«Я нічого не встигаю»: як автоматизація рятує менеджера від рутини (з практичними прикладами)

Ви — власник бізнесу або менеджер. Ваш ранок, ймовірно, починається однаково: ви відкриваєте месенджери, пошту, CRM (якщо вона є) і Excel. На вас чекає лавина дрібних запитань: «Де рахунок?», «Чому клієнту не відправили ТТН?», «Хто сьогодні на зміні?».

Замість того, щоб думати про стратегію, ви працюєте дорогим диспетчером. Ви гасите пожежі, які самі ж і розпалюєте ручним управлінням.

Згідно з дослідженням Asana Anatomy of Work Index, офісні працівники витрачають 60% свого часу на «роботу про роботу» (work about work) — пошук інформації, перемикання між програмами, статус-мітинги та ручне перенесення даних. Лише 26–27% часу йде на кваліфіковану роботу, заради якої цих людей наймали.

Автоматизація — це не про роботів, які захоплять світ. Це про те, як забрати у людей роботу роботів (копіювання, пересилання, звірка) і дати їм час на роботу людей (спілкування, продажі, креатив).

Розглянемо на п’яти реальних сценаріях, як прості алгоритми економлять час, гроші та нерви команди.

Сценарій 1. Інтернет-магазин взуття і «пастка ручного введення»

Проблема: менеджери витрачали майже цілий робочий день, щоб додати на сайт партію з 20 нових пар взуття. Процес вимагав надмірної уваги: спочатку зробити фото, потім знайти дані в складській базі, скопіювати опис та ціни в Excel (заповнюючи 10 колонок), вручну перейменувати файли фотографій і, нарешті, конвертувати все це у формат для імпорту на сайт.

Людський фактор тут неминучий: помилки при копіюванні, переплутані фотографії, вигорання від монотонності.

Рішення: була розроблена невелика утиліта, яка автоматично поєднує дані зі складської програми з фотографіями. Менеджеру достатньо завантажити фото, а система сама підтягує характеристики та імпортує їх у базу даних магазину.

Результат: економія часу сягнула 70%. Те, що займало день, тепер робиться за лічені години. Менеджери встигають обробити більше товару або приділити час клієнтам, а кількість помилок звелася до нуля.

Сценарій 2. Доставка піци: коли секунди вирішують усе

Проблема: оператор має 5 секунд, щоб назвати клієнту час доставки піци — це питання, на яке не можна відповідати «приблизно». Йому потрібно миттєво проаналізувати складне рівняння: завантаженість кухні, наявність вільних кур’єрів (хто повертається, хто ще зайнятий), графік змін та ситуацію на дорогах. Раніше оператори вручну вводили адресу в Google Maps і намагалися вгадати час «на око». Це призводило або до простою кур’єрів, або до запізнень і негативу від клієнтів.

Рішення: в інтерфейс оператора додали кнопку автоматичного розрахунку. Натискання — і маршрут з урахуванням поточних заторів до конкретної адреси будується без необхідності вводити її вручну.

Результат: зменшився час очікування клієнта на лінії. Точність планування замовлень зросла без додаткового навантаження на персонал.

Сценарій 3. «Чорна діра» лідів у Excel (кліматичне обладнання)

Проблема: компанія з продажу кліматичного обладнання обробляє сотні заявок від дилерів у Excel. Заявки падають у месенджери, на пошту, губляться в спамі. Менеджери вручну переносять їх у таблицю, на що йдуть години, складно відслідковувати дублі за певною адресою, при копіюванні виникають помилки, потрібно вручну сповіщати дилерів про результати розгляду заявок.

Рішення: впроваджено «єдине вікно» для заявок.

1. Дилер заповнює просту форму на сайті. Відповідно до адреси на мапі автоматично з’являється мітка.
2. На дошці менеджера одразу створюється картка.
3. За локацією легко відслідкувати дублі (декілька заявок на одну адресу), що раніше було проблемою.
4. Менеджер перетягує картку в колонку «Прийнято» → дилер автоматично отримує сповіщення електронною поштою (і далі кожного разу, коли стан заявки змінюється).

Результат: швидкість обробки зросла втричі. Зникла проблема дублів і помилки ручного введення. Процес став прозорим для обох сторін.

