтерії, а як про потужний інструмент управлінського обліку, який прямо впливає на чистий прибуток.
Чому ви втрачаєте гроші без обліку часу: математика собівартості
Уявімо ситуацію: у вас є два клієнти. Обидва платять по $2 000 на місяць за послуги (абонентська плата). На перший погляд, вони однаково цінні для компанії.
Але якщо впровадити табель обліку робочого часу, можна помітити:
- Клієнт А: команда витрачає на нього 10 годин на місяць. Все йде гладко.
- Клієнт Б: вимагає нескінченних узгоджень, правок, дзвінків. Команда витрачає 60 годин.
Якщо година роботи вашого спеціаліста (з урахуванням зарплати, податків, оренди офісу та амортизації техніки) коштує компанії $40, то математика виглядає так:
- Собівартість Клієнта А: $400. Прибуток: $1 600.
- Собівартість Клієнта Б: $2 400. Збиток: −$400.
Без тайм-трекінгу Клієнт Б здається хорошим замовником, який приносить гроші. З тайм-трекінгом ви бачите, що ви фактично доплачуєте йому за можливість співпрацювати.
Статистика: За даними досліджень (Accelo, Voux, Insurance Business), компанії, які не ведуть детальний облік часу, втрачають більше 20% потенційного доходу через так званий «витік часу» (time leakage) — роботу, яка виконується, але не виставляється в рахунок клієнту.
Пошук «чорних дір»: аудит процесів
Як власнику, вам важливо знати не тільки для кого робиться робота, а й яка саме це робота. Табель обліку робочого часу дозволяє категоризувати завдання й відповісти на питання: «Чому ми так багато працюємо, але так повільно рухаємося?».
1. Аналіз небілінгового часу (non-billable hours)
Скільки часу ваші дорогі спеціалісти витрачають на завдання, які безпосередньо не приносять грошей?
- Внутрішні наради, які можна замінити листом.
- Складання звітів вручну.
- Налаштування софту.
Якщо ви побачите, що ваш провідний інженер з зарплатою $30/год витрачає 20% часу на форматування документації, ви зрозумієте, що дешевше найняти асистента за $5/год або автоматизувати цю рутину.
2. Оцінка рентабельності проєктів з фіксованою ціною
Коли ви продаєте проєкт за фіксованою ціною, ви «робите ставку». Ви сподіваєтеся, що зробите роботу швидше, ніж заклали в кошторис. Тайм-трекінг показує реальність. Порівнявши план і факт по завершених проєктах, ви можете виявити системну помилку: наприклад, етап «Дизайн» у вас завжди займає вдвічі більше часу, ніж ви продаєте. Це сигнал: або піднімати ціни, або змінювати щось у відділі дизайну.
Але ще важливіше — наявність об’єктивної картини дозволяє реагувати на перевитрати ще в процесі, поки вони не стали критичними.
Об’єктивна оцінка персоналу: кінець епохи «улюбленців»
У багатьох компаніях оцінка ефективності (KPI) базується на суб’єктивних відчуттях керівника: «Олег наче старається, сидить допізна, а Андрій йде рівно о 18:00».
Табель обліку робочого часу руйнує ці стереотипи й дає тверді дані:
- Швидкість vs якість. Ви можете порівняти, скільки часу витрачають різні працівники на аналогічні типові завдання. Якщо Андрій робить задачу за 2 години, а Олег за 6 — це привід розібратися. Можливо, Олег не лінується, а робить роботу глибше та якісніше? Або йому бракує навичок? Або він перевантажений іншими, «невидимими» завданнями?
- Дисципліна та залученість. Ви бачите патерни роботи. Хтось робить роботу ривками перед дедлайном, а хтось працює рівномірно.
- Захист від вигорання. Це парадоксально, але табель потрібен керівнику, щоб захистити цінні кадри. Якщо ви бачите, що співробітник систематично логує 50+ годин на тиждень, він скоро вигорить і звільниться. Пошук і навчання нової людини коштуватиме вам від 3 до 6 його місячних окладів. Дешевше вчасно помітити перевантаження та перерозподілити задачі.
Юридична безпека бізнесу
Не варто забувати про правовий аспект. Прозорість — це ваша броня. Якщо виникає трудовий спір, працівник стверджує, що працював понаднормово без оплати, або клієнт вимагає звіт про те, «що ви робили цілий місяць» — коректно заповнений табель є вашим головним доказом.
Показовий кейс: справа канадського банку CIBC стала хрестоматійною. Через те, що в компанії ігнорували реальний облік перепрацювань співробітників (вважаючи їх «добровільними»), суд зобов’язав банк виплатити $153 мільйони компенсації. Наявність чіткої системи обліку та політики щодо овертаймів могла б заощадити цю суму.
Як це працює в Tracy: практика без бюрократії
Найбільша проблема впровадження тайм-трекінгу — це саботаж персоналу. Ніхто не хоче заповнювати Excel-таблиці в кінці тижня, згадуючи, що було в понеділок. Тому в Tracy ми зробили цей процес максимально «безболісним» та інтегрованим у роботу.
1. Логування часу «в моменті»
У Tracy облік часу не є окремою складною процедурою. Співробітник працює із завданням і прямо в ньому фіксує витрачений час. Це виглядає просто: відкрив задачу → зробив роботу → вписав «2 години» в поле часу → закрив задачу. Це займає 5 секунд, але створює базу даних для потужної аналітики.
Важливо фіксувати час щоденно, а не залишати це на кінець тижня чи, ще гірше, місяця. Тоді показники будуть максимально «чесними» і сам процес викликатиме менше спротиву. Для дотримання ритму на перший час можна призначити окрему людину, що відповідатиме за щоденну перевірку табелю.
2. Табель команди: погляд зверху
Керівник має доступ до зведеного звіту. Ви можете сформувати табель за будь-який період (тиждень, місяць, квартал) у розрізі:
- По виконавцях: хто скільки відпрацював, на що пішов їхній час.
- По проєктах/клієнтах: яка реальна трудомісткість кожного проєкту.
Це дозволяє миттєво побачити перекоси в навантаженні: хто перевантажений, а хто недовантажений.
3. Фінансова аналітика завдань
Ви можете відфільтрувати завдання, які зайняли найбільше часу за вибраний період. Це ваша «їжа для роздумів». Подивіться на ТОП-5 найбільш часозатратних завдань місяця та задайте собі питання:
- Чи принесли ці завдання гроші компанії?
- Чи можна було їх автоматизувати?
- Чи доцільно надалі братися за аналогічні проєкти за такою ціною?
Tracy перетворює час із абстрактної величини на конкретну метрику. Завдяки цьому ви відмовляєтесь від припущень на користь твердих фактів. Саме такий підхід трансформує хаотичне ремісництво у прогнозований та системний бізнес.
Дмитро Сікорський