Як приховати колонку в Google Sheets або Excel, щоб її справді ніхто не побачив? (спойлер: часто це неможливо, і ось чому)

У бізнесу є свій життєвий цикл інструментів. Кожен стартап, кожен новий проєкт, кожна ідея починається з порожнього аркуша. Точніше — з порожньої електронної таблиці.

Ви запускаєте новий напрямок продажів? Створили табличку. Почали найм співробітників? Табличка. Потрібно вести облік замовлень? Звісно, Google Sheets або Excel. Це швидко, безкоштовно й знайомо кожному. На цьому етапі гнучкість — ваш найкращий друг. Ви можете будувати процес буквально на льоту: додавати колонки, змінювати формули тощо.

Але потім бізнес починає рости.

У таблицю заходить вже не двоє людей, а десятеро. Потім двадцять. З’являються менеджери, підрядники, кур’єри, бухгалтери. І раптом та сама гнучкість, яка допомагала на старті, починає грати проти вас. Виникають питання, про які ви раніше не думали: «Як заборонити редагування однієї комірки?», «Як приховати колонку в Google Sheets від стажера, але залишити її для керівника?», «Хто видалив формулу розрахунку маржі?».

У цій статті ми детально розберемо, чому спроби перетворити Excel на систему керування бізнесом приречені на провал, чому «приховані» дані насправді відкриті для всіх, і як сучасні інструменти, такі як Tracy, вирішують цю проблему на рівні архітектури.

Точка неповернення: коли спільний доступ стає проблемою

Щойно у вашому процесі з’являється поняття «конфіденційність» або «зона відповідальності», таблиця перестає бути помічником і стає джерелом ризику.

Давайте розглянемо два реальні приклади з українського бізнесу. Ситуації різні, але корінь проблеми один — архітектура табличних редакторів.

Кейс №1: «голодні ігри» у франшизі фермерських продуктів

Уявіть собі успішну мережу магазинів натуральних продуктів. Є головний постачальник (франчайзер) і десятки магазинів-партнерів (франчайзі). Процес замовлення продукції був організований максимально просто: один великий файл Google Sheets.

Як це працювало: Кожного ранку комірник оновлював залишки продукції на складі. Представники магазинів заходили у файл, знаходили свій стовпчик і навпроти потрібного товару (наприклад, «Сир домашній») ставили кількість.

Що пішло не так: оскільки Google Sheets — це простір для спільної роботи, там діє принцип «всі бачать все».

1. Конкурентна розвідка: магазин А чудово бачив, що замовляє Магазин Б. Вони могли аналізувати чужі продажі, що створювало нездорову атмосферу.
2. Хаос і конфлікти: найцікавіше починалося, коли дефіцитного товару було мало. Хтось із партнерів міг зайти в таблицю пізніше, побачити, що ліміт на сир вичерпано (інші вже замовили все), і… просто змінити цифру в чужій колонці, зменшивши замовлення сусіда і збільшивши своє.
3. Безвідповідальність: на складі постійно виникали скандали: «Я замовляв 50 одиниць, чому в накладній 20?». Відстежити, хто саме і коли змінив значення у клітинці серед сотень правок за день, було майже нереально.

Google Sheets дозволяє обмежувати редагування, але не дозволяє обмежувати видимість даних на рівні колонок або рядків для різних користувачів в одному файлі.

Кейс №2: HR-процеси та конфіденційність

Розглянемо приклад київської IT-компанії, яка використовувала таблиці для ведення бази кандидатів. Процес найму тут класичний: скринінг з рекрутером, потім технічна співбесіда, і на фіналі — офер.

В чому виникла складність: таблиця за своєю природою пласка. У ній в одному рядку зберігається все: контакти, посилання на резюме, зарплатні очікування та нотатки рекрутера після першої розмови (наприклад, «здався трохи пасивним» або «дуже активний, може не вписатися в команду»).

Проблема з’являлася саме на етапі передачі кандидата технічному спеціалісту.

Якщо дати техліду доступ до таблиці, він неминуче побачить цифру бажаної зарплати та суб’єктивні враження рекрутера ще до початку інтерв’ю. Це миттєво створює когнітивне упередження. Замість об’єктивної оцінки навичок («Hard Skills»), інтерв’юер підсвідомо починає оцінювати, чи «вартує» людина цих грошей, або шукати підтвердження сумнівам рекрутера. Чистота процесу порушується.

Як це вирішували на практиці: Щоб уникнути цього впливу, команда фактично відмовилася від спільної роботи в документі на цьому етапі. Рекрутер перетворився на «живий буфер обміну»:

1. Він вручну копіював посилання на резюме і надсилав його техліду в Telegram.
2. Техлід проводив співбесіду і писав свій фідбек («плюси/мінуси») у відповідь у месенджері.
3. Рекрутер копіював цей текст із чату і вставляв назад у таблицю, щоб зберегти історію.

