Як планувати роботу за методом SMART: 10 порад для досягнення цілей

Щодня мільйони людей складають списки завдань, які так і залишаються невиконаними. І проблема, як правило, не в нестачі часу чи мотивації. Причиною стає відсутність структурованого підходу до планування. Команди та окремі фахівці ставлять перед собою розмиті цілі — без чітких термінів, критеріїв успіху чи навіть реалістичної оцінки. 

Уникнути невдач, прокрастинації та розчарування можна практикуючи SMART — перевірений метод для встановлення цілей, що допомагає перетворити абстрактні бажання на конкретні та досяжні завдання. 

SMART система цілей працює однаково ефективно і для особистих прагнень, і для професійних викликів. Тож дізнаймося, як правильно формулювати цілі, щоб вони працювали на вас.

Що таке SMART-цілі?

SMART — це не просто «розумний» підхід до формулювання завдань, а своєрідна гра слів, яка допомагає запам’ятати, що саме робить такий метод ефективним. Отже, маємо абревіатуру: 

• S — Specific (Конкретні)
• M — Measurable (Вимірювані)
• A — Achievable (Досяжні)
• R — Relevant (Релевантні)
• T — Time-bound (Обмежені в часі)

Розгляньмо кожен із цих пунктів та приклади смарт-цілей ближче.

Конкретність

Ціль повинна чітко визначати, чого саме ви хочете досягти. Уникайте розмитих формулювань. Чим детальніше ви опишете результат, до якого прагнете, тим краще розумітимете, як це можна реалізувати.

Щоб сформувати конкретну ціль, поставте собі такі запитання:

• Чого саме ви хочете досягти?
• Хто залучений у процес?
• Де це відбуватиметься?
• Чому це важливо?
• Як це виконати? 
• Скільки часу у вас є? (Це — також частина T-критерію)

Не обов’язково застосовувати всі питання зі списку. Просто переконайтеся, що ваша ціль не має альтернативних трактувань чи «сліпих зон». 

Приклад: 

Замість «Покращити англійську» поставте за мету «Щодня читати щонайменше один матеріал англійською та вивчити 100 нових слів». Або ж: «Щодня займатися самостійно та раз на тиждень з репетитором, аби підвищити рівень англійської з B1 до B2 до кінця року». 

Вимірюваність

Ціль повинна містити критерії, за якими можна виміряти прогрес та успіх. Без цього вам буде важко відстежувати досягнення, коригувати дії та об’єктивно оцінювати доступний час. Без вимірюваності існує ризик залишатися на місці або ж приймати помилкові рішення.

Аби зробити ціль вимірюваною:

• Використовуйте конкретні числа, відсотки, показники.
• Створіть проміжні контрольні точки для відстеження прогресу.
• Визначте, як саме будете оцінювати успіх (інструменти, методи тощо).
• Встановіть градації успіху (мінімум, оптимальний результат, максимум).

Приклад: 

Завдання «Підвищити продажі» мало про що говорить команді. Натомість «Підвищити щомісячні продажі на 15%» чи «Збільшити обсяг продажів програмного забезпечення на 20% (з 50 до 60 ліцензій) для корпоративних клієнтів» додає потрібний контекст.

Досяжність

Тут все просто: надто складні цілі демотивують, а надто прості не розвивають. Досяжність допомагає підтримати баланс у плануванні, аби ваші амбітні задуми залишалися реалістичними. Ціль повинна вимагати зусиль, але знаходитись у межах ваших можливостей. 

Декілька прикладів факторів оцінки досяжності:

• Доступні ресурси (фінанси, час, люди, обладнання).
• Поточні знання та навички.
• Обмеження (фізичні, юридичні, фінансові).
• Попередній досвід у подібних завданнях.
• Необхідність додаткової підтримки чи навчання.

Приклад: 

Якщо ви лише починаєте тренуватися, то «Пробігти 5 кілометрів за 30 хвилин через 3 місяці» може бути досяжною ціллю. А от «Пробігти марафон наступного тижня» — дуже навряд. Те ж і з бізнес-кейсами: «Впровадити нову CRM-систему протягом наступного місяця» — не дуже вірогідний сценарій. Якщо ж поставити реалістичний термін та уточнити деталі стосовно ресурсів (додаткове навчання, бюджет, помічники тощо), стане набагато краще.

