Як зробити контент-план у Tracy?

Контент-план у таблиці — поширене, але вже застаріле рішення. Ефективне контент-планування — це не просто частина digital-стратегії, а її фундамент. І все ще найпоширеніший інструмент для цього — звичайна таблиця в Excel або Google Spreadsheets. На старті це може здаватися зручним рішенням.

Але вже за кілька тижнів починається хаос: табличка розростається, правки губляться, коментарі не видно, дедлайни складно контролювати, а команда спілкується в нескінченних листуваннях. Гнучкості — мінімум, візуалізації — жодної. Якщо ви не «гуру» формул, це лише додає складнощів.

Час переглянути підхід і обрати інструмент, який справді працює на результат.

Що натомість пропонує Tracy? З одного боку, простоту підходу: тут немає складних речей, які потребували б попереднього навчання. Значить — можемо запровадити застосунок тут і зараз, що економить час. Також, Tracy нагадує дошку, на якій ми візуалізуємо усі робочі процеси — у вигляді  канбан-карток, календаря, або діаграми Ґанта. Тож, пропонуємо подивитися, як можна швидко пристосувати Tracy для планування контенту. 

Архітектура контент-плану в Tracy

Контент-план у Tracy — це повноцінна система для управління всім процесом — від ідеї до публікації.

Кожен етап роботи винесено в окрему колонку, а задачі подано у вигляді карток, які легко переміщуються між етапами. Такий підхід дозволяє миттєво охопити весь процес поглядом, чітко розподіляти відповідальність і не втрачати жодної деталі.

В основі цього підходу — канбан-методологія, яка забезпечує прозорість, гнучкість і контроль на всіх стадіях створення контенту.

«Tracy допомагає нам планувати контент на 1–2 тижні вперед, зосереджуючись переважно на великих публікаціях — статтях та інтерв’ю. Доступ до таск-менеджера наразі мають лише старші редактори, а не автори. Тобто ми використовуємо Tracy переважно як контент-календар із завданнями: у кожному завданні зазначаємо автора, дедлайн і орієнтовну дату публікації. Також у кожній картці фіксуємо поточний статус матеріалу — чи він у роботі в автора, на редагуванні, погодженні або вже опублікований на сайті. До завдань додаємо посилання на тексти в Google Docs, а також, за потреби, фото та інші файли. Функціоналу Tracy нам цілком достатньо для планування 10–15 великих публікацій щотижня. Найчастіше користуємось Kanban-дошкою, рідше — календарем. Для зручності використовуємо також кольорові теги, аби виділити формат публікації (стаття, інтерв’ю, репортаж)».

Коментар головного редактора провідного інтернет-видання в Україні щодо використання Tracy для налагодження роботи напрямку медіапродакшену

Окрім цього, в Tracy зручно залучати до роботи різних фахівців — авторів, дизайнерів, монтажерів тощо. Для кожної ролі можна налаштувати права доступу так, щоб користувачі бачили лише ті картки та поля, які стосуються їхнього етапу роботи. Це значно спрощує взаємодію в команді та зменшує кількість зайвих комунікацій. А ще в Tracy можна фіксувати час, витрачений на виконання завдань, — це допомагає точніше оцінити собівартість кожного матеріалу.

Структура робочого процесу

У Tracy, використовується багатоетапна система управління контентом. Ці етапи ми налаштували заздалегідь, оскільки програма дозволяє кастомізувати робочий простір. Подивимося, що у нас є:

Етап 1: генерація ідей

• Усі креативні думки, гіпотези або теми фіксуються у колонці «Ідея».
• Тут важливо не обмежувати себе: навіть сирі або неочевидні ідеї можуть стати влучним контентом у майбутньому.
• Ми створили для проєкту такий собі «банк ідей», який постійно оновлюється та слугує джерелом натхнення.

Етап 2: планування публікацій

• Найперспективніші ідеї переводяться в колонку «Заплановано».
• Призначаються точні дати публікації.
• Зазначаються платформи, на які готується контент: YouTube, LinkedIn, Facebook, Instagram, Блог.
• Це етап, де контент вписується у загальну маркетингову стратегію.

Тож, такий контент-план дуже універсальний. Ми плануємо не лише статті для блогу, але й пости для соцмереж та відео для YouTube. 

Етап 3: дослідницька фаза

• У колонці «Дослідження» тема опрацьовується глибше.
• На цьому етапі проводиться конкурентний аналіз, збираються джерела, посилання, цитати, статистика. 
• Формується інтелектуальна база, на якій ґрунтуватиметься контент.

Етап 4: технічне завдання

• Далі створюємо ТЗ (технічне завдання) для копірайтерів, дизайнерів або відеомейкерів.
• Описуємо формат (стаття у блог, сторіс, відео тощо), стиль, tone of voice, цільову авдиторію (але це опціонально — за потреби, це все можна прописати у коментарі до картки).
• Також вказуємо дедлайн, коли цей матеріал має бути опублікований.

Етап 5: створення контенту

• У цій колонці містяться картки, прив’язані до контенту на етапі продакшену — текст пишеться, візуал розробляється, відео монтується.
• У контент-плані, ми також додали до картки відповідальну особу, тож можна бачити, хто саме над чим працює, скільки часу займає завдання, і чи є затримки. Ось так виглядає картка:

Етап 6: редагування контенту

• Після того, як наш контент створений, ми можемо переходити до його редагування. 
• Відредагована стаття відправляється на вичитку. 

Етап 7: вичитка матеріалів

• Це той етап, коли контент фіналузіється. 
• Якщо на етапі вичитки були виявлені неточності та необхідність правок, то цей текст знову повертається на редагування. 
• Матеріал не просувається далі, поки всі правки не будуть внесені. 