У результаті дорогі спеціалісти витрачали купу робочого часу на механічне пересилання даних туди-сюди лише тому, що не могли налаштувати в таблиці просте правило: «Техлід бачить резюме, але не бачить колонки ЗП і коментарів HR».

Технічний розбір: чому «приховати» не означає «захистити»

Коли власники бізнесу або менеджери стикаються з такими проблемами, перше, що вони роблять — йдуть у пошуковик із запитом: «Як приховати колонку в Google Sheets від певних користувачів» або «Захист даних в Excel паролем».

Інтернет пропонує безліч рішень: від функції «Protect Sheet» до складних скриптів. Але з точки зору інформаційної безпеки, більшість цих методів — це ілюзія захисту. Давайте розберемо, чому це не працює.

1. Міф про VeryHidden-аркуші в Excel

Просунуті користувачі Excel знають про властивість xlVeryHidden, яку можна активувати через редактор коду (VBA). Такий аркуш зникає зі звичайного меню «Показати приховане». Часто там ховають довідники із закупівельними цінами або формули розрахунку зарплат.

Чому це не захист:

• Доступність редактора: достатньо натиснути Alt+F11, щоб потрапити в редактор коду. Навіть якщо розробник таблиці поставив пароль, в інтернеті повно інструкцій, як обійти цей захист за кілька хвилин, не будучи хакером.
• Вразливість посилань: навіть коли аркуш схований, дані в ньому доступні для обчислень. Якщо хтось створить на новому чистому аркуші формулу =SecretSheet!A1 і протягне її вниз, Excel слухняно покаже весь «секретний» вміст.
• Природа файлу: файл Excel (.xlsx) — це по суті ZIP-архів з XML-файлами. Якщо ви надіслали комусь файл, ви фізично передали йому всю інформацію, яка там є. Паролі на аркуші знімаються за секунди безкоштовними утилітами. (Заради справедливості слід зазначити, що захист паролем всього файлу, а не окремих аркушів, реалізований дійсно надійно з використанням шифрування, і так просто його вже не зламати.)

2. Вразливість IMPORTRANGE у Google Sheets

У хмарних таблицях користувачі часто намагаються створити систему «Майстер-файл» (де є все) та «Клієнтський файл» (де є тільки частина), з’єднуючи їх функцією IMPORTRANGE.

Здається, що це вирішення проблеми: ви створюєте окрему таблицю для менеджера, яка підтягує дані тільки з потрібних колонок головної таблиці.

У чому підступ: коли ви вперше прописуєте формулу і натискаєте «Allow Access» (Надати доступ), ви створюєте постійний токен довіри між файлом А і файлом Б. Система не перевіряє, хто саме дивиться файл. Вона перевіряє лише дозвіл на з’єднання файлів. Якщо користувач має права редактора у своєму «обрізаному» файлі (а йому вони потрібні, щоб вносити звіти), він може змінити формулу.

Замість:

=IMPORTRANGE(»Master_Key», «PublicData!A1:B10»)

Він пише: 

=IMPORTRANGE(»Master_Key», «Salaries!A1:Z100»)

І Google Sheets без зайвих питань завантажить йому всю базу зарплат, тому що «дозвіл між файлами вже надано». Єдиний спосіб уникнути цього — дати доступ «Тільки перегляд», але тоді менеджер не зможе працювати з документом. Це глухий кут.

Більше, ніж просто доступ: проблема логіки процесу

Окрім безпеки, є ще одна фундаментальна проблема таблиць — вони нічого не знають про ваш бізнес-процес. Для Excel чи Google Sheets статус замовлення «Нове» і «Сплачено» — це просто текст у клітинці.

• Ви можете випадково «перетягнути» замовлення зі статусу «В обробці» в «Архів», не закінчивши роботу.
• Ви можете поставити статус «Відправлено», забувши вказати номер накладної.
• Ви можете змінити суму угоди вже після того, як вона була затверджена.

Таблиця все стерпить. Але ваш бізнес — ні. Пошук способів, як обмежити введення даних або заборонити перехід на наступний етап без заповнення обов’язкових полів — це ще один головний біль інтеграторів, який зазвичай вирішується складними скриптами, що постійно ламаються.

Tracy: як це працює, коли система спроєктована правильно

Ми створили Tracy саме для тих команд, які вже переросли можливості звичайних таблиць, але не мають бажання чи ресурсів впроваджувати важкі та дорогі ERP-системи. Tracy поєднує швидкість візуального конструктора з чіткою логікою професійного софту.