Релевантність

Ціль повинна мати значення для вас. Будь-яке завдання має бути частинкою більшого пазла — узгоджуватися з вашими довгостроковими планами, цінностями й іншими цілями. Інакше зникає весь сенс для його виконання. 

Для перевірки релевантності, можна використати такі запитання:

• Чи відповідає ціль вашим довгостроковим планам?
• Чи правильний зараз час для цієї цілі?
• Чи узгоджується вона з іншими пріоритетами?
• Чи є ця ціль дійсно важливою для вас особисто?
• Чи підтримує вона ваш загальний розвиток?
• Чи змінить щось її відсутність — на краще чи на гірше?

Приклад: 

Скажімо, ваша мета — започаткувати власний бізнес. Якщо ви плануєте відкрити кав’ярню, вам, очевидно, не потрібні курси програмування. Ба більше, вам навряд потрібно проходити кондитерські курси. А от покращити навички менеджменту — це вже інша історія. 

Або ж для студента-юриста релевантною буде ціль «Пройти стажування в юридичній фірмі, що спеціалізується на міжнародному праві, щоб здобути практичний досвід для майбутньої кар’єри у сфері міжнародних правових відносин, розширити професійну мережу контактів та підвищити конкурентоспроможність на ринку праці».

Часові обмеження

Ціль повинна мати чіткі часові рамки: дату початку та кінцевий термін. Це додає ясності та створює необхідні обмеження, щоб правильно розподілити ресурси та розпланувати етапи. Інакше досягнення цілі ризикує перетворитися на безперервний процес, де дуже легко загубити релевантність. 

Є багато елементів часового планування, наприклад:

• Конкретна дата завершення.
• Проміжні дедлайни для підзавдань.
• Часові рамки для регулярних дій.
• Графік перевірки прогресу.
• План дій у разі затримок.

Приклад: 

Замість «Я хочу написати книгу» краще пообіцяйте собі таке: «Я напишу перший чорновий варіант книги (60,000 слів) до 1 грудня цього року».

Завдання й активності, де можна детально виокремити покрокову реалізацію, можна оформити як план. Замість «Запустити онлайн-магазин до 1 березня» поставте за ціль наступне: «Фіналізувати дизайн та функціонал до 15 січня, наповнити контентом до 1 лютого, провести тестування з 1 по 15 лютого, виправити помилки до 25 лютого, організувати передстартову PR-кампанію з 20 лютого і здійснити офіційний запуск 1 березня зі щотижневими перевірками стану проєкту».

Для чого нам SMART-цілі?

Знання алгоритму, що пропонує SMART, не означає, що доведеться менше працювати для досягнення мети. Але вміння ставити правильні цілі дає суттєвий бонус на старті. 

Чіткість і фокус. SMART-цілі, завдяки своїй конкретності, усувають двозначність та потенційні непорозуміння. Стає простіше визначити пріоритети, а отже, й правильно розподілити ресурси та увагу між різними задачами. Чіткий план дій знижує когнітивне навантаження від фонового «Що мені робити далі?». Таким чином, стає легше сфокусуватися на важливому та не розпорошувати увагу. 

Мотивація. Реалістичність слугує як запобіжник вигоранню, захищаючи вас від демотивації через надто амбітні або недосяжні цілі. Конкретні терміни створюють відчуття зобов’язання й відповідальності. Тим часом вимірюваність дозволяє регулярно бачити й фіксувати прогрес, що, навпаки, підсилює мотивацію. Можливість розбити більшу ціль на менші кроки також створює відчуття регулярних «перемог». 

Ефективність. SMART-цілі дозволяють точно оцінити ресурси (команда, час, гроші, матеріали) необхідні для досягнення мети. Регулярні перевірки прогресу, що є елементом вимірюваності, допомагають вчасно виявляти відхилення від плану й розв’язувати проблеми на ранніх стадіях. Чітко означені критерії успіху вказують на те, коли ціль буде досягнута.

Універсальність. SMART постановка цілей працює однаково ефективно в особистому житті та бізнесі. Незалежно від масштабу завдання, мотивації, важливості, індустрії чи сфери застосування ви завжди можете сформулювати ціль, спираючись на згадані п’ять критеріїв. 