Сценарій 4. Повторні продажі й сервіс (обслуговування клієнтів)

Проблема: компанія обслуговує фільтри для води. Раніше менеджери витрачали левову частку часу на обдзвони бази з нагадуванням: «Вам час замінити картридж». Це рутинна робота, яка виснажує менеджерів і часто дратує клієнтів своєю несвоєчасністю.

Рішення: впроваджено автоматичну «воронку турботи». Система сама слідкує за термінами експлуатації для кожного клієнта.

1. Коли підходить час, клієнт отримує автоматичне сповіщення (у месенджер або на пошту) з пропозицією сервісу.
2. Клієнт може сам обрати час візиту майстра онлайн, без розмов з оператором.
3. Система сама приймає оплату.

Результат: економія часу менеджерів — до 90%. Команда тепер може обслуговувати значно більшу базу клієнтів, займаючись лише нестандартними питаннями, а не механічним обдзвоном.

Сценарій 5. Чесний фідбек без страху

Проблема: після виконання замовлення важливо отримати зворотний зв’язок. Проте менеджери часто «забувають» про це або свідомо уникають запитання, боячись почути негатив. У результаті керівник не бачить реальної картини якості сервісу.

Рішення: налаштовано автоматичний запит фідбеку.

1. Замовлення отримує статус «Виконано».
2. Через 2 години (або на наступний день) клієнту приходить повідомлення у месенджер/на пошту: «Оцініть роботу від 1 до 5».
3. Якщо оцінка 5 → автоматичне прохання: «Будемо вдячні за відгук у Google Maps (ось посилання)».
4. Якщо оцінка 1–3 → миттєве сповіщення керівнику відділу контролю якості: «Тривога! Незадоволений клієнт».

Результат: ви отримуєте потік реальних відгуків. Рейтинг у Google зростає (оскільки ви просите публічний відгук лише у задоволених), а конфлікти з незадоволеними гасяться миттєво, ще до того, як вони напишуть гнівний пост у соцмережах.

Чому це вигідно

1. Економія часу. Якщо автоматизація заощаджує співробітнику хоча б 30 хвилин на день — це 10 годин на місяць. У команді з 10 людей — це 100 годин, які можна інвестувати в продажі, а не в копіювання рядків.
2. Прозорість для «тривожних». Клієнти та керівники люблять знати статус. Замість того, щоб дзвонити вам, вони можуть отримати автоматичний звіт у п’ятницю ввечері.
3. Масштабованість. Ви можете обробляти вдвічі більше замовлень, не наймаючи вдвічі більше людей.

Як зрозуміти, що вам час автоматизуватись?

Проведіть «Аудит роздратування». Запитайте себе та співробітників:

1. Яку задачу ви робите щодня і ненавидите її?
2. Де ми найчастіше копіюємо дані з одного місця в інше?
3. Яке питання клієнти задають нам найчастіше?

Якщо відповідь повторюється — це кандидат №1 на автоматизацію.

З чого почати?

Найбільша помилка — намагатися автоматизувати хаос. Якщо процес поганий, автоматизація просто зробить його «швидшим поганим процесом».

1. Опишіть процес. Намалюйте шлях заявки від входу до фіналу. Де вона застрягає? Де втрачається час?
2. Почніть з малого. Не будуйте «зореліт» одразу. Оберіть одну просту річ: наприклад, збір заявок у єдине місце або автоматичний запит відгуку.
3. Використовуйте гнучкі інструменти. Сучасні системи (наприклад, Tracy) дозволяють налаштовувати логіку «Якщо А, то зроби Б» без знання коду, просто перетягуючи блоки.

Висновок

Дослідження McKinsey стверджують, що близько 50% усіх робочих активностей, за які сьогодні платять гроші, можуть бути автоматизовані вже існуючими технологіями.

Вибір за вами: продовжувати платити розумним людям за копіювання рядків у Excel, або налаштувати систему один раз і дозволити команді заробляти гроші, розвивати продукт і спілкуватися з клієнтами.

Почніть з малого. Автоматизуйте один процес уже завтра. Наприклад, збір заявок чи нагадування про оплату. Ваш бізнес (і ваша нервова система) скажуть вам «дякую».

Дмитро Сікорський

01 грудня 2025