Tracy vs Trello: що краще для малого бізнесу?

У сучасному бізнес-середовищі ефективне управління проєктами є не розкішшю, а необхідністю. І це актуально як для великих корпорацій, так і для малого бізнесу. Якщо підібрати інструменти правильно, ви зможете оптимізувати робочі процеси, підвищити продуктивність і забезпечити чітку комунікацію між членами команди. Розглянемо у якості таких інструментів дві платформи зі схожими функціями: Tracy та Trello.

Загальний огляд сервісів

Tracy і Trello — це різні підходи до управління проєктами, кожен зі своїми унікальними перевагами та особливостями. При виборі між цими інструментами важливо враховувати специфіку вашого бізнесу, розмір команди, типи проєктів та робочі процеси. Пам’ятайте, що не існує універсального рішення, яке однаково підходило б для всіх — вибір має базуватися на конкретних потребах вашої компанії. Тому почнемо з огляду сервісів.

Tracy

Tracy — це комплексна система управління проєктами, яка зосереджена на оптимізації робочих процесів та покращенні продуктивності команди. Якщо простіше: це як розумний органайзер для вашої роботи. Що він вміє? 

Функції Tracy

• Управління завданнями та проєктами: інтуїтивно зрозуміла система завдань з можливістю встановлення пріоритетів, строків та відповідальних осіб.
• Трекінг часу: можна відстежувати витрачений час на кожне завдання для оптимізації робочих процесів. Це важлива функція, оскільки вона допомагає вам зрозуміти, чи позитивний ваш ROI від тієї чи іншої операції. 
• Автоматизація процесів: можливість налаштування автоматичних дій при певних умовах. По суті, це платформа, яка робить за вас рутинну роботу й вивільняє ваші сили для більш суттєвих задач по бізнесу. 
• Аналітика та звітність: тут є розширені інструменти для аналізу ефективності команди та прогресу проєктів. Тобто, система показує, як ви працюєте, на що витрачаєте найбільше часу, наскільки швидко відправляєте товари тощо. 
• Управління ресурсами: функціонал для оптимального розподілу робочого навантаження між членами команди. 

Тобто, підсумуємо: Tracy ефективно вирішує проблеми, пов’язані з плануванням проєктів, оптимізацією робочих процесів та координацією роботи команди. Особливо корисним є функціонал для аналізу продуктивності та виявлення проблемних місць у робочих процесах.

Trello

Trello — це візуально орієнтована система управління проєктами, яка базується на методології Kanban. Звучить цей опис, ніби, зрозуміло. Більш того, якщо зайти на платформу, то ми побачимо, що вона виглядає досить просто. 

Безперечно, візуальна привабливість Trello стає якорем, яким притягує до себе увагу користувачів. Але цей додаток простий лише на перший погляд. Проте, коли ми переходимо до конкретної роботи з Trello, до організації даних для роботи, ми розуміємо — у різноманітті візуального оформлення є один великий недолік. Це нестача функцій. 

Тож, якими функціями ми можемо користуватися у Trello? 

Функції Trello

• Дошки, списки та картки: візуальна організація завдань за принципом Kanban для наочної презентації робочого процесу.
• Командна співпраця: прості інструменти для спільної роботи над проєктами.
• Інтеграція з іншими сервісами: можливості для розширення функціоналу через Power-Ups.
• Шаблони дошок: готові шаблони для різних типів проєктів і бізнес-процесів.
• Налаштування автоматизації: система Butler для автоматизації рутинних дій на дошках.

Тобто, Trello непогано справляється з проблемами, котрі пов’язані з організацією робочого процесу, візуалізацією стадій проєкту та забезпеченням прозорості завдань. Платформа особливо добре підходить для команд, які цінують простоту та наочність. Однак через те, що дошка (Kanban система) є основною методологією роботи в Trello, функціонал цієї платформи врешті виявляється обмеженим. 

Варто мати на увазі, що у Trello, на відміну від Tracy, підключити трекер часу (та інші інструменти) можна лише як зовнішню інтеграцію, тобто ці функції не вбудовані у сам інтерфейс додатку. У Tracy ж трекер часу, діаграма Ганта та інші опції є базовими, тож їх можна використовувати навіть у безкоштовному тарифному плані. 

Порівняння ключових функцій

Розглянемо детальніше функціонал, який ми можемо використати в обох додатках. Почнемо з ключової задачі, яку ці інструменти мають вирішити, — з управління завданнями та проєктами. 

Управління завданнями

Ефективне управління завданнями — це запорука продуктивності. Tracy та Trello — популярні інструменти, але який із них краще підходить саме вам? Розглянемо їхні можливості, переваги та особливості.