Це підтверджують бізнес-історії та недавні дослідження. 

Наприклад, агенція Promodo, пояснюючи, як працюють SMART-цілі на практиці, ділиться власним кейсом. Ціль «Створити ефективну структуру для рекламних кампаній в Google Ads та Meta Ads, аби отримати 1500-2000 реєстрацій на місяць», бувши конкретною, релевантною і так далі, принесла 6100 реєстрацій та знизила ціну за дію (cost per action) на 15%.

Попередні дослідження вказують на те, що SMART-планування в академічному секторі має позитивний ефект як на продуктивність, так і на психологічний стан студентів. Учасники експериментальної групи, які отримали завдання, складені за SMART-методом, краще досягали своїх цілей порівняно з учасниками іншої групи, що не мали таких конкретних інструкцій.

Вчимося ставити SMART-цілі

Отже, ефективне планування починається із правильних завдань. Можливо, властивості SMART цілей вже виглядають як непогана інструкція, але розгляньмо кожен крок цього процесу детально. За приклад візьмемо завдання «Покращити маркетинг».

Крок 1: Визначте конкретну мету

Почніть із запитання «Чого саме я хочу досягти?». У нашому випадку початковий запит мало про що говорить. Необхідно максимально деталізувати свої наміри й визначити, що потрібно виконати. Тому замість «Покращити маркетинг» беремося «Запустити email-розсилку». Можна додати більше специфіки: щотижневу розсилку, тематичну розсилку, розсилку для різних сегментів покупців тощо. 

Крок 2: Зробіть ціль вимірюваною

Обов’язково додайте цифри, відсотки чи конкретні показники. Подумайте, як можна оцінити прогрес. Які кількісні показники свідчитимуть про успіх? Які проміжні контрольні точки варто встановити? «Залучити 500 нових підписників за місяць» — прийнятний варіант. 

Якщо ви готові до додаткових викликів, можете додати більше цифр: «Залучити 500 нових підписників за місяць із показником відкриття листів не менше 25% та конверсією переходів на сайт не менше 10%». Однак не варто боятися повільного старту. Ціль завжди можна деталізувати чи розширити. 

Крок 3: Перевірте досяжність

На цьому етапі важливо оцінити реалістичність вашої цілі з урахуванням доступного бюджету, часу, команди та її компетенцій, технічних можливостей, а також попереднього досвіду у подібних проєктах. Іншими словами, чи реально залучити 500 підписників за місяць із вашим бюджетом та досвідом в налаштуваннях розсилок? 

Уявімо, середня вартість залучення підписника становить 5$. Тобто вам потрібно 2500$, аби отримати 500 підписників. З бюджетом 3000$, досвідом аналогічних кампаній з показником 450-550 підписників на місяць (та, власне, цифрами, на які можна спиратися для вірогідних розрахунків), ціль є досяжною. 

Крок 4: Переконайтеся в релевантності

Запитайте себе, чи ваша ціль наближає компанію до вашої глобальної мети. Точніше, варто поставити низку запитань: 

• Чи email-розсилка відповідає вашій стратегії зростання? 
• Чи дійсно вона важлива для загального успіху? 
• Чи правильний зараз час для запуску? 
• Чи відповідає вона цінностям та пріоритетам? 

Якщо коротко, поясніть собі цінність завдання. Наприклад, у цьому випадку можемо підсумувати: «Запуск email-розсилки підтримує нашу стратегію побудови довготривалих відносин через регулярну комунікацію, що є ключовим для нашої бізнес-моделі підписки». Згодом ви отримаєте більше даних, аби оцінити успіх розсилки та доцільність її підтримання. І правильно: ми підійшли до пункту про часові обмеження. 

Крок 5: Встановіть дедлайн

Наявність чітких часових рамок структурує роботу та дисциплінує. Для деяких завдань буде достатньо лише дедлайну. Для інших, як-от наша розсилка, варто додати більше змінних: 

• Визначити конкретну дату старту й завершення. 
• Встановити проміжні контрольні точки.
• Врахувати можливі затримки.
• Створити часовий буфер для непередбачуваних ситуацій. 