В основі системи — правила, які ви встановлюєте самі. Ви просто описуєте логіку роботи: хто саме має право бачити або редагувати кожне конкретне поле на кожному етапі процесу. Ви також визначаєте умови переходу: які дані мають бути обов’язково заповнені, перш ніж система дозволить пересунути картку далі (наприклад, не можна перевести замовлення у статус «Відправлено», не вказавши номер накладної).

А головна відмінність «під капотом» — це контроль доступу на рівні сервера. Вам більше не потрібно думати, як хитро «сховати» колонку від очей співробітника. Якщо користувач згідно з вашими правилами не має права бачити певні дані — сервер просто не надішле їх у його застосунок. Жодні маніпуляції з кодом сторінки чи зміною формул тут не спрацюють.

Ось як це вирішує наші кейси:

Кейс із франшизою

Замість спільної таблиці, де всі штовхаються ліктями, ви створюєте в Tracy програму для обробки замовлень із чіткими правилами видимості.

• Ізоляція даних: ви задаєте просте правило: «Співробітники бачать замовлення лише свого магазину». Все. Франчайзі фізично не може побачити, що замовив сусід, бо для нього ці записи просто не існують.
• Заборона змін «заднім числом»: ви налаштовуєте поведінку полів залежно від етапу. Наприклад, магазин може змінювати число в полі «кількість», поки замовлення має статус «Нове». Але як тільки комірник перевів його в статус «Збирається» — поле автоматично блокується для редагування. Більше жодних непорозумінь із підміненими цифрами.

Кейс HR

Вам більше не потрібно при роботі з кандидатами використовувати месенджери як спосіб розмежування доступу. Налаштуйте систему так, щоб вона автоматично адаптувала відображення даних для кожного учасника.

• Різні поля для різних очей: ви визначаєте, що роль «Рекрутер» бачить усе, а роль «Технічний спеціаліст» у тій самій картці кандидата бачить усе, крім полів «Бажана ЗП» і «Враження рекрутера». Для техліда цих полів не існує, тому жодних шансів на упередження.
• Доступ через призначення: вам не треба щоразу заходити в налаштування безпеки. Доступ надається природним шляхом: ви просто обираєте потрібного колегу в полі «Інтерв’юер» конкретної картки, і система автоматично відкриває йому доступ саме до цього кандидата. Як тільки співбесіда пройшла і ви зняли призначення або картка перейшла на наступний етап процесу — доступ зникає.

«Захист від дурня» в процесах

Tracy дозволяє налаштувати Stage Gating (шлюзи етапів). Ви можете задати жорсткі правила:

• Не можна перевести угоду в статус «Договір», поки не завантажено скан документа.
• Не можна закрити задачу, поки не заповнено поле «Витрачений час». Це перетворює хаос на конвеєр. Система веде користувача за руку і не дає йому помилитися.

Гостьовий доступ: Співпраця без зайвих ланок

А як бути, коли потрібно отримати інформацію від людини ззовні — наприклад, уточнити деталі замовлення у клієнта?

При роботі з таблицями це зазвичай перетворюється на рутину: ви пишете клієнту в месенджер, чекаєте на відповідь, а потім менеджер вручну копіює текст із чату і вставляє його у відповідну клітинку файлу. Це зайвий час і ризик щось переплутати чи забути перенести.

У Tracy ви можете згенерувати унікальне посилання прямо на конкретну картку. Клієнт переходить за ним і бачить спрощений інтерфейс: наприклад, лише статус свого замовлення і поле для коментаря чи завантаження фото. Йому не потрібна реєстрація чи доступ до вашої системи. Він просто вносить дані, і вони миттєво з’являються у відповідному полі вашого запису. Без «зіпсованого телефону» і ручного перенесення тексту.

Висновок

Електронні таблиці залишаються незамінним стандартом для фінансового моделювання та індивідуальної аналітики. Проте використання їх як платформи для операційних процесів, де фігурують фінанси та зони відповідальності, створює невиправдані операційні ризики. Намагання побудувати безпечний контур усередині Excel — це боротьба з самою архітектурою файлової системи.

Запит «як приховати колонку в Google Sheets» виникає не тому, що ви погано знаєте інструмент, а тому, що ви з нього виросли.

Tracy дозволяє вам будувати надійні внутрішні інструменти так само легко, як ви будували таблиці, але без страху за безпеку даних. Ви отримуєте систему, де кожен бачить рівно стільки, скільки має бачити, а процеси працюють як годинник, а не як імпровізація.

Можливо, настав час перейти від ситуативних налаштувань видимості до системного управління процесами.