Tracy

Tracy — це продукт із індивідуальним підходом. Сервіс пропонує структурований підхід до управління завданнями. Тобто, ви можете:

• кастомізувати налаштування додатку під свій проєкт
• створювати ієрархічні проєкти, завдання та підзавдання 
• встановлювати пріоритети, чіткі строки та відповідальних осіб
• категоризувати завдання за різними параметрами, що полегшує фільтрацію та пошук тощо. 

Особливістю Tracy є те, що платформа дає можливість «зібрати» її під свій проєкт, оскільки різні сфери (наприклад, логістика, рітейл, рекрутинг тощо) потребують, відповідно, й різного підходу до організації задач. Тому інтерфейс управління завданнями в Tracy більш персоналізований та деталізований.

Tracy дає можливість створити застосунок під свої потреби, налаштувавши лише потрібні компоненти. Тобто, ми можемо самостійно обирати, як саме ми працюємо з даними (Діаграма Ганта, Kanban, календар тощо).

Trello

Trello є більш універсалізованою платформою. Платформа використовує візуальний підхід до управління завданнями на основі методології Kanban. Завдання представлені у вигляді карток, які розміщуються на дошках у різних списках, що відображають стадії робочого процесу. Картки можна легко перетягувати між списками, показуючи прогрес виконання.

Система карток Trello інтуїтивно зрозуміла та візуально приваблива. Кожна картка може містити чек-листи, вкладені файли, коментарі та мітки. Простота використання є ключовою перевагою Trello, що робить його доступним навіть для користувачів без досвіду роботи з системами управління проєктами.

Порівняння підходів

Tracy більше підходить для складних проєктів з чіткою структурою та необхідністю персоналізації та детального контролю. Trello, натомість, виграє за рахунок простоти та наочності, особливо для команд з гнучкими робочими процесами.

Якщо вам важливо відстежувати час виконання завдань та мати детальну аналітику, Tracy буде кращим вибором. Якщо ж пріоритетом є швидке впровадження та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс без додаткового занурення — варто звернути увагу на Trello.

Співпраця в команді

Важко сперечатися з тим, що командна взаємодія допомагає швидше досягати результатів. Tracy та Trello пропонують різні підходи до організації командної роботи. Розглянемо детальніше, які саме. 

Tracy

Найголовніше — у Tracy зберігаються структуровані дані. Тобто, коли користувач створює набори даних, він визначає, які необхідні поля для цих наборів даних. Це можна порівняти із табличкою Excel: тут, так само, структурний підхід до даних міститься в центрі сервісу. 

Tracy надає розширені можливості для командної роботи. Платформа пропонує детальне управління доступом та ролями, що дозволяє визначити, хто може бачити та редагувати певні проєкти чи завдання. Комунікація відбувається через коментарі до завдань та вбудовану систему сповіщень.

Особливістю Tracy є функціонал для координації роботи команди, включаючи календарне планування, управління робочим навантаженням та відстеження доступності членів команди. 

Trello

Trello є аналогом фізичної дошки. З одного боку, цей додаток також робить акцент на простоті співпраці. Інтерфейс картки надає зручний простір для обговорення завдання через коментарі, додавання вкладень та згадування інших членів команди. Є можливість також додати кастомні поля. Система сповіщень інформує користувачів про зміни в картках, на які вони підписані.

Функціонал для командної роботи в Trello більш спрощений, але при цьому інтуїтивно зрозумілий. Платформа дозволяє легко додавати нових членів до дошок та надавати їм різні рівні доступу. Візуальна організація дошок дає можливість швидко зрозуміти статус проєкту та розподіл завдань.

Що краще підходить для малих команд

Для малих команд (до 2–5 осіб) Trello часто виявляється більш ефективним завдяки простоті використання та низькому порогу входження. Новий член команди може почати працювати з Trello практично одразу ж, без тривалого навчання. При цьому, для опрацювання великих об’ємів даних Trello не є дуже зручним. 

Tracy, з іншого боку, краще підходить для більших команд зі складними проєктами або необхідністю детального структурування даних. Якщо команда працює над проєктами з чіткими строками та бюджетами, додаткова функціональність Tracy виправдовує більш тривалий період адаптації. Tracy дозволяє самостійно налаштувати кастомний додаток для роботи команди. Це вигідна опція, оскільки інакше прийшлося б звертатися до розробників для створення персональної платформи.

Висновок

Вибір між Tracy та Trello для малого бізнесу — це не просто питання функціональності, але й відповідності конкретним потребам та процесам вашої компанії.

Обидві платформи пропонують потужні інструменти для оптимізації роботи малого бізнесу, і правильний вибір залежить від конкретних цілей та особливостей вашої компанії. Найкращий підхід — почати з безкоштовних версій обох платформ, протестувати їх на реальних процесах та обрати ту, яка природніше вписується у вашу робочу культуру та бізнес-модель.