«Запустити розсилку до 30 квітня 2025 року» — наша основа та мінімум для цього завдання. Набагато ефективніше буде уточнити, що для цього потрібно:

• Підготувати контент-план на три місяці до 15 березня.
• Підготувати перший текст до 23 березня.
• Створити дизайн-шаблон до 31 березня.
• Протестувати з 1 по 15 квітня.
• Запустити розсилку 30 квітня 2025 року.
• Відправляти щотижневий лист щочетверга протягом трьох місяців. 
• Провести аналіз ефективності з 30 липня до 4 серпня. 

На додачу, варто вирішити, підтримувати розсилку під час аналізу чи поставити на паузу на тиждень. Тут ідеться не стільки про ефективність, скільки про увагу до деталей: лист «за межами» наших трьох місяців може ніхто не написати й не відправити, якщо цього попередньо не обговорити. 

Типові помилки та як їх уникнути

Є декілька помилок, які часто зустрічаються на початку роботи зі SMART-цілями та можуть впливати на їх ефективність. Отож, чого варто уникати та як із цим справлятися? 

• Надто загальні формулювання. Недостатньо конкретні цілі залишають простір для різних інтерпретацій. Завжди додавайте контекст і деталі. 
• Відсутність вимірюваних критеріїв. Без чітких параметрів для оцінки прогресу його важко буде зафіксувати. Потрібні цифри й метрики.
• Нереалістичні цілі. Не варто ставити очевидно недосяжні завдання. Тверезо оцінюйте попередні результати, доступні ресурси та власні можливості.
• Ігнорування ширшої стратегії. Цілі, що не сприяють довгостроковому успіху або не відповідають основним пріоритетам, — це марнування часу. Зважайте на те, чи окреме завдання співвідноситься із вашою стратегією.
• Нечіткі часові рамки. Відсутність конкретних дедлайнів або занадто розмиті терміни працюють майже так само, як і відсутність будь-яких зобов’язань.
• Відсутність відповідальних осіб. Якщо це не особисті цілі, де відповідальні — ви самі, потрібно чітко визначити виконавців для кожного аспекту.
• Ігнорування необхідних ресурсів. Іноді амбіційні цілі можна перетворити в реалістичні, якщо провести коректний аналіз — і навпаки. Оцінюйте різні варіанти та враховуйте всі необхідні ресурси на початку.
• Ігнорування зовнішніх факторів. Навіть за найкращого планування залишається певний відсоток непідконтрольного вам. Завжди зважайте на зовнішні фактори та ризики, коли ставите цілі.
• Забагато цілей одночасно. Результатом може бути як нереалістичність, так і відсутність чіткості. Визначте пріоритети та зосередьтеся на найважливіших цілях — максимум двох чи трьох.

І головне: дозвольте собі коригувати цілі. Цінності, ресурси, пріоритети й навіть реалістичність здатні змінюватися. Не варто прямувати до колись поставленого завдання попри все. Натомість регулярно переглядайте ваші цілі й будьте готові адаптувати їх, зберігаючи SMART-формат.

Застосовуємо SMART-цілі на практиці

Цілі у форматі SMART здатні перетворити абстрактні ідеї на чіткий план дій. І так, одні й ті ж принципи дозволяють досягати результатів — незалежно від того, чи ви керуєте міжнародною компанією, чи просто хочете навчитися грати на гітарі. 

Додайте «чому» до «що»

Перш ніж сформулювати ціль, чітко визначте, чому вона важлива для вас. Запитайте себе: «Чому ця ціль має значення для мене особисто?» та запишіть відповідь. Розуміння глибинного значення допоможе підтримувати мотивацію в різних обставинах. 

Рухайтесь від великого до малого

Спочатку сформуйте загальне бачення. Розбийте його на середньострокові цілі, далі — на конкретні смарт-цілі для найближчого періоду. Тоді ви отримаєте гарно структурований план і навіть більше — зможете перетворити деякі амбітні цілі в цілком досяжні. 

Візуалізуйте процес

Ми схильні уявляти результат — яскраву картинку успіху, що змінює життя головного героя (наше власне чи нашої команди). Не обмежуйтесь цим: створіть простий покроковий план, блок-схему з кольоровим кодуванням тощо. Візуалізація процесу допомагає краще бачити взаємозв’язки між різними його етапами та ресурсами, необхідними для успіху.