Етап 8: підготовка візуального матеріалу

• Насправді, цей етап може відбуватися паралельно з редагуванням та вичиткою. 
• Дизайнер створює обкладинки, внутрішні ілюстрації тощо.
• На цьому етапі відбувається фіналізація матеріалу. 

Етап 9: публікація контенту

• Коли матеріал пройшов перевірку, а візуал до нього було погоджено, можемо ставити його на сайт або в соцмережі. 

Етап 10: аналітична робота та оптимізація матеріалів

• Безумовно, публікація не є фінальним етапом роботи над контентом. Насправді, ця робота ніколи не завершується. 
• Оскільки контент нерозривно пов’язаний з SEO (search engine optimization), ми також закладаємо в план аналітику та подальше покращення матеріалів. 

Всі етапи можна адаптувати до ваших внутрішніх процесів: додати колонки, змінити назви тощо. Tracy — це програма, де ваш робочий простір легко підлаштувати під свій темп і стиль.

Практична реалізація: покроковий алгоритм

Після того, як структура контент-плану сформована, саме час перейти до її практичного втілення. Tracy розроблена так, щоб навіть складні digital-процеси були максимально прозорими, гнучкими та зручними для команди. Завдяки візуальному інтерфейсу, кастомізованим карткам та інтегрованому календарю, користувачі можуть не лише фіксувати ідеї, а й повністю керувати життєвим циклом контенту — від задуму до публікації.

Крок 1: налаштування проєкту

1. Створіть нову дошку: можна назвати її за нашим прикладом — «Контент-план». 
2. Налаштуйте колонки статусів відповідно до вашого робочого процесу.
3. Визначте основні етапи створення контенту — «Ідея», «Дослідження», «Редагування» тощо. 

Крок 2: налаштування кастомних карток контенту

Ключова перевага Tracy — повна кастомізація структури карток під специфіку вашого проєкту. На відміну від стандартних рішень з фіксованими полями, Tracy дозволяє створити унікальну архітектуру картки, що відповідає вашим потребам.

Ви вже бачили, як виглядає картка, для нашого контент-плану. Вона містить наступні поля:

• Стан: поточний статус виконання (Ідея → Заплановано → Дослідження → ТЗ → Створення → Редагування → Вичитка → Публікація → Опубліковано → Аналітика → Оптимізація).
• Тема: конкретний заголовок або напрямок контенту.
• Тип: формат контенту (YouTube, LinkedIn, Facebook, Instagram, блог).
• Опис: детальний опис концепції та цілей контенту.
• Чого не вистачає: чек-лист відсутніх елементів для завершення (у нас він реалізований за допомогою системи налаштованих тегів, які можна додавати або видаляти). 
• ТЗ: технічне завдання з деталями виконання.
• Результат: фінальні матеріали та посилання.
• Дата публікації: точний час розміщення контенту.
• Відповідальна особа: призначений виконавець або команда. 

Така гнучкість дозволяє адаптувати Tracy під будь-який тип контент-проєктів — від особистих блогів до корпоративних медіа-кампаній.

Крок 3: додавання команди та налаштування ролей

Платформа дозволяє додати всіх учасників проєкту — від копірайтерів до дизайнерів та менеджерів — і гнучко розподілити ролі, залежно від їхньої участі у процесі створення контенту. 

Так, ми додаємо до списку виконавців проєктного менеджера, контент-менеджера, копірайтерів та дизайнера. Також, на цьому етапі можна налаштувати доступи для команди, щоб кожен відповідальний бачив лише ту інформацію, яка йому потрібна для роботи. 

Крок 4: календарне планування

Крім канбан-дошки, ми активно використовуємо вигляд «Календар». Для чого? Це підхід, який дозволяє: 

• Візуалізувати графік публікацій. 
• Виявляти перевантажені періоди.
• Рівномірно розподіляти контент по днях.
• Координувати публікацію контенту між різними платформами.

Кольори, які ви тут бачите, також мають смислове навантаження. Наприклад, фіолетовий колір у нашому контент-плані відповідає стану «Опубліковано». 

Крок 5: мультиплатформенна стратегія

Tracy дозволяє ефективно управляти контентом для різних платформ. У нашому випадку ми плануємо окремо статті для блогу, відео для YouTube, пости для соцмереж (LinkedIn, Facebook та Instagram). 

Таким чином, успішний контент-план — це системний підхід до створення цінного контенту. Планування контенту у Tracy — це про зручність, прозорість і структурність. На відміну від звичних Excel-таблиць чи Google Spreadsheets, Tracy надає візуальний контроль над усім процесом: ви бачите, на якому етапі знаходиться кожна одиниця контенту, хто за неї відповідає і що ще потрібно для завершення.

Серед ключових переваг застосунку: 

• Гнучка структура: канбан-дошка з налаштовуваними статусами дає змогу адаптувати процес під будь-яку команду чи тип контенту.
• Індивідуальні картки: ви самі створюєте поля, які справді потрібні — без зайвого функціоналу чи складних формул.
• Мультиплатформенність: легко вести план для різних каналів в одному просторі.
• Візуалізація дедлайнів у календарі: можна бачити, коли і де буде опубліковано контент, що допомагає уникати накладок.
• Командна взаємодія: усі коментарі, правки, файли — в одній картці, без плутанини в листуванні. Крім того, опціонально можна показувати людям лише те, за що вони відповідають, щоб не створювати зайвого хаосу.

Таким чином, функціонал Tracy забезпечує чітку організацію та зручність у плануванні роботи редакції.

Ви досі працюєте з таблицями? Спробуйте Tracy вже сьогодні та налагодьте системний підхід до контент-маркетингу.