Створіть дошку прогресу

Можна піти далі й використати фізичну або цифрову дошку для відстеження прогресу. Візуальні індикатори (графіки, шкали, наліпки) додають ігровий елемент та трохи азарту. 

Застосовуйте принцип «якщо — то»

Формулюйте конкретні реакції на передбачувані ситуації: «Якщо виникне ситуація А, то я виконаю дію Б». Це допоможе автоматизувати прийняття рішень у критичних ситуаціях та дозволить реагувати на зміни швидше.

Подумайте про перешкоди

Це — не сфокусованість на негативному, а оцінка ризиків. Знайдіть час, щоб подумати про можливі перешкоди та розробити план їх подолання. Проаналізуйте (або пофантазуйте), що може піти не так, і як ви діятимете, якщо це станеться.

Святкуйте проміжні успіхи

Маленькі перемоги заслуговують на визнання. Визначте декілька етапів та їх межі. Можна використати як часові, так і якісні параметри. Подумайте про систему мотивації для довгострокових проєктів.

Залучайте спостерігачів

Розкажіть про свої цілі близьким та звітуйте їм про прогрес. Зовнішня відповідальність зазвичай підвищує ймовірність виконання зобов’язань перед собою. У бізнес-завданнях можна звернутися до колег чи будь-яких зацікавлених осіб.

Рухайтесь від протилежного

Іноді корисно визначити, чого ви НЕ хочете досягти, або що буде найгіршим підсумком. Тоді можна краще зрозуміти, чого ви насправді прагнете і який результат буде неприйнятним, а отже, які обмеження варто встановити.

Аналізуйте й рефлексуйте

Після завершення кожного етапу виділяйте час, аби обдумати отримані уроки. Відзначте, що спрацювало добре, а що можна покращити наступного разу. Те ж стосується змін і невдач. Будь-який досвід, пов’язаний із постановкою та досягненням цілей, — цінний.

Цифрові помічники для SMART-планування

Є багато платформ та застосунків, що допомагають відстежувати прогрес, адаптувати цілі та систематично рухатися до бажаних результатів без зайвих зусиль. Ось декілька прикладів: 

• Google Calendar — незамінний інструмент для найрізноманітніших SMART-цілей. Плануйте дні погодинно, створюйте завдання та регулярні нагадування, розбивайте день на блоки для роботи над конкретними справами.
• Tracy — віртуальний робочий простір, що підходить для управління будь-якими проєктами, від щоденних персональних до складних корпоративних. Структуруйте ваші цілі, використовуючи детальні налаштування та працюйте з різними візуальними репрезентаціями. 
• Trello — ідеальний застосунок для візуалізації ваших SMART-цілей у форматі Kanban-дошок. На кожній картці опишіть конкретне завдання, додайте вимірні показники та часовими обмеженнями та рухайте їх між дошками-статусами (заплановано, в роботі, завершено тощо). 
• Notion — універсальний онлайн-записник, що дозволяє створювати складні системи відстеження цілей. Документуйте завдання в деталях, додавайте дедлайни, шкалу прогресу тощо. 
• Asana — потужна система управління бізнес-проєктами. Визначайте цілі, призначайте відповідальних, встановлюйте підзавдання з чіткими термінами та відстежуйте прогрес за допомогою обраних візуалізацій.
• Click Up — поєднує функції управління проєктами з потужними можливостями постановки цілей. Тут навіть є спеціальний розділ, де ви можете встановлювати різні типи вимірюваних цілей.

Аби повністю інтегрувати свої SMART-цілі в зручні системи управління завданнями, ознайомтесь із їх функціоналом та візуалізаціями. Мабуть, найзручнішими варіантами будуть Kanban-дошка та діаграма Ґанта — обидва доступні в Tracy. 

Kanban-дошка підійде для завдань, де потрібно більше описів та конкретики. Усі деталі можна вмістити на картках задач, які будете переміщувати від однієї колонки до іншої в міру їх виконання. Для інтеграції SMART-цілей у Kanban-системи:

1. Створіть окрему дошку чи простір, де будуть зібрані ваші цілі.
2. Додайте колонки з потрібними статусами: заплановано, в процесі, на паузі, завершено тощо. 
3. Розбийте кожну ціль на конкретні завдання, що рухатимуться по дошці/простору. 
4. Додайте до карток деталі з вимірюваними показниками. 
5. Використовуйте чеклісти всередині карток для кращої розбивки завдань. 
6. Встановіть дедлайни для кожної картки (або для обраних). 

Діаграма Ґанта дозволяє розподілити ваші завдання та підзавдання на шкалі часу. У Tracy буде достатньо налаштувати картки один раз, додавши дедлайн для кожної, аби пізніше перемикатися між візуалізаціями одним натисканням. Якщо ви починаєте роботу зі SMART-цілями з діаграми:

1. Створіть головну подію, що відповідає вашій SMART-цілі. 
2. Розбийте її на конкретні підзавдання з точними термінами. 
3. Встановіть залежності між ними. 
4. Додайте контрольні точки для вимірювання досягнень. 
5. Регулярно оновлюйте прогрес для кожного завдання. 

Обирайте застосунок, що найкраще відповідає вашому стилю роботи та специфіці завдань. І пам’ятайте: найефективніший інструмент — той, який ви регулярно використовуєте.

Система визначення цілей SMART — це не просто чергова методика, а радше спосіб мислення, що допомагає досягати результатів. Коли ви звикаєте формулювати свої наміри через призму конкретності, вимірюваності, досяжності, релевантності та часових рамок, ви перетворюєте розмиті бажання на реальні покрокові інструкції для їх досягнення.

Поставте свою першу SMART-ціль просто зараз. Подумайте про щось, що ви давно хотіли зробити. Сформулюйте завдання, опираючись на вже знайомі критерії: конкретність, вимірюваність, досяжність, релевантність та обмеження в часі. Почніть з маленького — цілі на день чи тиждень. Навіть таке, на перший погляд, незначне завдання може стати початком набагато масштабнішого успіху.

Чіткі цілі — це перший крок до великих змін!

FAQ

Як SMART-цілі відрізняються від звичайного планування?

Звичайне планування часто обмежується переліком завдань, що не має чіткої структури та часових рамок, тоді як SMART-цілі — це системний підхід. Кожна ціль повинна відповідати п'яти критеріям, зашифрованим в абревіатурі:

• S — specific, конкретна.
• M — measurable, вимірювана.
• A — achievable, досяжна.
• R — relevant, релевантна.
• T — time-bound, з чіткими часовими рамками. 

SMART перетворює розмите «треба зробити» на структурований план дій з чіткими критеріями успіху.

Як зрозуміти, чи моя ціль достатньо конкретна?

Ваша ціль достатньо конкретна, якщо вона дає чіткі відповіді на такі запитання:

• Чого саме ви хочете досягти?
• Яким чином ви плануєте це зробити?
• Коли це повинно бути виконано?

Якщо після формулювання цілі по SMART у вас не виникає додаткових запитань стосовно того, що потрібно зробити, вона, найімовірніше, — достатньо конкретна. 

Що робити, якщо моя ціль здається недосяжною вже на старті?

Спробуйте розбити її на менші завдання або переоцінити часові рамки. Ви можете переглянути масштаб — інколи краще почати з меншого і досягти успіху. До того ж можна розширювати ціль поступово. Якщо важливо зберегти ціль у такому ж форматі, подумайте про те, щоб залучити підтримку. Головне не забувати, що «A» у SMART — це досяжність, та не ігнорувати її.

Що робити, якщо моя ціль втратила релевантність через зміни обставин?

Почніть з аналізу. Подумайте, чому саме ціль втратила релевантність та як змінились ваші пріоритети. Адаптуйте її до нових обставин, якщо це можливо. Якщо ж ціль справді стала неактуальною, завершіть роботу. Це цілком нормально. На додаток, це звільняє місце для нової цілі, яка відповідатиме новим обставинам. Гнучкість у плануванні настільки ж важлива, як і дотримання чіткого плану. 

Як часто потрібно переглядати свої SMART-цілі?

Усе залежить від їхнього масштабу та тривалості. Наприклад: 

• Для щоденних — наприкінці кожного дня. 
• Для тижневих — раз або двічі на тиждень. 
• Для місячних — щотижня. 
• Для квартальних — раз на місяць. 
• Для річних — щокварталу. 

Також переглядайте цілі після суттєвих змін, коли з’являються нові завдання, що впливають на пріоритети, та якщо помічаєте, що значно випереджаєте графік чи відстаєте від нього.